ROC Nijmegen: Opstellen projecten portefeuille

Opdrachtomschrijving

Situatie

ROC Nijmegen is een Regionaal Opleidingen Centrum met meer dan 9.500 studenten en ongeveer 950 medewerkers. De doelstelling voor de komende jaren van ROC Nijmegen is tot de top 3 middelgrote ROC’s van Nederland behoren.

Uitdaging

De ICT-omgeving van ROC Nijmegen was dringend aan een opwaardering toe. Ook de processen in de organisatie dienden efficiënter georganiseerd te worden. Het informatiebeleidsplan dat hiermee verbonden was, is een groot verandertraject en kent ruim 100 projecten die in de komende jaren uitgevoerd moeten worden. Om ervoor te zorgen dat de juiste projecten gedaan blijven worden is Project Portfolio Management (PPM) ingevoerd.

Rolbeschrijving

Voor het vaststellen van het informatiebeleid en de daaruit voortvloeiende projecten zijn workshops georganiseerd op de gebieden Processen, Applicaties, Data verzamelingen, Infrastructuur en Organisatie. Hierin werd met de ROC-medewerkers toegewerkt naar beleidskeuzes en verbetervoorstellen. De management goedkeuring hiervan leidde tot het initiële projecten portfolio welke aangevuld is met de al reeds lopende projecten. Arlande heeft de PPM en projectmanagement processen ontworpen en uitgeschreven in een handboek, waarna deze met het ROC-personeel geïmplementeerd zijn. Onderdeel hierbij was het ontwerpen van de benodigde portfolio administratie en management rapportages met behulp van MS Excel. Nadat de werkprocessen en rapportages uitgewerkt zijn, zijn deze gebruikt voor de invoering van tooling (Principal Toolbox). Hiervoor is samen met de leverancier, de tool ingericht en zijn zelfstandig alle templates en rapportages gemaakt.

Eindresultaat

De ondersteuning van Arlande heeft geresulteerd in een vastgesteld informatiebeleid en projecten portefeuille. Het opstellen van het PPM handboek heeft ervoor gezorgd dat de opdrachtgevers hun rol goed begrijpen en op de juiste manier kunnen uitvoeren. Projectleiders zijn getraind en PPM is onderdeel geworden van de organisatie.

Nieuws