Succesvolle hogeschool-brede implementatie van nieuw diplomaproces
NHL Stenden

Succesvolle hogeschool-brede implementatie van nieuw diplomaproces

Organisatie

Hogeschool NHL Stenden is een grote hogeschool, waarbinnen 14 academies onderwijs verzorgen in binnen- en buitenland. In 2018 is de hogeschool ontstaan uit een fusie tussen hogeschool NHL en hogeschool Stenden. De hogeschool kenmerkt zich door praktijkgericht en grensverleggend onderwijs.

Opdracht

De afdeling Onderwijslogistiek en Studentondersteuning van hogeschool NHL-Stenden is druk bezig met het harmoniseren en optimaliseren van de onderwijslogistieke processen. In dat kader is Lara Schout gevraagd orde op zaken te stellen op het gebied van diplomering: een procesketen startend met het registreren en controleren van resultaten tot aan het goedkeuren, ondertekenen, in orde maken en uitreiken van diploma's. Doel van het project was één uniforme en efficiënte werkwijze voor de hele hogeschool, waarbij rollen en verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd zijn en de stappen zoveel mogelijk gedigitaliseerd zijn.

Hoewel na de fusie alle ondersteunende diensten en afdelingen gecentraliseerd zijn, zijn de werkprocessen relatief hetzelfde gebleven. Onder Lara’s begeleiding heeft een representatieve groep van ondersteunende medewerkers, examencommissieleden en teamleiders een nieuw proces ontworpen, die uitvoerig getest is tijdens een pilot. Om de ontworpen werkprocessen goed te implementeren, was het noodzakelijk om ook de rollen en verantwoordelijkheden binnen deze processen duidelijk te definiëren. In meerdere interactieve sessies heeft Lara de teamleiders en de ondersteunende medewerkers uitvoerig gecoacht, terwijl zij hen aan de slag zette met het bepalen van hun identiteit, takenpakket en manier van werken. Hierdoor begrepen de medewerkers goed waarom bepaalde keuzes gemaakt werden en kwamen de teamleiders in hun rol. Kenmerkend voor Lara’s aanpak is dat zij een zeer mensgerichte en creatieve aanpak hanteert. Ze weet medewerkers te enthousiasmeren en stelt de juiste vragen. Het liefst werkt ze samen met alle betrokkenen aan concrete producten en resultaten, die ze vervolgens direct in de praktijk test.

Resultaat

Bovenstaande aanpak leidde tot een succesvolle hogeschool-brede implementatie van een nieuw diplomaproces. In tegenstelling tot het oude proces is het nieuwe proces grotendeels digitaal: studenten signaleren digitaal, waarna examencommissies hun besluiten digitaal vastleggen. Dit maakt het proces niet alleen veel sneller, ook zijn alle stappen nu navolgbaar. Je kunt dus op elk moment zien wat de status is van getuigschriften, waardoor hier beter op gestuurd kan worden. Knelpunten en/of onregelmatigheden in het proces worden automatisch gemonitord met behulp van SharePoint en Power Automate en dashboards in PowerBI stellen managers in staat om op tijd bij te sturen.

Extern