Contact
Jan Bloem
Compleet CV
Professie Transitiemanager en portfoliomanager
Woonplaats Bilthoven

COMPETENTIES

Adviesvaardigheid| Coalities sluiten| Conceptueel denken| Doorzetter| Onafhankelijk| Enthousiastmerend

OPLEIDINGEN EN ERVARING

2016 - 2016
Stage-Gate besturing
2016 - 2016
Leading SAFe
2012 - 2012
Management of Portfolios - Foundation en Practitioner
1990 - 1992
SIOO - beroepsopleiding organisatieadviseurs
1987 - 2017
PRINCE2 e.a. projectmanagement methoden
1975 - 1981
Economische Wetenschappen, Universiteit van Amsterdam

PERSOONLIJKE ACHTERGROND EN MOTIVATIE

Mijn kracht als transitiemanager, portfoliomanager en coach ligt in het operationeel, tactisch en strategisch in gesprek te zijn met verschillende bestuurders, managers en staf-specialisten in organisaties én ze in beweging te krijgen. Enthousiasme en passie horen bij mij, net zoals doorzettingsvermogen, ik geef niet gauw op - wat voorwaardelijk is bij veranderingen in de besturing van organisaties. Ik opereer bij voorkeur op het snijvlak van business development, portfoliomanagement, agile werken, projectmanagement en verandermanagement. Als portfoliomanager en -adviseur beheers ik alle vlakken van het richten, ramen en realiseren van het portfolio. Het betrekken van de juiste stakeholders hierbij is essentieel. Werken aan wendbaarheid van organisaties, om ze daardoor succesvoller te maken, is mijn passie. Wendbaarheid komt niet vanzelf, het gaat gepaard met veranderingen in de manier waarop keuzes in de organisatie worden gemaakt als reactie op de veelheid aan impulsen die op de organisatie afkomen. Veranderingen waardoor mensen anders gaan samenwerken, meer grip krijgen en betere resultaten zullen bereiken. Het geeft mij veel energie om bij te dragen aan deze transitie. Ik kan genieten van het succes van anderen. Ik ben mede-ontwikkelaar van de aanpak FLOW, voor agile portfoliomanagement, inclusief een praktisch antwoord voor hybride situaties met klassieke projecten én agile teams. Veel energie voor ontwikkeling put ik ook uit de evenementen die ik met anderen organiseer, zoals het PPM Jaarcongres en mijn Arlande Masterclass Portfoliomanagement, een leergang waarin ik managers meeneem langs best practices en ze uitdaag - door te spiegelen op hun eigen casuïstiek - meer inzicht te krijgen in hun eigen omgeving en hun persoonlijke invloed en mogelijkheden.

OVERZICHT OPDRACHTEN

ROL Professionaliseren portfoliorapportages | Consultant
OPDRACHTGEVER Gemeente Alphen ad Rijn | Portfoliomanager
JAAR 2018 - 2018
RESULTAAT

Binnen de Gemeente Alphen aan den Rijn is er behoefte om de rapportages voor (project) portfoliomanagement voor alle projecten met een IT-component te automatiseren en te professionaliseren. Vooral het binnenhalen en verwerken van de projectrapportages in een Excel-file is arbeidsintensief en foutgevoelig.

De aanpak die we kiezen is om het juiste standaard softwaretool te selecteren dat in deze behoeften voorziet eén dat in staat is om mee te groeien met de stappen die de organisatie nog gaat zetten in het professionaliseren van Project Portfolio Management, in een sterk veranderende organisatie (opgave gericht werken, agile teams etc.).

Mijn rol is het organiseren van het traject van definitie, selectie van geschikte oplossingen (tools) en te komen tot een keuze en implementatievoorstel. Daarbij steunend op mijn diepgaande kennis van PPM, mijn kennis van de markt van tooling en mijn veranderkundige expertise om mensen mee te krijgen.

De eindresultaten bestaan uit:

  • Beeld van de bestaande project- en portfolio-rapportageset, inclusief knelpunten informatiebehoeften.
  • Definitie van de eisen en wensen voor een nieuw PPM-tool.
  • Draagvlak d.m.v. een projectteam van I&A adviseurs en projectmanagers.
  • Inschatting van het PPM-maturity niveau van Gemeente Alphen aan den Rijn en daarmee een indicatie van de enkele verdere professionaliseringsbehoeften.
  • Voorselectie d.m.v. long-list en short list van leveranciers van standaard softwaretooling passend op de eisen en wensen.
  • Case-gerichte demonstratie van de tools op de shortlist.
  • Keuze voor een tool uitgesproken door projectteam en beargumenteerd met een concrete business case en bekrachtigd door opdrachtgever.
ROL Agile strategisch-tactisch portfoliomanagement | Consultant en coach
OPDRACHTGEVER Wageningen University & Research | Head Information management
JAAR 2017 - 2018
RESULTAAT

Binnen Wageningen University & Research (WUR) IT kantelt de organisatie naar een Agile manier van werken. Er zijn meerdere multidisciplinaire teams gevormd die het werk uitvoeren in sprints, volgens het concept van Scrum. Als gevolg van deze veranderingen is ook behoefte aan een andere strategische en tactische aansturing. De behoefte is om (project) portfoliomanagement verder te professionaliseren.

De uitdaging is om een governance in te richten die past op de nieuwe Agile visie van domein-besturing en Agile werken. Hoe zien de domein regieteams er uit, wat zijn de kernrollen daarin, en welke processen gaan maken dat het werkt? Hoe sluiten de domeinregieteams goed aan op het nieuwe Agile werken binnen de multidisciplinaire teams en bij het veranderwerk dat nog in projecten zal gebeuren? Hoe zorgen we dat de nieuwe (en lopende) initiatieven worden gewaardeerd en geprioriteerd tegen doelen en strategische kaders en dat het werk bij de (juiste) teams gaat komen?

Als consultant voer ik samen met Hoofd Informatiemanagement gesprekken met stakeholders op RvB en directieniveau over de inrichting van de governance en het proces. Daarnaast coach en inspireer ik het P&A-team, bestaande uit architectuur, portfoliomanagement, projectmanagement en PMO, bij het inrichten en opstarten van de nieuwe governance voor Agile portfoliomanagement. Daarbij zal de inrichting van Agile portfoliomanagement tevens steunen op componenten uit de best practices van Arlande.

Belangrijke resultaten zijn:

  • Een portfoliomodel voor veranderingen met een IV-component, binnen een door de Raad van Bestuur geaccepteerde en actief ondersteunde governance voor innovaties, projecten en architectuur.
  • Een structuur van domeinregieteams die de verbindende schakel vormen tussen de multidisciplinaire teams en de Architecture Board.
  • Een proces voor het sturen op doelen en initiatieven (epics) door de domeinregieteams.
  • Een samenwerking waarbij epics worden verdeeld in features, waarbij rekening is gehouden met een hybride situatie van uitvoering via multidisciplinaire teams en projectteams.
  • Op het hoogste niveau een Architecture Board met een duidelijke agenda, samenstelling en mandaat inzake de besluitvorming en advisering over de innovatieportfolio.
ROL Integreren PMO's in agile transitie | Consultant
OPDRACHTGEVER Kamer van Koophandel | Portfoliomanager
JAAR 2017 - 2017
RESULTAAT

Binnen de Kamer van Koophandel (KvK) ontwikkelt de besturing van veranderingen en projecten zich in rap tempo. Het aantal initiatieven dat om een projectmatige aanpak vraagt is groter dan ooit. De performance van de portfolio en de projecten daarin moet verbeteren, de roep om standaardisatie en versimpeling van werkwijzen is groot. De uitdaging is hoe met de vele project- en programma support offices en het (centrale) PMO dichter bij elkaar kunnen brengen qua mensen, processen en hulpmiddelen. Om een professioneel 'centraal' PMO te bouwen, dat mee kan bewegen in de agile transitie die de KvK-organisatie doormaakt.

De aanpak is om een scan uit te voeren met alle betrokkenen en die te delen in een drie-tal gerichte workshops.

Mijn rol is om een planning te maken, de voorbereidende gesprekken te voeren en de workshops procesmatig en inhoudelijk te begeleiden, om vervolgens tot een eindadvies te komen - in nauw overleg met de portfoliomanager.

De eindresultaten van dit traject bij KvK bestaan uit:

  • Beeld van de huidige bezetting en taken, knelpunten en wensen van alle centrale en lokale pmo’s en pso’s binnen de KvK-organisatie, vastgelegd via workshops met de managers van de PMO’s en PSO’s.
  • Een schets van de gewenste situatie van een (virtueel) centrale PMO-organisatie met daarin uitgewerkt een aantal functieprofielen inclusief kwantificering van de gewenste bezetting, besproken in een afsluitende workshop met de managers van de PMO’s en PSO’s.
  • Een globaal plan om langs een aantal assen gefaseerd naar de gewenste situatie toe te werken.
ROL Business case management expertise | Trainer/coach
OPDRACHTGEVER Onderwijsgroep Tilburg OGT | Portfoliomanager
JAAR 2017 - 2017
RESULTAAT

Onderwijsgroep Tilburg (OGT) werkt al enige jaren volgens de Arlande methodiek van project- en portfoliomanagement. Op basis van een in 2016 samen met Arlande uitgevoerde scan zijn verbeterpunten benoemd en aangepakt door de portfoliomanager van OGT. Één daarvan is verbeteren van de kwaliteit van business cases, als basis voor het starten en succesvol realiseren van (grotere) projecten.

Het idee is om enkele stafmedewerkers op te leiden tot ‘business case experts’. Zij kunnen opdrachtgevers op afroep gaan helpen bij het opzetten van business case voor het opstarten van een project. De opleiding krijgt vorm in een meerdaagse workshop waarbij meerdere managers en stafhoofden, zijn betrokken - inclusief een schooldirecteur en een projectmanager.

Jan vervult de rol van organisator en begeleider van deze opleiding. Zijn expertise op het gebied van portfoliomanagement en business case management en als trainer/coach zijn belangrijke bouwstenen voor het leerproces van de deelnemers. Ook kent Jan de organisatie van OGT goed doordat hij Portfoliomanagement er heeft opgezet.

De eindresultaten van dit traject bestaan uit:

  • Een verkenning tijdens de workshop door analyse van bestaande OGT business cases, inclusief de belangrijkste knelpunten en behoeften.
  • Definitie van een verbeterd model voor de business case bij projecten van OGT, op basis van de verkenning en van de Arlande best practices.
  • Inzicht in het gewenste proces en rol waarin de nieuwe business case experts gaan opereren.
  • Eigenaarschap voor dit nieuwe proces bij de portfoliomanager van OGT.
  • Daadwerkelijk instappen van 3 stafmedewerkers in de rol van Business case expert.
  • Benoeming van de pilot-cases die worden opgepakt in de komende maanden.
ROL Professionalisering Portfoliomanagement | Consultant
OPDRACHTGEVER Provincie Zuid-Holland | Portfoliomanager I&A
JAAR 2017 - 2017
RESULTAAT

Binnen de afdeling I&A van Provincie Zuid-Holland bestaan vragen over de invulling van portfoliomanagement in het licht van de uitdagingen die afkomen op de afdeling en de Provincie. Er zijn diverse veranderingen, zoals thema- en opdrachtgericht werken doorgevoerd in de besturing van de projectenportefeuille en de vraag is hoe nu verder daar handen en voeten aan geven.

Aanpak is het uitvoeren van een verkenning waarmee feiten en meningen worden verzameld om een evaluatie uit te voeren van de huidige projectenbesturing en een beeld kan worden gevormd over de gewenste situatie, gegeven alle veranderingen in de context van I&A.

Mijn rol is het organiseren en uitvoeren van de verkenning. Dat doe ik in nauw overleg met de portfoliomanager van de Provincie en met leden van het MT van I&A.

De eindresultaten van dit traject bij Provincie Zuid-Holland bestaan uit:

  • Beeld van de huidige situatie van de portfoliobesturing via gesprekken met relevante interne stakeholders en bijeenkomsten met o.a. projectmanagers.
  • Analyse van verkennend materiaal en aanbevelingen voor mogelijke verbeteringen voor besluitvorming (bestuur en beleid), communicatie (processen en informatie) en competenties (expertise en attitude).
  • Schematisch overzicht van het (verbeterde) portfoliomanagement proces.
ROL Invoeren PPM lite | Consultant en trainer/coach
OPDRACHTGEVER Onderwijsgroep Groningen O2G2 | College van Bestuur
JAAR 2016 - 2017
RESULTAAT

Deze nieuwe koepelorganisatie van een dertigtal scholen in het VO en BO staat voor veel en ingrijpende veranderingen in de onderlinge samenwerking en in de onderwijsvormen. Vanuit CvB en directie wordt de toon gezet voor de nieuwe projecten besturing om grip te krijgen en houden over alle veranderingen.

De aanpak die we kiezen is de ‘lite’ variant van Arlande Project- en Portfoliomanagement. Dit minimaliseert de kans op gevoel van bureaucratie bij de mensen uit het onderwijs en vergroot de kans op succes, dat iedereen meedoet.

Mijn rol is het meenemen van het directieteam in doel en inrichting van de nieuwe besturing en het opleiden en coachen van de nieuw aangestelde portfoliomanager, het coachen van de regiegroep in de startperiode, het opleiden van alle schooldirecteuren en stafhoofden via de masterclass ‘opdrachtgeverschap’ en het begeleiden van de Arlande junior associate die de PMO-rol op interim basis invult.  

De eindresultaten van dit traject bij O2G2 zijn:

  • Een werkende, maandelijkse portfolioregiegroep die besluiten neemt over het starten en stoppen van projecten.
  • Een portfoliomanagement proces voor het starten, stoppen en monitoren van projecten, dat wordt ondersteund door een PMO met 2 specialisten.
  • Inzicht in voortgang en financiën van alle nieuwe en lopende projecten.
  • Eén ingevoerde en voor alle (nieuwe) projecten gebruikte integrale documenttemplate, waarin het project ‘groeit’ van idee naar projectbrief en via plan/PID naar eindoplevering.
  • Een tweedaagse masterclass Opdrachtgeverschap verzorgd voor alle schooldirecteuren, rectoren en stafhoofden.
  • Een training projectmanagement voor alle afdelingshoofden en teammanagers (projectleiders), geven door een andere Arlande associate.
ROL PPM scan en inrichting | Consultant en coach
OPDRACHTGEVER Dunea | Manager IM
JAAR 2016 - 2016
RESULTAAT

Dunea staat in 2016 voor een professionaliseringsslag in de besturing van de portfolio van projecten met een IV-component. Door enkele organisatiewijzigingen en het samenvoegen van teams binnen Informatiemanagement (IM) is de behoefte aan meer grip op de projecten en prioritering ervan duidelijk merkbaar.

We kiezen ervoor om een ‘nulmeting’ uit te voeren d.m.v. de Arlande PPM Scan, samen met een aantal betrokken afdelingsmanagers, teamleiders en stafspecialisten. De scan is gericht op het in beeld brengen van de bestaande werkwijze, processen en knelpunten in de besturing en uitvoering van projecten. Met als doel om te komen tot een opzet van de gewenste situatie op hoofdlijnen. En een beeld van hoe die gewenste situatie te bereiken.

Mijn rol is het organiseren en begeleiden van de scan en het samen met de opdrachtgever voorbereiden van de conclusies en aanbevelingen.

De eindresultaten van dit traject bij Dunea zijn:

  • Inzicht in waar Dunea nu staat met de projectenbesturing en uitvoering, waar belangrijke knelpunten worden gevoeld en welke behoeften spelen.
  • Het streefbeeld voor de projectenbesturing en -uitvoering in de gewenste situatie, waarbij al direct enkele principe-keuzes voor de governance worden gemaakt, zoals het werken met business change boards, die elk verantwoordelijkheid krijgen voor het realiseren van bepaalde doelen en daarvoor benodigde initiatieven (projecten en changes).
  • Een profiel voor de vacature van Portfoliomanager en het selecteren van een interne kandidaat voor deze nieuwe rol.

Hierna coach ik de nieuw portfoliomanager enkele maanden bij het inrichten van de business change boards en het opstarten daarvan.

ROL Portfoliomanager IV en Manager Projectmanagement
OPDRACHTGEVER Sanquin IT | CIO
JAAR 2016 - 2016
RESULTAAT

Sanquin omvat 7 divisies, waaronder de Bloedbank en commerciële divisies, en geeft werk aan 3.000 mensen. Sanquin IT is een centrale dienst binnen Sanquin die diensten leveren aan alle divisies. IT werkt met eigen medewerkers, alsmede met derde partijen aan wie een deel van de IT dienstverlening is uitbesteed. Het management team van Sanquin IT kampt met hoge werkdruk en veel projecten. Het prioriteren, plannen en organiseren van mensen en middelen over deze projecten heen en in combinatie met operationeel beheersactiviteiten is een serieuze uitdaging. Er wordt gestart met Agile werken.

Vanuit mijn rol als Portfoliomanager IT en Manager van de projectmanagers ondersteun ik het MT om de projecten in goede banen te leiden en om meer grip te krijgen op prioritering ervan en op de planning en bezetting van mensen en middelen. Tevens help ik om verbeteringen in het portfoliomanagement aan te brengen op operationeel en tactisch niveau. In deze rol heb ik veelvuldig contact met de projectmanagers én met de opdrachtgevers (zowel business executies als IT managers) van de projecten. Ik monitor de werkbelasting en bezettingsplanning van de projectmanagers en grijp in waar nodig.

Belangrijke resultaten zijn:

  • Proces voor het prioriteren van de pijplijn van nieuwe projecten inclusief ideeformulier, samen met de informatiemanagers uit de divisies.
  • Actueel inzicht in de planningsstatus en knelpunten van lopende projecten, samen met PMO.
  • Actueel inzicht in de project- en portfolio-financiën via de Budgetmonitor, samen met de controller IT.
  • Ingericht Portfolio Reviewteam met eigen toetsingskader voor de projectvoorstellen en -plannen, vanuit verschillende disciplines zoals PMO, control, architectuur en contractmanagement.
  • Actueel inzicht in werkbelasting en planning van projectmanagers, architecten en beheerders (inclusief van derde partijen).
  • Na aantal maanden significant hoger percentage projecten op ‘groen’ in de voortgangsrapportages.
ROL Invoeren strategisch en tactisch PPM | Portfoliomanager en coach/trainer
OPDRACHTGEVER Onderwijsgroep Tilburg OGT | College van Bestuur
JAAR 2013 - 2015
RESULTAAT

Binnen Onderwijsgroep Tilburg (OGT) wordt al enige jaren projectmatig gewerkt. Door enkele grote ICT-projecten en andere grote veranderambities in het onderwijs en bedrijfsvoering in het vooruitzicht, ontstaat bij directie en College van Bestuur (CvB) de behoefte aan meer grip.

 

Een voorstel voor de portfolio en -projectenbesturing is besproken om dit in combinatie met het Strategisch Platform Informatie Management (het SPIM) te borgen. In enkele workshops en gesprekken wordt een opzet gemaakt van de gewenste portfolio- en projectenbesturing binnen OGT. Er wordt gekozen voor een cascade-aanpak, waarbij we aan de top beginnen en daarna de hele organisatie wordt meegenomen.

 

Ik start vanuit de rol van consultant en daarna vrij snel als portfoliomanager om de organisatie bij te staan in het concreet (leren) besturen en realiseren van de projectenportfolio. En om stappen te maken in de professionalisering daarvan.

 

Belangrijke resultaten zijn:

 

  • Een door CvB en Directie actief ondersteunde structuur voor strategische en tactische portfolio- en projectbesluitvorming in een Portfolioboard en Regiegroepen.
  • Een proces voor portfoliobesluitvorming en communicatie, inclusief een toetsingskader voor beoordeling van go/no-go besluiten van projecten.
  • Een verbeterd projectproces en projectrapportages, met duidelijke faseovergangen voor go/nog-go besluiten en met verbeterde documenttemplates.
  • Een Toetsgroep, de adviesgroep die de projectvoorstellen en plannen beoordeelt vanuit verschillende staf-disciplines, voorafgaand aan de besluitvorming in de regiegroepen en board.
  • Een Portfolio Management Office (PMO) ingericht op de nieuwe besturing, procesgang en toetsing.
  • Uitgeschreven beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten, van kleine afdelingsprojecten tot en met omvangrijke, gesubsidieerde samenwerkingsprojecten.
  • Verbeterde kwaliteit van projectvoorstellen, -plannen en afsluitingsrapportages.
  • Verbeterd inzicht van bijdrage initiatieven aan de doelen van OGT.
ROL Implementeren portfoliomanagement verbeteringen | Consultant en coach
OPDRACHTGEVER Gemeente Zaanstad | Manager ICT
JAAR 2012 - 2013
RESULTAAT

Binnen het veld van informatiemanagement in Gemeente Zaanstad wordt projectmatig gewerkt. Door interne en externe druk op de projectenorganisatie (voor alle projecten met een I-component) is de behoefte om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

Na de uitgevoerde Arlande PPM maturity scan en het daarin gemaakte stappenplan voor het doorvoeren van de verbeteringen om het streefbeeld te bereiken voor de portfoliobesturing, is het plan ter uitvoering gebracht. Dat betekent dat de aanpassingen in de besturing en besluitvorming verder zijn uitgewerkt, procesaanpassingen zijn gemaakt, de stakeholders zijn opgeleid en de organisatie gedurende een periode is ondersteund en gecoached bij het operationaliseren ervan. 

Mijn rol is samen met de teamleider IV leiding geven aan dit traject en daarbij verbeteringen definiëren en ontwerpen. En vervolgens de managers en specialisten van Gemeente Zaanstad coachen bij het implementeren daarvan. Tevens heb ik een tweede Arlande associate aangestuurd, die als interim PMO-lead is opgetreden - voor het implementeren en borgen van de verbeterde project- en portfoliorapportages.

De eindresultaten van dit traject bij Gemeente Zaanstad bestaan uit:

  • Een door de Directie Bedrijfsvoering geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven.
  • Een duidelijk proces voor portfoliobesluitvorming en communicatie.
  • Een verbeterd projectproces en projectrapportages, met duidelijke faseovergangen voor go/nog-go besluiten.
  • Het prioriteringsmodel dat Zaanstad maakte een kwaliteitsslag door introductie van het Toetsingskader en de Toetsgroep, de adviesgroep die de projectvoorstellen en plannen beoordeelt voorafgaand aan de besluitvorming.
  • Een Portfolio Management Office (PMO) ingericht op de nieuwe besturing en toetsing.
  • Uitgeschreven beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten.
  • Verbeterde kwaliteit van projectvoorstellen en -plannen, met een hoogwaardiger business case.
ROL Implementeren Project Delivery Board en PMO | Consultant en coach
OPDRACHTGEVER Vrije Universiteit Dienst IT | Directeur (CIO)
JAAR 2012 - 2013
RESULTAAT

Het ambitieuze veranderprogramma van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam legt een grote druk op alle faculteiten en diensten, en in het bijzonder op de Dienst IT. Dit noodzaakt de directeur IT om de tactische en strategische besluitvorming over de projectenportfolio in zijn dienst versneld te professionaliseren.

Het komen tot en betrouwbare forecast, planning en oplevering van projecten in relatie tot de eisen van het CvB veranderprogramma, de opgelegde bezuinigingen en reorganisatie en de eigen doelen van de Dienst IT voor de toekomstige IV, zijn de belangrijkste opgaven.

De aanpak is - na het uitvoeren van een scan - het binnen de Dienst IT inrichten van een Project Delivery Board, die de prioritering, planning en go/no-go besluiten neemt en daarbij wordt ondersteund door een PMO. Op basis van de uitgevoerde Arlande PPM Maturity Scan is deze oplossing gedefinieerd, die we gaan ontwerpen, starten en borgen.

Mijn rol is om als consultant en coach - samen met de nieuw aan te stellen manager PMO en het MT van Dienst IT - de besturing en ondersteuning voor alle projecten met een IT-component verder in te richten binnen Dienst IT.

Belangrijke resultaten zijn:

  • Een werkende Project Delivery Board, die 2-wekelijks de voortgang van projecten monitort en    besluiten neemt.
  • Een ingericht PMO, onder leiding van een manager PMO, met duidelijke functieprofielen.
  • Een wekelijkse Toetsgroep ofwel projectadviesgroep, bestaande uit een vijftal stafspecialisten, die projectvoorstellen en -plannen beoordelen voor de PDB op wenselijkheid, maakbaarheid en haalbaarheid.
  • Een ingericht en beschreven projectproces en –fasering o.b.v. PRINCE2.
  • Opgeleide (IT) projectleiders en opdrachtgevers.
  • Inrichting operationele en tactische resourceplanning.
  • Middellange termijnplanning (12-18 maanden) en prioritering van de projectenpijplijn.
ROL Scan portfoliomanagement | Consultant
OPDRACHTGEVER Gemeente Zaanstad | Manager ICT
JAAR 2012 - 2012
RESULTAAT

Binnen het veld van informatiemanagement in Gemeente Zaanstad wordt projectmatig gewerkt. Door interne en externe druk op de projectenorganisatie (voor alle projecten met een I-component) is de behoefte om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

De PPM-scan van Arlande is gekozen als start van deze professionalisering. In enkele gesprekken en workshops wordt een concreet beeld verzameld van de bestaande projectprocessen en de beleving die de stakeholders daarvan hebben. Wat is er aanwezig, wat zijn de belangrijkste knelpunten die worden gevoeld daarbij en wat is de ambitie die de directie Bedrijfsvoering heeft met het professionaliseren van portfoliomanagement. Vervolgens maken we de brug naar de ambities, het streefbeeld, en wat is vanuit het hier en nu nodig om dat te bereiken langs de assen van besluitvorming, communicatie en competenties. Welke obstakels verwachten we daarbij tegen te komen en hoe kunnen we daarmee omgaan.

Mijn rol is binnen het 2-hoofdige Arlande-team de Scan begeleiden en faciliteren d.m.v. best practices. Om samen met de betrokkenen te komen tot een implementatieplan van de benodigde verbeteringen in de portfoliobesturing.

De eindresultaten van dit traject bij Gemeente Zaanstad bestaan uit:

  • Een uitgevoerde scan met een helder beeld van de project- en portfoliomanagement processen en van het streefbeeld.
  • Een door het Management IT en Directie Bedrijfsvoering geaccordeerd stappenplan om de verbeteringen t.b.v. het bereiken van het streefbeeld te implementeren.
ROL PPM Scan | Consultant
OPDRACHTGEVER Vrije Universiteit Dienst IT | Directeur (CIO)
JAAR 2012 - 2012
RESULTAAT

Het CvB van de Vrije Universiteit (VU) te Amsterdam, heeft een groot veranderprogramma gedefinieerd om haar ambities waar te maken. Dit legt grote druk op de IT-organisatie en de noodzaak om op een aantal punten te professionaliseren in de projectenorganisatie. De roep is om een ‘PMO’, maar hoe te beginnen?

De aanpak is om met behulp van de Arlande PPM Maturity Scan snel inzicht te krijgen in waar Dienst IT nu staat met de projectenbesturing en in wat het streefbeeld voor de projectenbesturing is. Om vervolgens te definiëren hoe we stapsgewijs naar het streefbeeld toe gaan werken.

Mijn opdracht is om als consultant samen met een Arlande collega de scan te organiseren en begeleiden via een enkele workshops.

De eindresultaten van dit traject bij VU Dienst IT bestaan uit:

  • Inzicht in waar Dienst IT nu staat met de projectenbesturing en uitvoering, waar belangrijke knelpunten worden gevoeld en wat de impact zal zijn van het ambitieuze CvB-programma.
  • Het streefbeeld voor de projectenbesturing en -uitvoering in de gewenste situatie, waarbij een oplossing is gevonden voor de belangrijkste uitdagingen.
  • Een implementatieplan voor het bereiken van het streefbeeld, met voldoende draagvlak onder management en medewerkers van Dienst IT én de stakeholders van het CvB innovatieprogramma.
ROL Inrichten en starten PPM | Consultant en coach
OPDRACHTGEVER Noordelijke Dagblad Combinatie | Directie
JAAR 2011 - 2012
RESULTAAT

Onder druk van de markt zet de Noordelijke Dagblad Combinatie (NDC) een nieuwe koers in. Projecten nemen vanaf nu een centrale plaats in en bij de directie ontstaat de behoefte aan een betere manier van projectensturing, zodat doelen worden gerealiseerd.

De uitdaging is om de dynamiek van verschillende typen projecten in goede banen te leiden. De Arlande aanpak biedt ruimte om per type project een verschillende besturing te hanteren, zoals PRINCE2 voor de reguliere ICT- en IV-projecten en Stage-Gate voor Innovatieve projecten, in combinatie met het ‘business canvas’ van Osterwalder.

Mijn rol als consultant in dit traject is het faciliteren van de werkgroep bij het definiëren, ontwerpen, opstarten en borgen van de nieuwe werkwijze en oprocessen per type project en het proces van consolidatie voor de portfoliobesturing (samenstelling en voortgang).

De eindresultaten van dit traject bij NDC zijn:

  • Een werkende besturingsstructuur met portfolioboard, regiegroepen.
  • Heldere beleidskaders voor definitie, classificatie en toetsing van projecten.
  • Een transparant proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus.
  • Separaat processen voor het besturen en uitvoeren van reguliere ICT- en IV-projecten en van innovatieprojecten.
  • In het nieuwe proces opgeleide managers en stafspecialisten (Toetsgroep).
  • Een ingericht PMO en portfoliomanager.

OVERIG

Publicaties (vanaf 1999):
  • De Weg naar Wendbaarheid, werken aan succesvolle organisaties, PPM lite 4.0, 10 pagina’s, Arlande 2018.
  • Psolutions Info Toolkit • R12, integrale kijk op informatiesystemen voor succesvolle projectenbesturing, 76 pagna’s, PSO Publishing, ISBN 978-94-90003-00-5. (jaarlijkse uitgave van 1998 t/m 2012).
  • Profit from Projects, Method for Improving the Financial Success of Portfolios, Programs and Projects, book, 150 pages, PSO Publishing 2009, ISBN 978-94-90003-01-2.
  • PSO Branches onder de Loep, De kennisintensieve zakelijke dienstverlening in Nederland, PSO·PRO Management Consultants, 94 pagina's, 2003.
  • Projecten in control, Informatievoorziening in projectgestuurde organisaties, 93 blz., Wolters Kluwer, 1999, EAN: 9789026730870 (niet meer leverbaar)
Docentschappen:
  • Arlande Masterclass Portfoliomanagement (open leergang). Dat deze masterclass van bijzonder praktisch gehalte is blijkt uit reacties van deelnemers. Zo meldde Dick Koen (Lead Portfoliomanager Defensie) toen hij de Portfoliomanager Of The Year Award 2018 in ontvangst nam: “Een bijzonder woord van dank aan Jan Bloem, want zonder de dingen die ik in de masterclass PPM van Arlande heb gedaan en geleerd zou project portfolio management binnen Defensie niet deze ontwikkeling hebben doorgemaakt waarvoor we nu de prijs krijgen”.
  • Business case expertise, Arlande in-company training voor het opstellen en beoordelen van business cases.
  • Masterclass Goed Opdrachtgeverschap, Arlande in-company training voor het beïnvloeden van het gedrag van directieleden in de aansturing van projecten.
Trekker van de Arlande Kerngroep Project Portfolio Management (PPM), die wordt gevormd door 15 portfoliomanagement professionals. Organisator van het Project Portfolio Management Jaarcongres - sinds 2004.