Interim Manager IT
Commissariaat voor de Media

Interim Manager IT

Situatie

Commissariaat voor de Media (hierna CvdM) is een kleine, maar doelmatige organisatie dat zich bezighoudt vanuit een juridisch vertrekpunt omroepen en journaille te toetsen op de mediawet (hun primaire proces). Waar het de ondersteunende processen aangaat is veel aandacht nodig geweest om dat naar een goed en toekomstvast fundament te brengen. Mijn eerste stap was dan ook regie, structuur en onderscheid aan te brengen. Waar is IT wel en niet van. Dit alles in relatie met HRM, Facilitair, Finance, Bedrijfsvoering en IT. Op de laatste twee heb ik dus een bijdrage kunnen leveren.

Bedrijfsvoering en met name IT is een luxe, maar inmiddels een standaard om je werk uit te kunnen voeren. Dit moest naar een hoger niveau. Om mijn primaire project – implementatie van een nieuw zaaksysteem – te laten landen heb ik nieuwe werkplekken geïmplementeerd en de telefonische bereikbaarheid geoptimaliseerd. Met de eigentijdse tooling heb ik binnen de organisatie vertrouwen gekweekt. Hier was al langere tijd behoefte aan. De overstap naar het nieuwe zaaksysteem werd met argusogen bekeken. Het traject liep al ruim drie jaar. Toch is het ons gezamenlijk gelukt!

Er is een drietal mogelijkheden om zo’n grote verandering door te voeren. Draagvlak creëren bij de medewerkers (mensgericht), werk aanpassen (procesgericht) en over de technische as, een applicatie implementeren. Ik heb voor de laatste gekozen waarbij de andere twee mee moesten. Nog voor 2020 moest het systeem geïmplementeerd worden, in februari 2019 waren de contracten nog niet getekend… Uiteindelijk is CvdM integraal overgegaan op Djuma op 4 november.

Veel ging goed, bepaalde zaken ook niet. Denk bijvoorbeeld aan ontbrekende sjablonen of informatie uit het oude systeem etc. Dit is in een migratie eind januari ingevuld. Zonder wrijving geen glans. De weerstand was enorm, maar dat lag meer aan de beperkte verandercapaciteit binnen deze organisatie. De laatste met dusdanige impact was negen jaar terug.

Voor de toekomst zal en kan het CvdM door middel van portals digitaal communiceren met haar buitenwacht, en heeft daarmee de fysieke poststromen vervangen.

Als ICT Adviseur ben ik ook verantwoordelijk geweest voor de optimalisatie en beveiliging van de website vasteboekenprijs.nl, en was ik aanspreekpunt voor alle IT-gerelateerde zaken, en onderhield ik relaties met leveranciers.

Rol

Ik was actief als ICT-adviseur. De voornaamste stakeholders waren de afdelingsmanagers, key-users van de afdelingen en externe leveranciers. Frequent werd afgestemd met de Manger Risk en Control in zijn rol als opdrachtever. Inhoudelijk samen te vatten als: Manager IT a.i./ IM Adviseur/ PM Zaaksysteem.

Eindresultaat

Change/ Changing the business

Als projectmanager heb ik het nieuwe zaaksysteem Djuma geïmplementeerd. Djuma geeft invulling aan zaakgericht werken en:

  1. Ontsteunt het primaire proces (primaire project waarvoor ik ben binnengehaald)
    1. Inrichting beheerorganisatie Djuma.
    2. Ontsluiting mogelijk maken met externe partijen. Centric, BRP/ KvK.
    3. Werkprocesaanpassing op afzonderlijke afdelingen geïnitieeerd en opgeleverd.
  2. Telefonie. Nieuwe oplossing geïmplementeerd i.c.m. mobile telefoons
  3. Nieuwe werkplekken voor alle medewerkers. Implementatie van eigentijdse en toekomstvaste oplossing met laptops voor alle medewerkers waar ook tijdens overleg informatie geraadpleegd kan worden en direct verslag gelegd kan worden. Dit kon voorheen niet, veel papier en vervolgens op werkplek opvoeren in systemen.

Running the business

  1. Advies vanuit rol als ICT-adviseur op het gebied van Informatiemanagement, IT en beveiliging
  2. Het toekomstgereed maken van de vaste boekenprijs website. Hier melden alle leveranciers hun boekenprijzen
  3. Aansturing ICT projectleider
  4. Werving en selectie ICT-Coördinator
Florian Harderwijk

Florian Harderwijk

Communicatie is Key. Digitalisering is voor een organisatie geen luxe meer, het is de standaard. Om het tempo hierin bij te kunnen benen zal goed communiceren onbegrip wegnemen. Arlande helpt hierbij!

06-42214096 fharderwijk@arlande.nl Bekijk profiel