IT/IV-organisatie

Voor de inrichting en implementatie van de IT- en informatievoorziening (IV) maakt Arlande gebruik van het ‘Model van Maes voor de informatievoorziening-organisatie.’ Het model van Maes is gebaseerd op het gebruik van best practices. Het garandeert een pragmatische en werkbare inrichting, dat zich in de praktijk heeft bewezen. Bij de procesinrichting wordt gebruik gemaakt van algemeen geaccepteerde standaarden, zowel qua functies als de werkwijze. Bij de inrichting worden de rollen en taken bepaalt en daaraan koppelen we de competenties. Op basis van deze componenten kan de optimale organisatiestructuur worden bepaald en ingericht.

Deze aanpak is toepasbaar voor organisaties van circa vijf tot honderd medewerkers op het gebied van IT en IV. Het biedt uitstekend de gelegenheid om eventuele vraag-aanbod perikelen op te lossen en regie te krijgen op zowel IT als IV.

Informatievoorziening-organisatie

Om te komen tot een zogenoemde ‘informatievoorziening-organisatie’ vinden workshops plaats om de volgende onderwerpen uit te diepen:

• Hoe kunnen we de verschillende niveaus van besturing (operationeel, tactisch en strategisch) onderscheiden?
• Wat zijn de belangrijkste processen en welke rollen zijn nodig in die processen?
• Welke rollen worden onderkend in de business, IV, IT en hoe is de communicatie tussen de rollen?
• Welke rollen kunnen worden gecombineerd in functies en welke niet?

Op basis van deze workshops kan de optimale inrichting van de IV-organisatie worden bepaald. Daarin is helder wie de vraagzijde vertegenwoordigt en wie IT en IV aan kan spreken als vertegenwoordiger van processen, applicaties en data.

Tevens is vastgelegd hoe de regie over de projecten met een IT of IV-component wordt gevoerd. Wie heeft welke verantwoordelijkheid en bevoegdheid in het starten en uitvoeren van projecten?

IT-organisatie

Voor het bepalen van de optimale inrichting van de IT-organisatie worden ook workshops ingezet. Daarin worden de volgende elementen in kaart gebracht:

• Mate van hanteren processen op basis van veel gebruikte methodieken;
• Dienstverlening geboden door IT;
• Aantal medewerkers en rollen ingevuld door medewerkers;
• Lopende activiteiten en projecten;
• Financiële begroting en rapportage;
• Verborgen kosten buiten IT en IV.

Op basis van deze workshops kan de optimale inrichting van de IT-organisatie worden bepaald.

Eindresultaat

Uiteindelijk komt er een voorstel voor een optimale positionering van de IT en de IV-organisatie, inclusief een organisatieschema, een processchema, de rollen, functies en benodigde competenties. Dit biedt directies voldoende houvast om vervolgens besluiten hierover te nemen en een traject te starten voor het herinrichten en professionaliseren van de IT/IV-organisatie. Indien gewenst kan Arlande ook ondersteunen bij de implementatie van het traject.