Rondetafelconferentie voor het HBO 2016

Op donderdag 2 juni jl. heeft bij Hogeschool Inholland in Den Haag voor de eerste keer een Rondetafelconferentie voor directies bedrijfsvoering in het HBO plaatsgevonden. Dit in navolging van de in 2014 door Arlande vanwege haar 15 jarig jubileum georganiseerde Rondetafelconferenties voor het Onderwijs voor CvB leden en directies in het MBO en HBO. Ook nu weer met als doel met deelnemers via onderlinge discussies op nieuwe ideeën te komen die direct toegepast kunnen worden in de aansturing van een onderwijsinstelling. Op ‘de derde verdieping’ van het gebouw aan de Theresiastraat waar alle belangrijke besluiten voor Inholland genomen worden, gezeten in een ruime vergaderzaal, werd het opnieuw een energieke middag met veel inspiratie.

Voorafgaand aan de Rondetafelconferentie zijn door de deelnemers de onderstaande onderwerpen voorbereid:

• De waardestrategieën van Treacy en Wiersema
• Standaardisatie versus flexibilisering in het onderwijs
• Procesoptimalisatie binnen het onderwijs

Na de voorbereiding zijn deze onderwerpen tijdens de conferentie aan de hand van een kort betoog ingeleid. Hieronder wordt een korte impressie gegeven van de diverse stellingen van de inleiders en meningen in de groepen over de onderwerpen.

De waardestrategieën van Treacy en Wiersema

Inleider, de heer Jordi Aelmans, Directeur Finance & Control van de Hogeschool Zuyd stelde het volgende: 
“Operational Excellence is een “onderscheidend” vermogen, geen “boven” scheidend vermogen meer: het is een must, heb je het niet goed geregeld dan val je af. De maatschappij zal meer blijven vragen, de ontwikkeling stopt niet. De waardestrategieën van Treacy en Wiersema zijn niet meer toepasbaar voor organisaties in hun geheel, maar wel afzonderlijk voor de inrichting van processen en diensten binnen een organisatie.”

De conclusies uit deze enerverende discussie waren:

1. De stelling van Jordi Aelmans kan door de meeste aanwezigen onderschreven worden; en worden vaak ook zo door de verschillende HBO’s opgepakt.
2. Operational Excellence moet als een basis waardestrategie gezien worden (zeker voor de bedrijfsvoering van een Hogeschool); anderen moeten daar eenvoudigweg  op kunnen bouwen. Misschien bestaat er wel een soortgelijke hiërarchie zoals bij de Maslov pyramide.
3. Geef per bedrijfsonderdeel wel focus op één van de drie (Operational Excellence, Customer Intimacy of Product leadership).
4. Baseer de vraagarticulatie op een gedefinieerde outcome!
5. Het niet operationeel excellent zijn van de bedrijfsvoering is een dis-satisfier; tegelijkertijd constateren we dat veel HBO’s hun bedrijfsvoering nog niet Operational Exellent hebben ingericht. 
6. De klant in de traditionele betekenis van het woord bestaat in het onderwijs eigenlijk niet; de student, het bedrijfsleven, de maatschappij?
   De student is mogelijkerwijs wel klant, maar niet koning. Alleen met een goede praktijktoets is het mogelijk eisen te stellen aan het onderwijs. Studenten en de dagelijkse praktijk vormen dus samen de klant.
7. In het onderwijs doen we misschien fundamenteel iets fout in de definitie/specificatie van de klantwensen.
8. Cultiveer niet het oude denken: wij en zij (OP en OOP). Integraal denken en doen is nodig om samen de beste resultaten te bereiken.

De flexibilisering van het onderwijs en de rol van bedrijfsvoering daarbij.

Inleider heer Mark van Norden, Directeur Finance en Control bij Saxion Hogeschool, stelde:
“Flexibilisering van het onderwijs vraagt om het loslaten van alle standaarden.”

Deze prikkelende stelling waar velen in hun dagelijkse praktijk mee geconfronteerd worden, leverde de volgende conclusies op na een uitgebreide discussie over dit onderwerp:

1. Er is juist standaardisering nodig om het onderwijs in staat te stellen tot (beperkt) maatwerk te komen; niet alle keuzes zijn tenslotte gewenst.
2. Standaard modules moeten leiden tot verschillende curricula.
3. Stop met de inrichting van een ‘klantgezwichte’ organisatie, systemen zijn niet het probleem maar de op de specifieke vraag ingerichte processen.
4. Zorg voor proceseigenaren die door het CvB worden ondersteund en sluit ‘olifantenpaadjes’ af.
5. De stelselwijziging met de grote behoefte naar flexibilisering kun je ook gebruiken om te standaardiseren.
6. ‘Never waste a good crisis!’: gebruik het momentum (stelselwijziging én dreigende daling van de instroom) om te standaardiseren.
7. Schoenmaker blijf bij je leest: onderwijsdirecteuren stop met het managen van de ondersteunende diensten.
8. Zorg voor de introductie van een bedrijfsmatige manier van werken; ook voor de managers.
9. Zorg voor een hogere kwaliteit van medewerkers van bedrijfsvoering.
10. Creëer ruimte voor flexibilisering; maak het niet te Stalinistisch.
11. Goed roosteren vergt hoog gekwalificeerde mensen met goede communicatieve vaardigheden.
12. Zorg dat het personeel van bedrijfsvoering kennis en affiniteit heeft met het onderwijs.
13. Organiseer aparte aandacht en verantwoordelijkheid voor ‘Running the Business’ en ‘Changing the Business’; richt Project Portfoliomanagement  en Business Procesmanagement in.

Procesoptimalisatie in het Onderwijs

Inleider de heer Edwin Zimmerman, directeur Bedrijfsvoering & Control a.i. van de Haagse Hogeschool, stelde in zijn korte betoog:
“Door teveel interne processen, die in de keten niet op elkaar afgestemd zijn, groeit de balans tussen onderwijsondersteuning en onderwijsuitvoering scheef. Alleen procesoptimalisatie die oog heeft voor onderlinge aansluiting van processtappen binnen de keten kan zorgen voor de gewenste resultaten.”

Na opnieuw een boeiende discussie werd het volgende geconcludeerd:

1. Processen kunnen alleen goed functioneren als ze strak georganiseerd zijn, er toe doen en er geen bypasses zijn. Helaas is dit in het onderwijs nog lang niet het geval (zie bij de uitvoer van de inhuur van externen). 
2. Alle aanwezigen zijn het met de stelling wel eens; er staat weinig spanning op de stelling. 
3. Om zaken goed voor elkaar te krijgen dien je het strak te sturen vanuit vertrouwen; dat zorgt er voor dat mensen hun verantwoordelijkheid gaan nemen. 
   High Trust, Low Tolerance. 
4. Noodzakelijk dat je daarvoor één bent en bestuurd wordt door een standvastig CvB met een eenduidig beleid en een RvT die de nieuwe initiatieven ondersteunt. 
5. Handel vanuit keten-denken en doe het vooral samen.
6. Richt processen Principal based in, in plaats van rule based; Waarom iets moet gebeuren is belangrijker dan Wat er moet gebeuren!

Evaluatie

De deelnemers beoordelen de Rondetafelconferentie als zeer positief. De discussies hebben de deelnemers veel ideeën opgeleverd waar men direct iets mee kan. Met name het sparren en elkaar uitdagen helpt zaken te verduidelijken. 
Daarbij werden de volgende opmerkingen geplaatst:

• Goede kennismaking met veel nieuwe collega’s uit het veld
• Veel herkenning in de thema’s; zeer interessant
• Leuke opzet; goed kunnen discussiëren, goed werkende werkvorm
• Goed voor het netwerk
• Goed mijn ideeën kunnen toetsen
• Veel nieuwe leerpunten, andere dan verwacht
• Het gevoel échte oplossingen te hebben meegekregen
• Zeer de moeite waard
• Fijn discussiëren met een homogene groep
• Fijn te merken dat we eigenlijk bij ons wel goed bezig zijn
• In grote openheid en zonder rem is er gecommuniceerd en dat is een compliment aan ons zelf

Verbetermogelijkheden:

• Ook het onderwijs aan tafel brengen en het bedrijfsleven?
• Grotere groep met kleine groepjes voor uitwerking van onderwerpen
• Wellicht beter 2 dan 3 thema’s om meer diepgang te bereiken
• Nog meer Best Practices delen door vooraf te inventariseren waar een ieder behoefte aan heeft
• Stellingen mochten rabiater    

Acties:

1. Er wordt door Arlande een deelnemerslijst met namen, emailadressen en telefoonnummers verstuurd.
2. Communiqué wordt voor publicatie rondgestuurd voor commentaar.
3. Niet alles wat is besproken wordt hierin opgenomen.

Tijdens de evaluatie werd aangekondigd dat Arlande dit soort sessies op regelmatige basis zal gaan organiseren (1 à 2 keer per jaar). Arlande heeft aangegeven binnen een half jaar hierop bij de deelnemers terug te komen. 

Deelnemers hebben aangegeven graag ook een volgende keer deel te willen nemen. Arlande houdt zich aanbevolen van de deelnemers te vernemen of zij een CvB lid bereid kunnen vinden voor het voorzitterschap en of zij een onderwerp zouden willen voorbereiden.

Arlande ziet uit naar meer van dit soort uitdagende discussies in de Rondetafelconferenties en hoopt dat een lopend vuurtje over de resultaten hiervan hen in staat zal stellen snel weer nieuwe meetings te organiseren waarbij aan het eind van de dag gezamenlijke conclusies getrokken worden waar iedereen direct in haar of zijn praktijk iets aan heeft.

Bent u directeur bedrijfsvoering in het HBO en geïnteresseerd in deelname aan toekomstige Rondetafelconferenties, neem dan contact op met Arlande.