Contact

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden

"Zonder de inzet van Florian was dit een bende geworden." Haico Bianchi, Leidinggevende

Beschrijving Organisatie

Onderwijsinstelling Hogeschool Leiden. 1000 medewerkers, 10.000 studenten.

Aanleiding voor de opdracht

Hogeschool Leiden heeft in 2015 de ambitie uitgesproken haar huidige managementinformatie dashboard (MID) te optimaliseren en daartoe wil ze haar huidige rapportageomgeving vervangen door een gebruiksvriendelijke, toegankelijk en uniforme tool ten behoeve van haar informatie (rapportage) behoefte. 
 
In opdracht van het CvB is medio 2015 een projectteam aan de slag gegaan met de vervanging van het huidige Management Informatie Dashboard (MID). Het verouderde MID voldoet niet voldoende aan de wensen van de eindgebruikers en is hoofdzakelijk een zelfbouw-applicatie, ontwikkeld in eigen tooling. Een typerend aspect is dat op dit moment de MID-database grotendeels handmatig voorzien van gegevens uit bronsystemen, waardoor de kwaliteit, continuïteit en integriteit niet altijd kan worden gewaarborgd.
 
Daarnaast constateert Hogeschool Leiden een toenemende discussie omtrent de betrouwbaarheid van cijfers uit het oude MID. Een discussie die gepaard gaat met een afname van het primaire gebruik en onzorgvuldigheid in het (handmatig) aanvoeren van brondata vanuit de bronapplicaties, zoals het SiS (Osiris), HRM- en financieel systeem. De discussie wordt ook gevoed door het ontbreken van een eenduidige begripsdefinitie van data en datacollectie (cq. samenstelling).
 
De term MID is voor de nieuwe omgeving geen juiste aanduiding meer. Er is niet meer (alleen) sprake van een statisch dashboard, maar van een omgeving waarin rapportages kunnen worden opgevraagd met behulp parameters en analyses kunnen worden uitgevoerd. In het project wordt de te ontwikkelen omgeving het Management Informatie Systeem of BI-omgeving genoemd.
Waar voorheen de term ‘managementinformatie’ (MI) werd gebruikt, is ook ‘business intelligence’ (BI) gangbaar. Overigens worden beide begrippen in de praktijk ook wel door elkaar gebruikt. In essentie gaat het erom dat organisaties kunnen beschikken over technieken – in de vorm van analyse- en rapportagetools – waarmee zij uit grote hoeveelheden gegevens de gewenste stuur- en verantwoordingsinformatie kunnen destilleren. 

Het doel van de organisatie met deze opdracht

De nieuwe BI-omgeving heeft als doel de huidige rapportages te vervangen. Dit betekent dat vanaf het begin van ingebruikname de kwaliteit en de gebruiksvriendelijkheid goed moeten zijn.
De gebruikers moeten vertrouwen erin hebben en aangehaakt blijven om het systeem optimaal te laten functioneren.
De belangrijkste doelstelling van het project is:
  • Het realiseren van een fundament voor een bij de hogeschool passende gebruiksvriendelijke en toegankelijke BI-omgeving, welke voorziet in de rapportage behoefte van het (hoger) management.

Aanpak organisatie breed om bedrijfsdoelstelling te bereiken

Gezien de omvang en impact van het project wordt er duidelijk onderscheid gemaakt in twee stappen. Dit om het project beheersbaar te houden en om de slagingskans te vergroten. Door middel van onderstaande stappen wordt er onderscheid gemaakt tussen twee functionele gebieden, namelijk: HRM & Financiën. Gevolgd door Onderwijs. De allerlaatste stap is het doorontwikkelen van het vernieuwde MID na afronding van het project. Dit zal van kracht zijn vanaf 2017.

HRM en Financiën (tot september 2016)

In deze fase is de nieuwe rapportageomgeving technisch en functioneel neergezet. Voor de onderdelen HRM en Financiën is er een informatieanalyse uitgevoerd en datamodellen opgesteld. Op basis hiervan is de omgeving ingericht en in gebruik genomen. De rapportage waar hierbij aan kan worden gedacht is bijvoorbeeld de P&C-cycli.

Onderwijs Studentinformatie (juni ’16 – december ‘16)

Nadat de OTAP-omgeving is opgetuigd, ingericht en in gebruik is genomen, een optimalisatie heeft plaatsgevonden voor HRM en Financiën, is er voor het onderwijs tevens informatieanalyse uitgevoerd. Ook hier zijn de verschillende datamodellen opgesteld en zullen de benodigde rapportage worden ingericht inde nieuwe omgeving. Teneinde zal ook voor het onderwijs de nieuwe omgeving in gebruik worden genomen. Samen met B&S en de kwaliteit coördinatoren vanuit de faculteiten is door het project invulling gegeven aan de primaire (management)informatiewensen.

Bedrijfsresultaat

Na oplevering van het fundament in 2016 is het aan de organisatie zelf om de regie in handen te nemen en het vernieuwde MID verder uit te bouwen. Denk hierbij aan het ontwikkelen van nieuwe rapportages en het ontsluiten van een nieuwe bron in het vernieuwde MID. Regie zal door middel van een door het project ontwikkeld beheerproces, waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn belegd, vorm krijgen.