Projectmanager aanbesteding en implementatie AFAS
Summa College

Projectmanager aanbesteding en implementatie AFAS

Situatie

De overeenkomst van het huidige personeels informatie systeem liep per 1 januari 2021 af. Daarom is besloten om opnieuw een keuze te maken voor de best passende software omgeving om de komende jaren de diverse HRM functies, inclusief PSA, te ondersteunen. Ook de bestaande leverancier zou daarin met een nieuwe omgeving mee doen zodat ongeacht de uitkomst, altijd een nieuwe implementatie zou moeten plaatsvinden.

Uitdagingen

Voor de aanbesteding moesten de functionele eisen en wensen worden opgesteld voor alle Payroll en HRM functies. Niet de huidige maar de gewenste processen moesten daarvoor worden geformuleerd. Op basis daarvan moest een vertaling worden uitgevoerd naar een correcte aanbesteding. Na de gunning moest direct worden gestart met de implementatie (procesbeschrijving, inrichting, conversie, testen en go-live).

Gedurende het gehele traject was door het ontbreken van de directeur HRM geen formele voorzitter van de stuurgroep in place. De projectmanager in samenspraak met de teamleider HR Services hebben de stuurgroep bijeenkomst voorbereid en er uitvoering aan gegeven. Daarnaast heeft er gedurende de implementatie een wisseling van het bestuur plaatsgevonden waardoor de voortgang af en toe stagneerde.

Door ziekte van de projectmanager moest tijdelijk vervanging worden geregeld gedurende de start van de implementatie.

Rol

Joop Dijkman was namens Arlande de projectmanager van dit project. In zijn rol heeft hij nauw samengewerkt met de teamleider HRM om haar te ondersteunen zonder dat hij op haar plek is gaan zitten.

Door het betrekken van de overige stakeholders en zijn tact en geduld tijdens de uitvoering van de opdracht, is Joop erin geslaagd deze opdracht succesvol af te ronden. Ook zijn kennis van de onderwijs branche heeft hiertoe bijgedragen. Door zijn ervaring, open houding en transparante aanpak heeft Joop als teamplayer de organisatie mee kunnen nemen in de doorgevoerde veranderingen. De aanwezigheid van een dedicated projectmanager voor dit traject is door de gehele organisatie gewaardeerd.

Eindresultaat

De uitvoering van het project heeft ertoe geleid dat een keuze gemaakt kon worden voor een software omgeving die, gebruikmakend van een up-to-date technologie, het beste tegemoetkomt aan de wensen van het Summa College. Deze omgeving is per 1 januari 2021 in gebruik genomen en op 20 januari 2021 is de eerste salarisrun foutloos gedraaid en zijn salarissen correct uitbetaald.

Aanpak

Om de wensen en eisen van het Summa College goed te kunnen formuleren is input geleverd door diverse werkgroepen en zijn workshops georganiseerd. Deze input is vervolgens vertaald naar eisen, wensen en een serie openvragen. Daarvoor zijn vervolgens beoordelingscriteria opgesteld. Na de gunning is direct gestart met het vastleggen van de gewenste processen. Deze vormden samen met de onderwijstemplate de basis voor de inrichting van de nieuwe omgeving. Na het testen van de omgeving is een proefconversie uitgevoerd en is deze vergeleken met de situatie in de oude omgeving. Na de definitieve conversie is gedurende twee maanden schaduw gedraaid. Door zijn kennis van de HRM processen en de applicatie heeft Joop constructief kunnen meedenken met het Summa College. Door zijn ervaring als business projectmanager zijn alle disciplines (HRM, Finance en control, IT, Facilitair) bij de implementatie betrokken.

Extern