Contact

Flexuz onder bedrijfsvoering in het onderwijs

Achtergrond

Alfa-college, ROC van Twente, Noorderpoort en (later) ROC Nijmegen hebben vanaf 2010 de krachten gebundeld in een Shared Service Centre (Flexuz) voor het beheer en de doorontwikkeling van één gemeenschappelijke versie van Oracle Campus Solutions. Campus Solutions is hét kern ICT-systeem voor vrijwel alles wat met de registratie rondom deelnemers te maken heeft. Dus: aanmeldingen, inschrijvingen, BPV, cijferregistratie, aan- en afwezigheid etc. Uniek is dat de ROC's zélf alle zeggenschap hebben over Flexuz en de ontwikkelingen die zij uitvoert.

Het succes

Een naar behoren opererend Shared Service Centre opzetten is één, maar Flexuz is uiteindelijk een vehikel gebleken voor een professionaliseringsslag en verdere groei richting volwassenheid van de deelnemende ROC's. Wat blijkt namelijk: om de juiste vraag te formuleren richting een Shared Service Centre wordt vakvolwassenheid, out-of-the-box denken (hoe doen andere ROC's dat en kunnen wij daar wat van leren?), samenwerkingsbereidheid en gestructureerd werken volgens afgesproken processen afgedwongen.

De aanpak

Hoe te komen tot een transparante, voorspelbare organisatie en hoe te komen tot een gemeenschappelijke vraagarticulatie?

Om transparant te kunnen zijn moet de basis op orde zijn: processen als Incident-/change-/release- en servicemanagement zijn onontbeerlijk hiervoor. Voor de ROC's betekent dit echter dat zij eveneens op de afgesproken wijze gaan werken. Even langslopen bij een programmeur voor een ad hoc wijziging is er niet meer bij. Daarnaast, elke change moet door 4 ROC's worden goedgekeurd. Dat leidt tot goed nadenken over nut en noodzaak en denken in termen van efficiency- en kwaliteitswinst.

Om voorspelbaar te kunnen zijn moeten processen als capaciteitsmanagement en project- en portfoliomanagement zijn ingericht: per release moet vooraf duidelijk zijn hoeveel capaciteit beschikbaar is en welke projecten opgeleverd worden. Met toenemende nauwkeurigheid moet dit vanaf een jaar tot en met enkele weken voor oplevering helder zijn.

Tenslotte, last but not least, is een gedegen governance-structuur een conditio sine qua non: op alle niveau's (strategisch, tactisch, operationeel) moeten de deelnemende organisaties bediend worden. Dat betekent in het geval van Flexuz: een (strategisch) Bestuur, een (tactisch) CAB en (operationele) modulegroepen met daarin Functioneel Beheerders en expert users.

Het resultaat

De deelnemende ROC's hebben in de loop der tijd diverse aansprekende projecten gerealiseerd, leidend tot substantiële besparingen in de eigen organisatie. Een studentenadministratie welke in de loop van enkele jaren tot een derde (!) is afgenomen is geen uitzondering. Daarbij is tevens een accentverschuiving in het werk opgetreden: van operationeel tot regie en procesmonitoring. Een ander type personeel dus ook.

Een greep uit de gerealiseerde projecten:

  • Automatisch genereren van opleidingsbladen bij wijziging van studie door een deelnemer; voorheen gebeurde dit middels een nieuwe Onderwijsovereenkomst met nieuwe handtekeningen etc.
  • Een gemeenschappelijke aanmeldsite; door deze direct te koppelen aan Campus Solutions kan een hoge kwaliteit aan de invoerkant worden afgedwongen. Hierdoor kunnen aanmeldingen in meer dan 95% van de gevallen automatisch ingelezen worden.
  • Een intakemodule met workflow-functionaliteit; het intake-proces is hiermee waterdicht gemaakt, geen student raakt meer uit beeld. Elke aanmelding leidt tot een bewuste, onderbouwde inschrijving of afwijzing.

De succesfactoren

Samenwerken in een Shared Service Centre is voor de participerende instellingen een kwestie van geven en nemen. Een voortdurend afvragen "what's in it for me" is een regelrecht recept voor deceptie. Deelnemers moeten bereid zijn om af en toe de eigen belangen ondergeschikt te maken aan die van een ander. Dat betekent dat het deelnemen in een Shared Service Centre een kwestie is van een lange adem hebben: zeker in het begin zijn de voordelen nog niet zo pregnant aanwezig, maar op langere termijn is er – als het goed is – een evenwicht in de (uiteindelijk grote) voordelen die elke partij eruit haalt. Heeft een partij toch het idee dat men minder profiteert dan andere, dan moet een volwassen gesprek daarover mogelijk zijn. Ook dat hoort bij het samenwerken in een Shared Service Centre.

Maar daarnaast natuurlijk ook: de leiding van een Shared Service Centre is volstrekt onafhankelijk, onpartijdig en is daarnaast een doorgewinterd vakman/-vrouw. Het succes van Flexuz is met manager Huub Overbeek, momenteel externe associate van Arlande tot stand gebracht.

Over de in Flexuz samenwerkende ROC's

Het Alfa-college, Noorderpoort, ROC van Twente en ROC Nijmegen zijn alle middelgrote tot grote (ROC van Twente) ROC's. Wat de ROC's tot samenwerking heeft gebracht, is het feit dat zij allen Campus Solutions van de firma Oracle gebruiken voor hun deelnemers administratie. Ondanks de verschillende achtergronden en culturen blijkt dat op alle niveaus de uitdagingen veelal dezelfde zijn, zeker als het gaat om het voldoen aan wet- en regelgeving.

Nieuws