MBO terugkomdag Rondetafelconferenties 2015

MBO terugkomdag Rondetafelconferenties 2015

Paul Vercauteren Leestijd 5 minuten 30 juni 2016

Op woensdag 8 juni jl. heeft bij Arlande in Baarn een vervolgsessie plaatsgevonden op de rondetafelconferenties van 2015. In de deze rondetafelconferenties in 2015  - die bij NOVA College, ROC Nijmegen en ROC Friesland College plaatsvonden – is gesproken over de thema’s Digitalisering, Onderwijslogistiek en Procesoptimalisering.

Mede naar aanleiding van de uitgesproken wens tijdens de rondetafelconferenties om op een later moment nog eens bij elkaar te komen is de MBO terugkomdag georganiseerd. Hierbij is terugkeken op de gehanteerde stellingen en de ontwikkelingen bij de aanwezige instellingen op de betreffende thema’s.

Op basis van de stellingen en de getrokken conclusies is door Harald Schuren (ROC Nijmegen), Anco van der Veen (Horizon College) en Paul Kremers van Helicon, samen met John Onion en Paul Vercauteren van Arlande gesproken over de recente ontwikkelingen en voortgang op de genoemde thema’s.

Bij de introductie werd duidelijk dat er – naast de persoonlijke ontwikkelingen – veel gebeurd is het afgelopen jaar. Digitalisering en Onderwijslogistiek zijn daarbij in detail besproken, terwijl procesoptimalisering weliswaar terloops aan de orde is gekomen maar door tijdgebrek geen diepgaande discussie heeft opgeleverd.

Digitalisering

Binnen de verschillende ROC’s zijn zeker stappen gemaakt op het gebied van digitalisering. Wettelijke veranderingen als Bron en HKS hebben voorrang gekregen boven andere veranderingen. De beoogde digitaliseringsstappen en optimalisatiestappen als gevolg van de komst van HKS hebben slechts beperkt plaatsgevonden. Wel blijkt dat digitalisering – zowel aan de zijde van bedrijfsvoering als aan de zijde van het onderwijs – een samenspel moet zijn tussen onderwijs en de ondersteunende diensten. In de meeste gevallen blijkt dat de vraagzijde (onderwijs) niet per definitie oog heeft voor de mogelijkheden die digitalisering biedt voor onderwijs. De meeste digitaliseringsslagen worden dan ook gemaakt aan de bedrijfsvoeringkant. Van het (her)inrichten van ELO’s, het creëren van een digitale voordeur voor medewerkers en studenten tot aan het automatiseren van (deels) handmatige processen. Hierbij dient aandacht te zijn voor de totale keten waarbinnen digitalisering plaatsvindt. Dit vraagt dus om het actief betrekken van onderwijs. Automatisering kan vervolgens ook een reden zijn om de processen binnen de keten te optimaliseren. Het beschikbaar krijgen van de benodigde (key) resources is – gezien de veelheid aan projecten – een uitdaging. De beheerorganisatie om digitalisering integraal door te voeren is bij de aanwezig ROC’s een punt van aandacht. Hoe krijgen we de organisatie van een goede digitalisering op orde en hoe kunnen we onderwijs meer betrekken bij de mogelijkheden en onmogelijkheden.

Na de discussie wordt geconcludeerd dat:

  • digitalisering een noodzaak is om de kosten (beter) te kunnen beheersen

  • digitalisering van onderwijs traag verloopt

  • de betrokkenheid van onderwijs op het gebied van digitalisering (zowel onderwijs zelf als bedrijfsvoering) absoluut noodzakelijk is.

Onderwijslogistiek

Ook onderwijslogistiek is en blijft een aandachtpunt bij de vertegenwoordigde ROC’s.

In alle gevallen is een verdergaande samenwerking in wording tussen onderwijs en ondersteuning. In een zo vroegtijdig stadium wordt gekeken naar de kwaliteit van de aangeleverde gegevens door onderwijs: aantal leerlingen, beschikbaarheid docenten, benodigde ruimtes, klasgrootte, etc. Daarbij wordt al vroeg de match gemaakt met de beschikbare ruimtes door een eerste concept rooster op te leveren. Vervolgens wordt er in eerste instantie gekeken of er aan de input kant bijgestuurd kan worden, in plaats van (al dan niet handmatig) aan de roosterkant te gaan veranderen. Wat opvalt is de ‘strengere’ sturing op de beschikbaarheid van docenten: de CAO is leidend en secundaire afspraken over werktijden worden alleen gehonoreerd indien dit past binnen de – student georiënteerde – roosters. Dat vraagt om een cultuur verandering binnen onderwijs en de ondersteunende diensten. Tevens wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van een integraal tool voor plannen en roosteren, waardoor plangegevens uniform worden aangeleverd. Ook heerst in toenemende mate de gedachte dat (tactisch) roosteraars een hoger niveau behoeven dan momenteel vaak het geval is.

Specifieke ROC gebonden vraagstukken hebben te maken met diversiteit van de gebouwen,  geografische ligging en bereikbaarheid.

Na de discussie wordt geconcludeerd dat:

  • onderwijslogistiek een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van onderwijs en ondersteuning, waarbij de kwaliteit van de (planning)gegevens de verantwoordelijkheid is van onderwijs en de kwaliteit van de gebouwen en lokalen een verantwoordelijkheid is van ondersteuning.

  • Overeengekomen spelregels m.b.t. onderwijslogistiek expliciet bewaakt moeten worden en op de actieve support van het hoogste management moeten kunnen rekenen

  • Ook hier een integrale digitale ondersteuning aan zowel de planning- als de roosterkant van essentieel belang is.

Evaluatie

De deelnemers hebben de terugkomdag als positief ervaren. Het is altijd goed om te weten dat ook andere ROC’s met vergelijkbare problemen van doen hebben. De ideeën en aanpakken die elders plaatsvinden kunnen helpen in de eigen organisatie. Jammer dat procesoptimalisatie maar beperkt aan bod gekomen is (impliciet binnen de andere thema’s).

Tijdens de evaluatie werd aangekondigd dat Arlande in het najaar opnieuw rondetafelconferenties gaat organiseren.

Suggesties voor thema’s vanuit de aanwezigen voor de rondetafelconferenties in het najaar:

  • Huisvesting

  • Veiligheid

  • Informatiebeveiliging

  • Digitalisering van het onderwijs

  • Flexibiliteit versus standaards

  • Centraal versus decentraal

  • ‘van intake naar diplomering’.

Deelnemers hebben aangegeven graag daaraan deel te willen nemen. Arlande houdt zich aanbevolen van de deelnemers te vernemen of zij een CvB lid bereid kunnen vinden voor het voorzitterschap en of zij een onderwerp zouden willen voorbereiden.

Arlande ziet uit naar meer van dit soort uitdagende discussies in de Rondetafelconferenties en hoopt dat een lopend vuurtje over de resultaten hiervan hen in staat zal stellen snel weer nieuwe meetings te organiseren waarbij aan het eind van de dag gezamenlijke conclusies getrokken worden waar iedereen direct in haar of zijn praktijk iets aan heeft.

Bent u directeur bedrijfsvoering in het MBO en geïnteresseerd in deelname aan toekomstige Rondetafelconferenties, neem dan contact op met Arlande.

Paul Vercauteren

Paul Vercauteren

Paul is directeur van Arlande. Hij is gespecialiseerd in Bedrijfsvoering met aandacht voor duurzaamheid. Als bestuurder is hij gericht op het verbinden van medewerkers aan de organisatie door ze eigen verantwoordelijkheden te geven en voldoende speelruimte om deze verantwoordelijkheid vorm te geven.

06-20536195 pvercauteren@arlande.nl Bekijk profiel