Contact

OGT: Invoering Project Portfoliobesturing

OGT: Invoering Project Portfoliobesturing

“Er is een kentering waarneembaar in onze organisatie”

“We zijn net begonnen met PPM en nu melden de eerste projecten zich al met een budgetoverschrijding … Het goede nieuws is dat we dat nu vooraf weten en een keuze kunnen maken!”

(Fred van der Westerlaken, Voorzitter van CvB van Onderwijsgroep)

De aanleiding

Het begon allemaal toen binnen de afdelingen Informatie Management en ICT Services werd gewerkt aan professionalisering via het zogenaamde ‘9-vlaks-model’. De projectenbesturing- en uitvoering, gelegen in de strategische en tactische laag van het 9-vlaksmodel, was binnen OGT nog niet op het gewenste professionele niveau om de stroom aan projecten aan te kunnen. Een voorstel voor de portfolio en -projectenbesturing is besproken om dit in combinatie met het Strategisch Platform Informatie Management (SPIM) te borgen.

Binnen OGT werd al enige jaren projectmatig gewerkt. De besturing van de projecten vanuit het hogere management was echter nog niet op het gewenste niveau gegeven de grote veranderambities van de organisatie. Het CvB had niet het juiste inzicht in de projectenportfolio van de organisatie. Ook was er een Project Management Office (PMO) dat zich richtte op de ondersteuning van projectmanagers en opdrachtgevers, maar ondersteunde de besluitvorming over de projectenportfolio nog onvoldoende.

De uitdaging

Het ambitieniveau voor de veranderingen in de Informatievoorziening en ICT is hoog, wat zich uit in een stevige projectenkalender. Er zullen veel projecten worden uitgevoerd die een beroep doen op IM- en ICT-expertise. Een groot programma zorgt voor de innovatie van de complete ICT Infrastructuur en dit heeft hoge prioriteit. Daarna volgen er nog vele andere imposante initiatieven, interne verandertrajecten en PPS-en met de omgeving (bedrijfsleven, educatieve instellingen en overheid) met name binnen het onderwijs en onderwijslogistiek. Want OGT heeft de ambitie om het beste onderwijs van Nederland te geven én om elke dag te verbeteren.

De aanpak

De Project Portfolio Management methodiek van Arlande werd geadopteerd om de projecten in de grip te krijgen en het verandervermogen van de organisatie te verbeteren. “We zijn er in het onderwijs erg goed in om een gekozen methode vervolgens weer ter discussie te stellen, maar dat gaan we nu niet doen. Deze methode gaan we nu toepassen en daarna evalueren we om te verbeteren” aldus Fred van der Westerlaken, voorzitter College van Bestuur binnen OGT. Met deze steun in de rug is de aanpak van Arlande gevolgd waarbij we tijdens de PPM Implementatie gefaseerd te werk zijn gegaan:

  • Startfase: Definitie en zicht krijgen op de projecten en het projectproces en inrichten projectfasering, classificatie- en toetsingskaders. Focus is op projecten met een I-component. Opleiden opdrachtgevers, opdrachtnemers en projectleiders;
  • Uitbouwfase: Systematisch besluiten nemen over starten en faseovergangen van projecten en grip krijgen op geld, in combinatie met systematisch toetsen op de kaders, voorafgaand aan besluitvorming;
  • Consolidatiefase: Grip krijgen op verandercapaciteit (absorptievermogen), resourceplanning en doelensturing.

Het resultaat

Door de PPM implementatie zijn binnen OGT inmiddels diverse resultaten bereikt:

  • Een door de hoogste leiding geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur (Portfolioboard, Regiegroepen en PPM Toetsgroep en PPMO) en beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten;
  • Een transparant proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en templates voor projectmanagementdocumenten en portfoliorapportages;
  • Bij beslissers, voorbereiders, uitvoerders en ondersteuners binnen OGT is expertise en attitude aanwezig - via opleiding, coaching en communicatie –om de portfoliobesturing en projectuitvoering succesvol te laten zijn.

De succesfactoren

  • Volledige aansluiting en actieve participatie van alle CvB-leden bij de methodiek en aanpak;
  • Actieve participatie van een aantal schooldirecteuren en staf managers;
  • Kwalitatieve en gemotiveerde bezetting van het PPMO;
  • Voldoende ruimte voor opleiding en kennis/ervaringsdeling;
  • Projecten presteren veel beter dan vroeger – dit steeds laten zien!

Over Onderwijsgroep Tilburg

Onderwijsgroep Tilburg verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (vmbo) voor ruim 13.000 jonge mensen. Daarnaast biedt OGT volwassenenonderwijs (vavo), educatie en een uitgebreid cursusaanbod.

Onderwijsgroep Tilburg is ambitieus en onderscheidt zich door het in de regio in stand houden en functioneren van een doorlopend en aansluitend aanbod van voorbereidend middelbaar en middelbaar beroepsonderwijs in alle sectoren en leerwegen vanaf de lagere school tot aan het hoger beroepsonderwijs. Ook bieden de onderwijsinstellingen van OGT professionele en efficiënte ondersteuning.

Daarnaast draagt Onderwijsgroep Tilburg zorg voor het bundelen en benutten van de beschikbare kennis en ervaring voor de eigen onderwijsinstellingen en voor partners in de regio Tilburg.

Nieuws