Waarom gemeenten zich anders moeten gaan organiseren

Waarom gemeenten zich anders moeten gaan organiseren

Thom Aussems Leestijd 4 minuten 14 maart 2022

Op 16 maart 2022 worden in 333 gemeenten stemmen uitgebracht tijdens de Gemeenteraadsverkiezingen. Hieruit volgen nieuwe coalitieakkoorden. Daarnaast worden vanuit het regeerakkoord steeds meer verantwoordelijkheden vanuit de landelijke overheid bij gemeenten belegd. Gemeenten moeten zich anders gaan organiseren om te kunnen blijven voldoen aan de veranderlijke omgeving en het succesvol aangaan van maatschappelijke opgaven.

Deze maatschappelijke opgaven zijn ingewikkelder dan ooit. Denk hierbij aan huisvesting, duurzaamheid, jeugdzorg, de arbeidsmarkt en leefbaarheid. Om deze opgaven goed te vervullen, is zowel grip op de huidige portefeuille als een hoge mate van adaptiviteit nodig. Het inzetten van een goede informatievoorziening met vernieuwende digitale mogelijkheden helpt bij het aangaan en excelleren in deze balans. Daarmee worden de drie grootste uitdagingen van gemeenten samengevat: het inrichten van portfoliomanagement, een sterke informatievoorziening om op te sturen en het creëren van een wendbare organisatie.

Het inrichten van portfoliomanagement

Gemeenten werken aan vele programma’s en projecten tegelijkertijd. Deze verschillen in hoge mate van thema, duur en beschikbare middelen. Naast de bestaande portefeuille, zal het nieuwe coalitieakkoord resulteren in vele nieuwe initiatieven en doelstellingen. Huidige opgaven zorgen voor een noodzaak tot verandering waarin nieuwe initiatieven niet kunnen uitblijven. Het is echter van belang een keuze te maken tussen initiatieven en de daadwerkelijke bijdrage aan de opgave voorhanden. Het inrichten van portfoliomanagement zorgt voor een kwalitatieve afweging, selectie en prioritering van deze zaken.

Een goed portfoliomanagement begint met het inzichtelijk maken van de bestaande portefeuille. Het gaat hierbij om het creëren van overzicht, het controleren of de portefeuille daadwerkelijk bijdraagt aan de strategische doelstellingen en het in kaart brengen van de afhankelijkheden van de onderdelen. Het resultaat is een transparant overzicht met de afhankelijkheden en risico’s in kaart gebracht.

Naast de bestaande portefeuille, is het essentieel om een helder besluitvormingsproces in te richten voor nieuwe initiatieven. Concrete toetsings- en prioriteringscriteria leiden tot een analytisch besluitvormingsproces waar gebruik gemaakt kan worden van een heldere informatievoorziening.

Een sterke informatievoorziening om op te sturen

Niet alleen het uitvoeren van de portefeuille door middel van goed portfoliomanagement, maar ook in algemene zin worden gemeenten steeds afhankelijker van een sterke informatievoorziening door de digitale infrastructuur en andere digitale toepassingen. Inwoners en organisaties worden steeds kritischer op de dienstverlening en verwachten snelheid, flexibiliteit en veiligheid. Hierbij kan worden gedacht aan het goed verwerken van persoonlijke data, het digitaliseren van allerlei processen en het goed verwerken van vergunningsaanvragen.

Daarnaast kan data worden ingezet bij het maken van beleidskeuzes; in portfoliomanagement. Met data kan analytisch worden bekeken wat een goede keuze is om de uiteindelijke doelstellingen te behalen. Om de maatschappelijke opgave omtrent huisvesting aan te gaan, kan je als gemeente onderzoek doen waar nieuwe woningen gebouwd zouden moeten worden en voor welke doelgroep dit het best zou zijn. Aan de hand van vooropgestelde criteria en de hieruit voortvloeiende data, kunnen strategische beleidskeuzes analytisch worden aangepakt.

Een sterke informatievoorziening zorgt ervoor dat gemeenten aan haar uitvoeringstaken kan voldoen en beleidskeuzes data-driven kunnen worden onderbouwd. Een sterke informatievoorziening is essentieel om de huidige activiteiten te onderbouwen, alsmede om een wendbare organisatie te faciliteren.

Het creëren van een wendbare organisatie

Innoveren is belangrijk om bij te blijven en om blijvend te kunnen inspelen op de veranderingen van de landelijke en regionale omgeving. Daarnaast zorgen de veranderende behoeften van inwoners en organisaties voor de noodzaak tot wendbaar zijn (en blijven!) als gemeente.

Een van deze ontwikkelingen is het opgavegericht werken wat steeds meer gemeenten hanteren en willen hanteren. Dit impliceert dat gemeenten meer met elkaar kunnen samenwerken. Neem bijvoorbeeld huisvesting of duurzaamheid. Het aangaan van grote samenwerkingsverbanden realiseert meer resultaat met grotere impact dan wanneer gemeenten dit geïsoleerd zouden aanpakken. Deze netwerksamenwerkingen voorkomen daarnaast dat het wiel telkens opnieuw wordt uitgevonden en dat men dus van elkaar kan leren.

Bovenstaande vereist een verandering in cultuur en processen; van binnen naar buiten tot van buiten naar binnen. Dat klinkt logisch, maar impliceert een hoop: het creëren van draagvlak onder medewerkers, het opzoeken van duurzame contacten buiten de eigen gemeenten en processen die faciliterend zijn in plaats van inhiberend.

Durf te vragen

De grootste uitdagingen van gemeenten zijn het inrichten van een goed portfoliomanagement, het opzetten van een sterke informatievoorziening om op te sturen en het creëren van een wendbare organisatie. Het aangaan van deze uitdagingen is nodig om succesvol te zijn in het aangaan van de grote maatschappelijke opgaven waar gemeenten heden ten dage voor staan.

En dat kan je niet alleen. Het bewaren van het overzicht lukt beter door een goed besturingsmodel, maar dat vergt wel expertise om in te richten. Een gedegen informatievoorziening vormt de basis van uitvoering en sturing, maar kan alleen voor je werken als het fundament stevig is. Het creëren van een wendbare organisatie zorgt tot het uitvoer brengen van nieuwe opgaven, maar vraagt wel een verandering in cultuur.

Naast het opzetten van een netwerk en grootschalige samenwerkingsverbanden, helpt Arlande graag bij deze uitdagingen. Arlande is een management- en adviesbureau met jarenlange ervaring binnen gemeenten en heeft zich bewezen bij tal van eerdere opdrachten.

Weet je niet goed waar te beginnen?

Begin dan bij de Arlande Gemeente Monitor. Deze monitor brengt in kaart tegen welke uitdagingen uw gemeente het meest aanloopt. Je krijgt de uitkomst direct. Naar aanleiding van de uitkomsten gaan we graag met je (en andere gemeenten!) in gesprek over hoe wij van dienst kunnen zijn.

Thom Aussems

Thom Aussems

Thom werkt graag in een dynamische en complexe omgeving en brengt hier de juiste structuur in aan. Ideeën zet hij om naar concrete verbeteringen die dan ook echt bijdragen aan de strategische doelstellingen.

0615956881 taussems@arlande.nl Bekijk profiel

Medeauteurs

Britt van Bruggen
Haar achtergrond in zowel psychologie als management & leiderschap maken dat zij continu bezig is met duurzame veranderingen en innovaties die een win-win creëren voor alle partijen.
Jochem Smits
Met mijn verbindende en persoonlijke stijl van werken weet ik groepen te enthousiasmeren en motiveren. Samen aan de slag gaan om doelen te vertalen naar praktische toepassing is wat ik het liefste doe. Groei realiseren door mensen in hun kracht te zetten.
Bernard Steenaart
Bernard is (managing) partner van Arlande. Hij is gespecialiseerd in commercie en bedrijfsvoering. Als bestuurder is hij vooral gericht op operations en commercie.
Onno-Hans Noteboom
Als voorzitter van de marktgroep onderwijs ben ik betrokken bij onderwijsvernieuwing en onderwijsinnovatie in de gehele onderwijsketen en draag ik bij aan duurzaam en betekenisvol (beroeps)onderwijs.