KEEP CALM, BE WENDBAAR Keep

Sinds een paar weken wordt de wereld gedomineerd door de uitbraak van het corona-virus. Horeca is gesloten, onderwijs wordt op afstand gegeven, een bezoek aan verzorgingstehuizen is niet meer toegestaan. Het dagelijks leven van iedere burger is op dit moment totaal anders ingericht en onzekerheid heerst. Dit brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee voor overheidsorganisaties.

Wanneer je op dit moment werkt bij de overheid ben je hoogstwaarschijnlijk volop bezig met het organiseren van de crisis. En ondertussen moet het primaire proces doorgaan. We zien ook mooie initiatieven ontstaan: in het bedrijfsleven, NGO’s en ook binnen de overheid. In deze tijd zie je dat overheidsorganisaties die genoodzaakt met een andere blik naar hun dienstverlening te kijken. Wendbaarheid is vereist en deze wendbaarheid zorgt, nadrukkelijk in deze periode, voor meer zekerheid.

Waarom wendbaar?

Wendbaarheid van organisaties is een vaak genoemd begrip. In de praktijk betekent het als wendbare organisatie, je in staat bent snel in te spelen op continue (blijvende of incidentele) veranderingen. Een voorbeeld van zo'n externe verandering is het coronavisus. Mede daardoor ontstaan er interne veranderingen: organiseren wij ons werk voor dit moment op de juiste en meest efficiënte manier, kunnen we de grote werkvoorraad die nu ontstaat aan, hebben we voldoende focus op prioriteiten met de belangrijkste waarde en houden onze medewerkers het nog vol?

Wendbaarheid is geen knop die je aanzet. Het is een verandering in de organisatie. Wij hebben de afgelopen periode ervaren dat de agile manier van werken, gecombineerd met resultaatgerichte besturing en een mensgerichte aanpak, de beste garantie is voor succesvolle en duurzame wendbaarheid.

Agile manier van werken

Door met passie de agile manier van werken te omarmen en te borgen in je organisatie, wordt de wendbaarheid van de organisatie vergroot. De Agile manier van werken binnen de overheid houdt in:

• Dat de organisatie beter in kan spelen op (maatschappelijke) veranderingen, zoals nu vanwege de gevolgen van de coronacrisis.
• Overzicht van werkvoorraad zodat je weet wat je je al dan niet toe kan zeggen aan bijvoorbeeld de zzp’er die wacht op een voorschot.
• Meer focus en duidelijke prioritering. Wat moeten we gezien de huidige situatie nu als eerste oppakken?
• Samenwerking tussen en binnen afdelingen en teams wordt bevorderd door duidelijke werkprocessen en balans tussen vraag en capaciteit op basis van wat de organisatie (nog) aan kan.
• Een werkomgeving waarin noodzakelijk continue verbeteren wordt bevorderd. Continue verbetering in de gehele organisatie, in het team en als individu.
• Een medewerker die het nog kan volhouden en een  burger die zo snel en goed als mogelijk geholpen wordt.

Hoe gaat dat vandaag de dag?

Overheidsorganisaties zitten vandaag de dag natuurlijk ook in een onwerkelijke situatie. Vitale processen, met al het bijhorende werk, dienen echter onverstoord door te gaan. Wij zien bij overheidsorganisaties die aan het manoeuvreren zijn naar een wendbare organisatie dat er een goede balans is tussen de dagelijkse werkzaamheden en het creëren van deze organisatievorm van de toekomst.

Het is mooi om te zien dat deze (essentiële) dagelijkse werkzaamheden ook in deze periode gewoon doorgaan. Men is al gewend om de ‘’werkvoorraad’’ overzichtelijk en transparant te maken, voor iedereen. Om zich vervolgens, en dit is een continue exercitie, af te vragen: 'Zijn wij bezig met hetgeen met wat op dit moment echt belangrijk is?'. We zien dat deze (klant) focus helpt.

Enkele Tips om vandaag mee te beginnen

Enkele tips om vandaag mee te beginnen om wendbaar in te spelen op de huidige situatie, op basis van onze ervaringen op dit moment:

• Zorg voor een goede dag of weekstart met elkaar, waarin je bespreekt welk werk er gedaan moet worden. Zorg dat je dit werk opknipt in behapbare brokken. In de huidige situatie is het belangrijk om deze dag/weekstarts door te laten gaan en te organiseren, maar dan uiteraard op een virtuele manier. Klik hier voor de do’s en dont’s van virtueel overleggen.
• Maak het werk transparant. Zowel voor het individu als voor het gehele team. Normaal zou je dat graag op een fysieke manier willen visualiseren. Maar door de huidige situatie kunnen ook verschillende tools als Trello of Jira uitkomst bieden.
• Leg de verantwoordelijkheid neer bij de teams. Zij zijn goed in staat om de "hoe" vraag te beantwoorden. Zij zijn de experts. Daarnaast voelt men zich dan ook verantwoordelijk voor dit stukje werk, zodat je degene kan aanspreken op zijn of haar verantwoordelijkheid.
• Scheid de inhoud van het proces. Richt je doelen zo in, dat je de mogelijkheid hebt om dagelijks bij te sturen.
• Scheid de dagelijkse werkzaamheden (run) en de veranderingswerkzaamheden (change) van elkaar. Dit helpt bij de prioritering van de werkzaamheden.
• Visie en strategie. Zorg dat de teams bezig zijn met doelen die gericht zijn op de korte termijn. Hierbij is het wel belangrijk dat de korte termijn in lijn is met de visie van de organisatie.
• Stop starting, start finishing. Kortom, maak het werk af voordat je nieuw werk oppakt. Dit resulteert in minder overbelasting, minder multitasking, betere kwaliteit en snellere oplevering.
• Verbeter continu. Zorg dat deze continue verbetering altijd op de agenda staat. Maak deze verbeteringen in jouw gehele organisatie zichtbaar. Begin met de verbeterpunten die zichtbaar de meeste toegevoegde waarde hebben. Je zou hiervoor de weekstart kunnen gebruiken om dit verbeterpunt voor de aankomende week met elkaar te benoemen.
• Doelgericht agile georganiseerd. Gebruik de agile manier van werken als een middel, gebruik het niet als doel. Bijvoorbeeld omdat vergelijkbare organisaties dit ook doen.
• Zorg voor een goed online samenwerkingsplatform. Hierdoor kan de samenwerking altijd doorgaan. Microsoft Teams is een voorbeeld van een goed samenwerkingsplatform. Klik hier voor de gratis te downloaden handleiding Microsoft teams.
• Doe dit alles met passie en plezier!