Contact

VU IT: Verbeteren Project Delivery

“We hadden niet verwacht dat er zo snel een ingewerkte club zou staan.”

“De Project Delivery Board en het PMO zijn een stabiele factor geworden in de besturing van de dienst IT. Er is structuur, discipline en beleving.”

(Maarten Alderliesten, Manager Projecten & Innovatie VU IT)

De aanleiding

Een ambitieus veranderprogramma van het College van Bestuur dat bestaat uit zo’n 40 grote projecten moet de VU bij de top-10 universiteiten van de wereld gaan brengen. Het beroep dat dit programma doet op de dienst IT overstijgt in ruime mate de normale capaciteit om projecten procesmatig door de pijplijn te loodsen. Daarom was er behoefte aan een andere, strakkere manier van projectenbesturing binnen IT. Parallel speelde een bezuinigingsoperatie in de staande organisatie met veel effect op structuur en omvang van alle faculteiten en diensten.

De uitdaging

Het management van de Dienst IT wil meer grip op de leverbetrouwbaarheid van projecten met een I-component m.b.t. alle VU-brede projecten én op de eigen projecten binnen IT. Ook een nieuwe manier van werken om de sterk toegenomen stroom van projecten beter aan te kunnen is gewenst. Een VU IT PMO moet hieraan invulling helpen geven.

De aanpak

Het bij elkaar brengen van de juiste mensen en samen met hen een goed, gedragen plan van aanpak opstellen was de eerste stap in de aanpak van Arlande in deze opdrachtsituatie. Ook is nauw samengewerkt met het programmabureau van het CvB/directeurenoverleg om de governance en rollen ingeregeld en werkend te krijgen.

De fasering die hielp om de resultaten te bereiken was als volgt:

  • Analyse/ontwerpfase: Essentieel was het intern invullen van de nieuwe rol van manager PMO en draagvlak voor de gekozen oplossingsrichting bij het gehele management team van VU IT. De Project Advisory Board werd Project Delivery Board (PDB) en ook is van meet af aan ondersteunende capaciteit binnen het PMO geregeld. De analysebijeenkomsten en de ontwerpfase was gericht op het werkend krijgen van de basis;
  • Startfase: Er is concreet toegewerkt naar een snelle, officiële start met het PDB en PMO. Een tweewekelijkse cyclus geeft een intensieve sturing op het projectintake - en –delivery proces. Ondersteund door een gemotiveerde wekelijkse Toetsgroep, die werkt met gezamenlijk vastgestelde toetsingskaders voor de VU-brede projecten én interne IT-projecten. Opleiding en coaching van PDB, PMO en managementteam leden geschiedde zoveel mogelijk on the fly.
  • Managefase: De eerste grote verbeterslag die moest worden gemaakt was op het gebied van resource management. De vraag om resources zou het aanbod namelijk aanzienlijk overstijgen en uitstel was geen optie. Dus is een start gemaakt met operationele en tactische resourceplanning van projecten en (IT) resources.

Het resultaat

Door de PMO implementatie zijn binnen VU IT inmiddels diverse resultaten bereikt:

  • Een door de VU IT leiding geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur (Project Delivery Board, VU IT Toetsgroep en PMO) en beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten;
  • Een transparant proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en templates voor projectmanagementdocumenten en portfoliorapportages;
  • Bij beslissers, voorbereiders, uitvoerders en ondersteuners is expertise en attitude aanwezig - via opleiding, coaching en communicatie – om de portfoliobesturing en projectuitvoering succesvol te laten zijn;
  • De geloofwaardigheid van IT binnen de VU is op een hoger niveau gekomen. De Dienst IT is in staat om betere afspraken te maken en na te komen op het gebied van projectlevering en is in staat om de grote toevoer aan initiatieven en projecten – en de verwachtingen daarover - behoorlijk te managen.

De succesfactoren

  • Actieve participatie van het VU IT management bij de methodiek en aanpak;
  • Passie, vasthoudendheid, discipline, afspraak = afspraak.

Over de VU en VU IT

Sinds de oprichting in 1880 staat de Vrije Universiteit (VU) voor een onderscheidende manier van wetenschap toepassen. De VU is een open organisatie, die sterk verbonden is met mens en maatschappij. Het gaat niet alleen om verdieping van kennis, maar ook om verbreding.

Er zijn circa 5000 medewerkers bij de VU, waarvan 150 professionals bij de Dienst IT met 150, verdeeld over vier afdelingen. Deze dienst is sinds kort centraal georganiseerd.

Opdrachtomschrijving

VU: Analyse bestaande situatie en veranderpotentieel

Om tot de top-10 wereldwijd van alle universiteiten te gaan horen, is de Vrije Universiteit een ambitieus veranderprogramma gestart met vele projecten, die grote druk leggen op de organisatie van onderwijs, andere diensten en vooral ook de dienst IT. Gekozen werd voor de aanpak van Arlande waarbij in korte tijd via twee workshops gezamenlijk met het management team en sleutelfunctionarissen een analyse met een streefbeeld werd bepaald en een gerichte analyse van de huidige situatie en het veranderpotentieel in de verschillende afdelingen werd uitgevoerd. 

VU: Aanpak inrichten projecten portfolio

Om tot de top-10 wereldwijd van alle universiteiten te gaan horen, is de Vrije Universiteit een ambitieus veranderprogramma gestart met vele projecten, die grote druk leggen op de organisatie van onderwijs, andere diensten en vooral ook de dienst IT. Twee maatregelen uit het plan van aanpak waren cruciaal: het instellen van een Project Delivery Board (PDB) en een nieuw Project Management Office (PMO) dat een uniforme aanpak en route voor alle projecten is gaan borgen.

VU: Inrichting Project Delivery Board met PMO

De Vrije Universiteit van Amsterdam is een universiteit met bijna 25.000 studenten en 14 faculteiten. Om tot de top-10 wereldwijd van alle universiteiten te gaan horen, is de Vrije Universiteit een ambitieus veranderprogramma gestart met vele projecten, die grote druk leggen op de organisatie van onderwijs, andere diensten en vooral ook de dienst IT.

Nieuws