Nieuw datacenter
mboRijnland

Nieuw datacenter

Situatie

Het nieuwe mailadres en account en het nieuwe datacenter waren nodig vanwege de fusie van beide instellingen en om op uniforme en efficiënte wijze gebruik te kunnen maken van alle functionaliteiten. De overgang naar het nieuwe mailadres en account en het gebruik van het nieuwe datacenter heeft het fusietraject op het gebied van ICT helemaal afgerond. Daarnaast liep de reorganisatie van de IT-lijn organisatie als onderdeel van de fusie afronding. De expertise van Joop Dijkman was nodig vanwege een tekort aan interne ervaring, focus en beschikbaarheid.

De organisatie had sterke behoefte aan deze verandering omdat er nu door door eindgebruikers in verschillende omgevingen moest worden ingelogd met aparte id’s en verschillende mailadressen werden gebruikt. Ook de Identity Management systemen waren verschillend.  Met een uniforme IT omgeving en uniforme id’s en mailadressen werd een veilige omgeving gecreëerd.
Voorafgaand aan de opdracht was de organisatie al geruime tijd bezig om de beide bestaande IT omgevingen van ROC Leiden en ID College samen te voegen. De strategie daarvoor werd kort voor de opdracht gewijzigd waarmee niet samenvoegen (lift and shift) maar een geheel nieuwe omgeving (greenfield) de doelstelling werd. De consequenties van deze strategie wijziging waren bij de start nog niet geanalyseerd en doorgevoerd in een gewijzigde projectaanpak.
Gestart werd conform het bestaande projectplan, maar al snel werd duidelijk dat deze a.g.v. de strategiewijziging ingrijpend aangepast moest worden.

Uitdagingen

Alles wat mensen doen tijdens hun studie of werk bij mboRijnland wordt geraakt door dit project. Alle applicaties, hardware, e-mailadressen, gebruikte accounts, hoe er gebeld wordt, alles heeft binnen dit project aandacht nodig. Er zijn veel afhankelijkheden waardoor dit project nauwkeurig en met zorg behandeld moest worden. Niet alleen omdat er een mailarchief van 20.000 gebruikers was, maar ook omdat het e-mailadres e/o account de sleutel is voor veel functionaliteiten en applicaties. Alle applicaties zelf moesten opnieuw worden gedistribueerd, of naar de cloud worden gebracht.
In feite is de gehele IT omgeving opnieuw ingericht.

Dit complexe project is uitgevoerd met veel mensen uit het eigen ICT-team van mboRijnland in samenwerking met specialisten van leveranciers. Naast de projectondersteuning hadden de medewerkers ook gewoon de lopende zaken uit te voeren.

Alle onderdelen van de IT omgeving werden onderdeel van dit project:

  • Accounts, identity en security
  • Print- en scan service
  • Koppelingen
  • Applicaties (SCCM en AppV, RDS,SAAS en handmatig)
  • Devices
  • O365 (Outlook, OneDrive, Sharepoint,)
  • Telefonie (Skype, cc4Skype)
  • Centrale en decentrale servers
  • Netwerk
  • Inclusief de communicatie richting de organisatie (medewerkers, studenten en leveranciers)

Het project kreeg in de kerstvakantie 2018 zijn piek. Op dat moment, ook tijdens de weekenden, werkt het team intensief samen om het nieuwe datacenter verder te vullen en alles klaar te maken voor de terugkeer van studenten en collega’s na de kerstvakantie. Voor die periode is extra capaciteit ingezet om gebruikers met het werken in de nieuwe omgeving te ondersteunen.

Het einddoel was een uniforme, veilige ICT omgeving voor alle medewerkers en studenten. Als projectmanager van dit project dien je dan tijdig bij te sturen en de aanpak aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. Alle stakholders (Opdrachtgever, CvB, RvT, Directeuren onderwijs en projectmedewerkers) moeten daarin worden meegenomen. Daarnaast moet het projectteam over langere tijd gemotiveerd blijven en gezamenlijk toewerken naar het einddoel.

Omdat Joop in staat is om de aanpak van dit complexe traject op een duidelijke wijze te faseren en ook functioneel per onderwerp te organiseren en hierover stakeholders helder te informeren, heeft opdrachtgever er voor gekozen om Joop als projectmanager dit risicovolle traject toe te vertrouwen.

Rol

Joop was projectmanager van dit project. Joop stuurde de projectteams aan bestaande uit medewerkers van mboRijnland en externe experts. Belangrijke stakeholders waren o.a. de directeur SSC Facilitair en ICT, directeur Informatiemanagement en het College van Bestuur.
De rol van Joop bestond eruit om er voor te zorgen dat alle functionaliteiten (hardware, systeemsoftware, applicaties, telefonie, op het juiste moment vernieuwd te hebben zodat gedurende de twee weken dat de omgeving uit de lucht was, alles vernieuwd kon worden.

Vanuit die rol werd Joop ook betrokken bij het voorbereiden van de lijnorganisatie op de beheertaken en de overgang naar een regie-organisatie.

Eindresultaat

Het nieuwe datacenter van mboRijnland staat als een huis en is volledig ingericht. Alles is opnieuw opgebouwd. De koppelingen zijn er met andere systemen, de accounts en wachtwoorden van alle medewerker en studenten zijn in gebruik. De doelstellingen zijn daarmee bereikt en afgesproken resultaten zijn opgeleverd.

Daarvoor is decharge verleend.

Het klaarmaken van de nieuwe, veilige ICT-omgeving is de eerste stap, maar ook een voorwaarde voor verdere ontwikkeling en het ondersteunen van het onderwijs.

Door de uitvoering van dit project zijn duidelijke kwalitatieve verbeteringen gerealiseerd:

  • Uniformering van het grootste deel van de IT omgeving (m.u.v. netwerk en firewalls).
  • Inzicht in het aantal beschikbaar gestelde applicaties.
  • Reductie van het aantal beschikbaar gestelde applicaties.
  • Verhoging van de security binnen en voor toegang tot de IT omgeving.
  • Vereenvoudiging van de bron koppelingen met Eduarte en Youforce.
  • Verdere overheveling van applicaties naar de cloud conform IT strategie.
  • Duidelijke rol voor leveranciers voor specifieke taakgebieden, aansluitend op nieuwe regie organisatie.
  • Verhoogde betrokkenheid bij inrichting en toegang tot Rapportagecentrum.

Aanpak

Er is gekeken naar de beste en veiligste manier om dit project uit te voeren en bekeken welke optie het meest duurzaam is. Je kunt het vergelijken met samenwonen. Je kunt ervoor kiezen om in het huis van de één of van de ander te gaan wonen of je koopt samen iets nieuws. Er is  gekozen om niet één van de twee datacentra te gebruiken, maar om een geheel nieuwe in te richten. Geen van beide huidige omgevingen waren geschikt en toekomstbestendig in bruikbaarheid en beveiliging.

Daarna heeft Joop de aanpak daarop aangepast en duidelijk kunnen maken welke impact dit heeft op de organisatie en welke activiteiten daarvoor uitgevoerd moeten worden. Door zijn loyale houding en zijn rustige manier van werken is hij in staat geweest het vertrouwen te verkrijgen van alle stakeholders en is hij in staat geweest op die wijze de plannen te kunnen uitvoeren.

Extern