Onze moderne maatschappij is hectisch en in hoge mate onzeker. Bestuurders willen goede resultaten en staan niet te springen om verrassingen. Risico’s die het bedrijfsimago schaden, financiën ontregelen of de werkvloer verstoren willen zij zoveel mogelijk vermijden en beheersen. Regie, grip, inzicht, prioriteiten, samenhang en rendement vormen voor hen de kern. Om te beoordelen welke projecten het meeste bijdragen aan gestelde doelen en de beoogde bedrijfsvoering, is ad hoc projectmanagement verleden tijd. Er zijn manieren nodig om het substantieel aantal projecten te managen.
Wanneer besluit je de stekker uit een project te trekken? Hoe oordeel je over integrale afwegingen, zonder zicht te hebben op de consequenties? Hoe houd je regie op datgene wat jouw organisatie doet veranderen? Zonder projectportfoliomanagement zien we een vaak oneindige lijst van sluimerende projecten zonder dat het einddoel ooit wordt gehaald. Tegelijkertijd gooi je de inmiddels ruim geïnvesteerde tijd en capaciteit niet zomaar overboord.
Weten wat er speelt, dat is waar het om draait. Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is het verkrijgen van inzicht ook hier de eerste stap. Niet enkel luisteren naar een decibel gestuurde projectorganisatie, maar gestructureerd besluiten nemen op basis van heldere criteria, kwalitatief goede voorstellen en up to date inzicht in de voortgang van alle projecten. Zodra je dat voor elkaar krijgt, krijg je als organisatie weer grip op wat gebeurt. Pas dan kun je de kwaliteiten van jouw medewerkers écht benutten.
Projectmanagement en besluitvorming worden steeds complexer, het aantal veranderingen is groter dan ooit. Wanneer het je lukt om jouw medewerkers te activeren voor de juiste projecten, groeit de slagingskans al voordat de feitelijke kick off is gepland. Binnen Arlande hanteren wij een vier stappenplan voor focus en kwaliteit. Zo kunnen wij projecten beter prioriteren en ontstaat duidelijkheid over gezamenlijke doelen. Bovendien leidt een betere focus binnen jouw organisatie tot een hogere kwaliteit in resultaat. Natuurlijk start de daadwerkelijke actie niet pas zodra stap drie voltooid is. Ook gaandeweg de opzet van de regie op projecten gaan we samen al interactief aan de slag.
Nog voordat we duidelijkheid verschaffen over alle verschillende projecten en onderlinge afhankelijkheden, willen we weten waar je staat. In een workshop kijken we naar de huidige situatie van de regie op de projecten, schetsen we waar je naar toe wil en omschrijven we de kernpunten die hierbij horen. We bespreken criteria op basis waarvan en de wijze waarop besluitvorming over de projecten plaatsvind. Tevens nemen we door welke informatie over de projecten op welk moment beschikbaar moet zijn. Tenslotte kijken of het niveau van de professionaliteit van de projectleiders, opdrachtgevers en andere direct betrokkenen past bij het ambitie niveau. Samen formuleren we de eerste acties om tot de volgende stap én een volgend niveau binnen jouw projectorganisatie te komen. Namelijk: het creëren van inzicht.
Aan de hand van onze inventarisatie maken we een start. Er is duidelijkheid over wat moet gebeuren, waardoor dubbel werk vanaf nu wordt voorkomen. Met een flinke portie inzicht en toekomstdoelen in onze achterzak, is het tijd om grip te verkrijgen. Welke projecten hebben prioriteit, welke staan nog op de rol? Wat zijn de onderlinge afhankelijkheden en wie bepaalt welke projecten gestart of afgerond worden? Zodra we een transparant overzicht hebben van alle projecten en initiatieven, de voortgang en risico’s, kunnen we échte keuzes maken.
Een gedragen proces vormt het hart van jouw projectorganisatie. Door de besluitvormingsstructuur te organiseren, weten wij transparantie en een gezamenlijke waarheid te creëren. Vervolgens kunnen we keuzes maken. Wat ga je wel of niet doen? Slimme classificatie van projecten naar type uitvoering en besluitvorming helpen de bureaucratie te verkleinen en effectiviteit te verhogen. Aan de hand van concrete toetsingscriteria helpen wij je de besluitvorming te ondersteunen, objectief beslissingen te nemen en oog voor budgetten en de capaciteitsplanning te houden.
Vervolgens leren we jouw projectorganisatie om naast het creëren van samenhang, de schaarse capaciteit (mensen, middelen, budget en processen) slim in te zetten. Door rekening te houden met afhankelijkheden en te focussen op organisatiedoelen dragen wij bij aan deze essentiële stap. Daarbij richten wij ons allereerst op de projecten die een zo hoog mogelijke bijdrage leveren aan de gestelde doelen. Of beter nog: die maken dat deze doelen daadwerkelijk gerealiseerd worden. Vanuit samenhang en prioritering bereiken we immers het optimale projectportfolio.
Nu alle randvoorwaarden helder en voor iedereen bekend zijn, kan ieder project succesvol de eindstreep behalen. Om dat te realiseren houden wij ons aan gestelde afspraken en zorgen we voor de benodigde voortgang. We sturen bij, bieden structuur en geschikte werkmethodes. Zodra alle stappen doorlopen zijn, bouwen we verder. Aan een professionele projectorganisatie, aan projecten die daadwerkelijk bouwen aan jouw organisatie, jouw doel, jouw resultaat.
Een flexibele, maar doelgericht projectenorganisatie start met het omschrijven van datgene wat er uiteindelijk opgeleverd dient te worden. We zetten hierbij de mensen met de benodigde competenties op de juiste plek. Bijna niets is immers zo dramatisch als de inzet van schaarse middelen bij de opstart van projecten, als deze projecten dan gedurende de uitvoering stoppen of niet het beoogde resultaat opleveren.
