Standaardisatie binnen de mappenstructuur
Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe

Standaardisatie binnen de mappenstructuur

Situatie

De diversiteit van de mappenstructuur bij de drie gemeenten was erg groot. Eén gemeente was ingericht op Novell welke sterk afwijkt van de overige twee gemeenten. De drie gemeenten weken sterk af in de opzet van de mappen en rechtenstructuur. Er was veel afstemming nodig om met alle betrokkenen tot één nieuwe standaard te komen.

Uitdagingen

De grootste uitdagingen in het project waren o.a. standaardisatie, afstemming en de tijdsdruk. We moesten in een kort tijdsbestek komen tot een nieuwe standaard (indeling) in de mappenstructuur, een IST- en SOLL-situatie moest worden beschreven van de huidige mappen, afstemming met keyusers moest plaatst vinden (ook op individueel niveau) en de NTFS-rechten moesten nog worden gedefinieerd. 

Eindresultaat

  • Een nieuwe mappenindeling volgens de GEMMA-structuur;
  • Data van alle drie de gemeente is meegenomen naar de nieuwe gemeente;
  • Er is een was – wordt lijst opgesteld waarin staat waar mappen stonden in de oude structuur versus de nieuwe structuur;
  • NTFS en AD rechten zijn opgesteld en ingericht.

Aanpak

Het project heeft, mede door de tijdsdruk, een pragmatische invulling gekregen. Er was geen tijd om eerst uitgebreid in de documentatie te duiken. Er is met name veel afstemming geweest met de business. Zoveel als mogelijk is er geprobeerd om via persoonlijk contact (team / afdelingsoverleggen of een-op-eengesprekken) de ambtenaren mee te laten bewegen in de totstandkoming van de nieuwe mappenstructuur en het overzetten van de mappen van de oude naar de nieuwe gemeente.

Berry Sonneveldt

Berry Sonneveldt

Ik ben een gedreven projectmanager met oog voor resultaat. 10+ jaar ervaring in IT en overheid. Vanuit een gezamenlijk doel wil ik een mooi resultaat bereiken.

06-42053730 bsonneveldt@arlande.nl Bekijk profiel