Bij Cito ontstond een behoefte aan versterking op het gebied van projectmanagement op tactisch en strategisch niveau. Wegens een groeiende takenportefeuille en de wens om de overleggen effectief te beheren werd Arlande ingeschakeld. Om deze uitdaging aan te gaan stapte Sarai Leander in de rol van Portfolio Management Officer (PMO).
Als PMO zorgde Sarai onder meer voor het coördineren van de communicatie, het zorgvuldig opstellen van agenda's voor vergaderingen, en het nauwkeurig documenteren van genomen besluiten en de daaruit voortvloeiende actiepunten. Ook bewaken dat de inhoud van de aangeleverde documenten voor de overleggen de juiste kwaliteit bevatten, was onderdeel van de functie. Daarnaast zorgde ze voor het ophalen en monitoring van de voortgang van projecten, waarbij zij zowel de regiegroepen als het portfolioboard proactief informeerde en betrok bij de laatste ontwikkelingen.
Marjan Heijink, programmadirecteur Bedrijfsvoering Cito:
‘’Door de frisse aanpak en vasthoudendheid van Sarai zijn de tussentijdse resultaten opgeleverd.’’
In haar functie als PMO was Sarai tevens betrokken bij het project 'Sturen om te Slagen: projecten’. Dit project is onderdeel van de strategische doelstelling van Cito om de bedrijfsvoering te versterken, door de projectuitvoering te standaardiseren waardoor het minder complex en foutgevoelig is.
Het doel van 'Sturen om te Slagen' is het werken volgens een uniform projectenproces. Er werd gezocht naar een hybride aanpak die zowel traditionele projectmanagement als agile werken integreert. Sarai is verantwoordelijk geweest voor het ontwikkelen van vijf projecttemplates met input van de projectgroep om projectleiders vooraf goed na te laten denken over de projectdoelstellingen. Met deze templates legt Cito een betere basis voor projectmanagement in de toekomst. Daarnaast heeft ze een eerste aanzet gemaakt voor het projectenproces waarin staat welke collega's welke verantwoordelijkheden hebben of ondersteuning kunnen bieden in een bepaalde projectfase.
Naast haar lijnwerkzaamheden als PMO’er, werd Sarai ook gevraagd als projectleider in de projectgroep datamigratie. In deze rol heeft Sarai met haar collega’s de transitie gemaakt om de bestanden van de netwerkschijven naar de cloud te migreren. Sarai was verantwoordelijk voor het uitfaseren van de netwerkschijven en de transitie naar de cloud goed te laten verlopen. Dit project, essentieel voor de modernisering van Cito's IT-infrastructuur, vereiste structuur en projectmatig werken. Sarai stond aan het roer van dit project, waarbij ze de verantwoordelijkheid droeg voor het identificeren van de huidige situatie, het opstellen van een projectplanning, het bewaken van de voortgang en de communicatie naar stakeholders.
Met een echte hands-on aanpak stak Sarai van wal. Ze identificeerde de belangrijkste stappen voor een succesvolle datamigratie, waaronder het in kaart brengen van de huidige data-architectuur en het bepalen van prioriteiten. Sarai werkte nauw samen met IT-specialisten en eindgebruikers om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zaten en begrepen welke stappen ondernomen moesten worden.
De impact van Sarai bij Cito is duidelijk merkbaar. Haar bijdragen hebben geleid tot gestructureerde en doeltreffende regiegroep- en portfolioboardoverleggen, duidelijke templates waar projectleiders mee kunnen werken, en een heldere documentatie van tactische en strategische besluiten. Het heeft ook geleid tot een succesvolle afronding van het datamigratieproject, waardoor Cito een grote stap heeft gezet in de digitalisering van hun bedrijfsvoering.
Ik word enthousiast als ik met verschillende partijen samenwerk en er met elkaar naar het eindresultaat wordt gewerkt. Met mijn persoonlijke benadering maak ik het werk eigen en ga ik vol energie en gedrevenheid aan de slag, waarbij ik mijn talenten voor structuur bieden, organiseren en oog voor detail optimaal benut.
bekijk pagina