Alles waar je energie in stopt wordt groter, ook uit de pas lopende projecten!

13 februari 2018

Door: Jan Bloem senior PPM professional en principal associate bij Arlande

Als portfoliomanager ben je als geen ander continu bezig om de verwachtingen van managers op elkaar af te stemmen. Managers van verschillende niveaus, divisies, afdelingen en disciplines, met verschillende agenda’s, doelen en belangen. Hoe krijg je dat (niet) voor elkaar? 

Zo was ik enige tijd Portfoliomanager van een grote IT-divisie, met een overwegend ‘rood’ getint MT: Grote ego’s, veel aandacht willen krijgen en gewend zijn om snel te escaleren. Ze noemden mij in het begin “de enige groene in de groep”. Alle aandacht ging uit naar de projecten in de gevarenzone, die uit scope, uit planning of uit budget liepen. Dat was zeker nodig, want toen ik binnen kwam was dat ongeveer 65%. We intervenieerden fors om meer grip te krijgen op de projecten, zowel aan de harde kant als aan de zachte kant. En ja, na een paar maanden begonnen er meer projecten ‘groen’ te kleuren op de voortgangsrapportages en begonnen projecten regelmatiger en zichtbaar te ‘leveren’.

Bijzondere ervaring was toen een van de MT-leden, een gepokt en gemazelde programmamanager, mij uitlegde dat hij zijn hele carrière het liefst ‘rood’ melde in zijn voortgangsrapportages, dan kreeg hij namelijk aandacht. Ik met al mijn ervaring was zeer verbaasd - hoewel ik dat niet direct liet merken. Waar in andere organisaties rood rapporteren niet wenselijk was en soms wordt afgestraft, was rood rapporteren hier juist gewild. 

Was alle tijd die ik had gestoken in het coachen en aansturen van projectleiders en opdrachtgevers in deze organisatie voor niets geweest? Onze vorderingen in het inzichtelijk maken van inzet van mensen (resources) en de rust die dat gaf leek ook al niet te worden geapprecieerd. Naarmate we meer transparant worden begint dit MT dat steeds minder leuk te vinden! 

Als professional van Arlande werk ik vaak - en ook in deze situatie - met het Arlande PPM Maturity model. Daarin worden organisatie volwassener in portfoliomanagement via de niveaus Los, Grip, Perspectief en Wendbaar. Dit model helpt om via de drie sporen Bestuur & Beleid, proces & Informatie en Expertise & Attitude (competenties) eenvoudig een diagnose te stellen en de gewenste interventies te bespreken – en te doen. Het veranderen van de competenties van mensen is wellicht de meest hardnekkigste. In het niveau Los zijn managers vooral bezig met het afschermen van hun eigen tegeltje. De stap naar meer delen en samenwerken lijkt eenvoudig maar heeft in de praktijk vaak wat voeten in de aarde, angst moet plaats maken voor vertrouwen. Rood voor groen.

Om vooruit te komen en dingen te verbeteren stop je energie in dingen die goed gaan en minder in dingen die niet goed gaan. Maar loslaten van wat we gewend zijn is vaak moeilijker dan we denken.