Contact

GLR: ICT Roadmap, projectenportfolio en begroting ontwikkelen en implementeren

GLR: ICT Roadmap, projectenportfolio en begroting ontwikkelen en implementeren

“Een helder ICT beleid en – Roadmap dat breed gedragen wordt en gestructureerd inzicht geeft op de uitvoering van de juiste projecten en prioriteiten. 

“De kwaliteit van de opgeleverde producten en het doorlopen proces is zeer goed! Voldoet zeker aan de verwachtingen.” 
(Fred van Vliet, Voorzitter CvB van Grafisch Lyceum Rotterdam) 

De aanleiding 

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) heeft behoefte aan ICT beleid, een ICT Roadmap, een projectenportfolio en een bijbehorende begroting voor alle projecten met een ICT component voor de komende 2-3 jaar.  

GLR heeft aan Arlande gevraagd een ICT Roadmap, projectenportfolio en begroting op te stellen.   

De uitdaging

Voorafgaand aan de gesprekken met Arlande, was er al een informatiebeleidsplan opgesteld, echter deze bood volgens het GLR onvoldoende basis, omdat de volledigheid niet getoetst kon worden en er nog veel keuzes gemaakt moesten worden om tot een werkbare ICT Roadmap te komen. Daarnaast is het van belang dat bij de keuzes en de prioriteitstelling van ICT vraagstukken ook het onderwijs en de bedrijfsvoering nauw worden betrokken, zodat er voldoende draagvlak ontstaat voor de benodigde veranderingen. 

De aanpak

Arlande hanteerde bij de uitvoering van deze opdracht een pragmatische aanpak met behulp van workshops om te komen tot een aantal ‘overzichtplaten’ die de kern vormen van het informatiebeleid. De ‘overzichtplaten’ geven een algemeen inzicht en keuzes weer ten aanzien van processen, applicaties, data en infrastructuur.  

De workshops omvatten: 

  • Introductie/Quick Scan Workshop 

  • Input vanuit reeds opgestelde informatiebeleidsplan. 

  • Schets van huidige Informatievoorziening. 

  • Voornaamste aandachtsgebieden. 

  • Doornemen lopende projecten of op korte termijn te starten projecten. 

  • ICT- en Informatiebeleidsplan inclusief het bepalen van de projecten 

  • Workshop Bedrijfsmodel en processen. 

  • Workshops Applicaties (2x). 

  • Workshop Data en Management Informatie. 

  • Workshops Infrastructuur (2x). 

  • Workshop Beleid/Visie, Keuzes en Toelichting. 

  • Uitwerken ICT- en informatiebeleid inclusief een lijst met projecten. 

  • ICT Roadmap en begroting 

  • Opstellen ICT Roadmap met benodigde projecten in samenhang. 

  • Uitwerken doelstelling projecten. 

  • Uitwerken begroting op hoofdlijnen. 

  • Workshop Roadmap en begroting op hoofdlijnen. 
     

  • Projectenkalender en begroting 

  • Workshop Informatievoorzieningsorganisatie 

  • Definitieve projectenkalender en detailbegroting 

  • Detail uitwerken projecten 

  • Detail uitwerken begroting 

  • Workshop Roadmap en Projectportfolio 

  • Opstellen definitieve projectenkalender 

Het resultaat 

Het resultaat van de workshops bestaat uit een actueel beeld over de 4 aandachtsgebieden (processen, applicaties, data en infrastructuur) inclusief constateringen en bevindingen, de toekomstige situatie (ambitie en visie), het beleid (keuzes en een toelichting hierop), de noodzakelijke transitie (projecten) en de kosten daarvan. 

Op basis hiervan is de ICT Roadmap opgesteld met te bereiken doelen en alle projecten die hiervoor noodzakelijk zijn. Deze projecten zijn opgenomen in een portfolio besturing model met daarin de afhankelijkheden, de kosten en benodigde capaciteit op hoofdlijnen. Tevens zijn aanbevelingen gedaan en geïmplementeerd voor aanpassingen in de organisatie die noodzakelijk zijn om de doelen binnen 2-3 jaar te bereiken. 

De succesfactoren

Met name de aantoonbare succesvolle opdrachten op het gebied van Informatiebeleid en –management, die Arlande bij ander MBO - en HBO instellingen uitgevoerd heeft, was aanleiding om te kiezen voor de aanpak en de professionals van Arlande. Vakmanschap, onderwijskennis en betrokkenheid zijn belangrijke eigenschappen van Arlande bij het succesvol uitvoeren van de opdracht bij GLR. Er was een uitstekende samenwerking tussen de betrokkenen van GLR en de Arlande professionals. 

Nieuws