Contact

Gemeente Zaandstad: Professionaliseren Project Portfolio Management Gemeente

Gemeente Zaandstad: Professionaliseren Project Portfolio Management Gemeente

"IT wordt gezien als enabler voor de nieuwe ontwikkelingen in onze organisatie, daarbij is het noodzaak om betere keuzes te maken!" Mark Smit, Portfoliomanager Gemeente Zaanstad

Situatie en uitdagingen 

De directie wil meer regie krijgen op projecten met een IT component. Binnen de gemeente wordt op diverse plaatsen al lange tijd projectmatig gewerkt, zo ook binnen het IT-domein. Er zijn veel veranderingen in de organisatie gaande, zoals een reorganisatie van het ‘dienstenmodel’ naar een algemene directie met sectoren. Gemeentes zitten tegenwoordig in de tijd van enorme bezuinigingen en van diverse decentralisaties van taken van hogere overheden naar gemeentes. IT wordt gezien als enabler voor deze ontwikkelingen, en door de beperkte (interne) IT verandercapaciteit ontstond de noodzaak om betere keuzes te maken. Betere keuzes binnen sectoren en betere keuzes over de sectoren heen. Arlande is geselecteerd als een partij die de projectenbesturing op een hoger niveau kan krijgen, zodat in de toekomst betere keuzes kunnen worden gemaakt.

Aanpak: Verkennen, Inrichten en starten 

De vraag die in de startfase van het project centraal staat bij Gemeente Zaanstad was: ‘hoe kunnen we optimaal aansluiten op de bestaande kennis en ervaring en waar kunnen we vanuit Arlande bouwstenen toevoegen?’ Via de Arlande PPM Scan voeren we deze verkenning snel en pragmatisch, samen met de stakeholders van Zaanstad. Het verbetertraject werd vervolgens in stapjes verdeeld, zodat het voor iedereen helder te begrijpen was. 

Resultaten 

Als gevolg van de PPM implementatie binnen Gemeente Zaanstad de belangrijkste resultaten: 

  • Een door de directie geadopteerd en werkend mechanisme voor besluitvorming over projecten en initiatieven, bestaande uit een besturingsstructuur en beleidskaders. 
  • Een duidelijk proces voor portfoliobesturing met een vaste cyclus en rapportages. 
  • Opgeleide stakeholders, die zich bewust zijn van hun rol in het portfolioproces. 
  • Een goed functionerend PMO. 
  • Verbeterde kwaliteit van projectvoorstellen en -plannen, met een hoogwaardiger business case. 

De succesfactoren 

  • Aansluiting en actieve participatie van het management bij de methodiek en aanpak.
  • Veel aandacht voor de menskant: PPM implementeren is een verandertraject!

Over de Gemeente Zaanstad 

De Gemeente Zaanstad is een ambitieuze gemeente met 145.000 inwoners. Het ambtenarenapparaat is relatief klein, zo’n 1.200 medewerkers, met 1.000 werkplekken. Sinds 2012 is er en nieuwe locatie en staat de gemeente in de top 3 nominatie ‘fijne werkplekken’. Flexwerken, het nieuwe werken, is geheel omarmd. Dat betekende ook een geheel nieuwe infrastructuur en een volledige mobiele telefonie-omgeving.