Om de primaire taken van het MUMC+ te kunnen realiseren, zijn diverse ondersteunende processen onderverdeeld in servicebureaus. Deze servicebureaus, zoals het facilitaire bedrijf en servicebureau vastgoed en huisvesting, hebben te maken met digitalisering van processen. Gaandeweg is hierdoor een uitgebreid applicatielandschap ontstaan. Om inzicht en overzicht te creëren en houden, wenste het MUMC+ haar applicatielandschap te kunnen sturen door demand management en portfoliomanagement op elkaar af te stemmen.
De nieuwe werkwijze van het MUMC+ werd door Serena opgepakt in samenwerking met twee interne servicebureaus. Zo konden diverse IT-aanvragen vanuit het facilitaire bedrijf en servicebureau vastgoed en huisvesting in kaart worden gebracht. Nadat iedere aanvraag vanuit de business was uitgewerkt, werd deze voorgelegd aan de stuurgroep om de IT-architectuur na te leven.
De inzet van Serena had zowel strategische als tactische raakvlakken. Op strategisch vlak ontwikkelde zij een visie die hard nodig, maar nog niet aanwezig was. Ze gaf richting aan toekomstige behoeftes, waaronder het programma Smart Building Technology. Op tactisch vlak werkte ze nieuwe aanvragen uit en stemde ze ook de praktische kant van IT-vraagstukken met collega’s van het MUMC+ af. Zo kon in samenspraak besloten worden of een aanvraag wel óf niet binnen de huidige IT-architectuur van het MUMC+ past.
Het MUMC+ had behoefte aan een duidelijke visie, gestandaardiseerde werkwijzen voor het testen van nieuwe technologie en een roadmap. In verschillende workshops is de gevraagde visie uitgewerkt met uitgangspunten voor de ondersteunde processen en technische randvoorwaarden. Hierdoor is het servicebureau vastgoed en huisvesting geëquipeerd om in te kunnen spelen op de 112 verbouwingen gedurende de komende tien jaar.
Daarnaast heeft Serena een standaard werkwijze ontwikkeld om use cases voor het programma Smart Building Technology uit te werken. Deze werkwijze bestaat uit een procesomschrijving met beeldmateriaal, prestatiedoelen op basis van de OKR-methode en een plan om een proof of value van een techniek te kunnen testen.
De verschillende use cases, het uitgevoerde marktonderzoek en opgedane kennisdeling in samenwerking met andere UMC’s is uiteindelijk gepresenteerd in een roadmap. Deze roadmap is eigendom van de stuurgroep Smart Building Technology en wordt sindsdien periodiek geëvalueerd.
