ROC Midden Nederland biedt overzicht en gepersonaliseerde informatie met lancering informatieportaal MijN Start

October

2024

ROC Midden Nederland verzorgt met zo’n 2.000 medewerkers het onderwijs voor ongeveer 20.000 studenten. Het onderwijsaanbod is ondergebracht in 12 mbo-colleges, VAVO Lyceum en mbo voor professionals met locaties in Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein.

ROC Midden Nederland (ROC MN) beschikte over een intranet om informatie te delen met docenten en studenten. Echter, uit onderzoek bleek dat zowel medewerkers als studenten de voor hen relevante informatie niet goed konden vinden. Op het intranet stond veel informatie, maar het vinden van de juiste informatie was lastig en tijdrovend. Bovendien was het beheer op de documentatie onvoldoende belegd, waardoor de (eenmaal gevonden) informatie sterk verouderd kon zijn.

De ambitie van ROC MN was om het tij te keren en de informatievoorziening op het intranet te verbeteren. Hoe? Door een nieuw intranet te lanceren met informatie die gepersonaliseerd kan worden en door efficiënte navigatie overzichtelijk aangeboden wordt. Voor de implementatie van het nieuwe systeem riep ROC MN de hulp in van Arlande. Florian Harderwijk werd aangetrokken als Programmaleider en Elles Postma als projectleider om dit project in goede banen te leiden en te zorgen voor de realisatie van het (deel)project voor het Medewerker Portaal. Met als doel lanceren voor aanvang van het nieuwe schooljaar 2024-2025.

Hoe is nieuwe intranet tot stand gekomen?

Florian: “Het bestaande intranet biedt een traditionele navigatie, waarbij de enorme hoeveelheid aan informatie gestructureerd maar diep verzonken is. Stel je voor dat je je salarisstrook wil raadplegen. Dan ben je minimaal 6 klikken verder, voordat je deze gevonden hebt. Of je wilt een afspraak plannen binnen je dagrooster, maar je moet 2 verschillende applicaties naast elkaar leggen om te zien wat de mogelijkheden zijn. Dat is kostbare tijd die een medewerker beter kan besteden.”

De wens van ROC MN is om nieuwe docenten, medewerkers en nieuwe studenten een snelle opstart te bieden. Hoe werken de procedures? Wie is waarvan? Waar vind ik mijn rooster? Wat is het nieuws van vandaag? Om dit te realiseren moest de vindbaarheid van basale informatie sterk verbeterd worden.

Voor de implementatie van het nieuwe intranet werkte Florian intensief samen met vijf projectleiders die elk vanuit hun eigen expertise en verantwoordelijkheid hebben bijgedragen aan de beoogde informatievoorziening.

Van zoeken naar vinden

‍De gefragmenteerde informatie en onbeheerde documentbibliotheken werd in kaart gebracht, geanalyseerd en beoordeeld op kwaliteitsniveau en vervolgens gemigreerd naar het nieuwe MijN Start-Portaal. Om informatie beter te kunnen vinden, werden thema’s in het leven geroepen, die werken op basis van taxonomie. Daardoor wordt er een kwaliteitsimpuls per afdeling of onderwerp gegeven. Daarnaast kan via de zoekfunctie worden gezocht op informatie binnen verschillende omgevingen die geïntegreerd zijn met het intranet, zoals bijvoorbeeld Teams, e-mail en TopDesk. Het aantal kliks per zoekopdracht vermindert hierdoor drastisch.

MijN Start- Intranet als centraal kompas

‍Het platform MijN Start verwelkomt medewerkers en studenten als een persoonlijke gids, waarbij er altijd en overal toegang is tot relevante informatie zoals persoonlijke roosters, agenda’s, nieuws en procedures. Het fungeert als het centrale kompas binnen de organisatie, met speciale aandacht voor individuele behoeften voor efficiënte navigatie en informatiebeheer.

Florian: “Als naam van het portaal werd MijN Start gekozen, met als doel het intranet ook echt als ‘dagstart’ onderdeel te laten zijn van je werk- of lesdag. De kapitalen M & N verwijzen naar Midden Nederland. Mocht je vast willen houden aan de klassieke navigatie indeling, dan kan dat. Maar wil je zelf jouw homepage van MijN Start grondig aanpassen naar je persoonlijke informatiebehoefte, dan kan dat óók. MijN Start biedt herkenbare schoolthema’s en met behulp van de sterk geoptimaliseerde zoekmachine vind je altijd de informatie die je zoekt. Daarnaast kun je Mijn Start vullen met de onderdelen en apps die je wilt en zo indelen wat voor jou het handigst is.”

‍Digitalisering van de informatievoorziening

‍Als centrale hub verbindt dit platform medewerkers, applicaties, nieuws en documenten, waardoor een overzichtelijke en relevante werkomgeving ontstaat, vooral voor docenten en ander personeel.

Florian: “De grootste uitdaging om de migratie op gang te brengen was het mobiliseren van de redacteuren die het intranet vullen en (na livegang) bijhouden met informatie. Elles heeft in deze mobilisatie samen met het projectteam een grote rol gespeeld. Het organiseren van workshops, het gezamenlijk bespreken van de uitdagingen en kaders, het opstellen van uitgangspunten (bijvoorbeeld hoe om te gaan met vraagstukken, het plaatsen van informatie als nieuws en evenementen) en uitleg van de contentmanagement procedure is de beweging ingang gezet. Het mooie van dit project is dat we het echt samen hebben gedaan: het projectteam en de interne organisatie.“

Intranet als ondersteuning van primair proces

‍De impact van dit platform strekt zich onder andere uit tot afdelingsmanagers, die worden ontlast in het verzamelen en organiseren van informatie ter ondersteuning van hun team en het primaire proces. Hiermee wordt de wendbaarheid van de organisatie vergroot en wordt een geïntegreerde, toegankelijke digitale omgeving gecreëerd die communicatie en samenwerking optimaliseert.

Florian: “De implementatie van MijN Start pakken we aan als programma. Ik zorg voor afstemming met de vele partijen die betrokken zijn, zodat de informatie juist, compleet en geverifieerd is. Alles dient in samenhang opgetuigd te worden met daarbij een kwaliteitsimpuls aan de informatievoorziening binnen het ROC MN. Zo dragen we gezamenlijk met zijn bij aan het succes van deze implementatie.”

Elles bood ondersteuning en coördineerde deze grote verandering op meerdere vlakken, waaronder communicatie, contentmanagement, integratie van bronsystemen en beheer.

Elles: “De betrokken partijen, zowel binnen ROC MN als daarbuiten, erkennen voor zichzelf een waardevolle rol in de totstandkoming van de resultaten van MijN Start. Dit geeft een grote positieve impact op primaire proces. De medewerker is minder tijd kwijt met zoeken naar de juiste informatie en deze tijd komt toe aan het onderwijs.”

Verandering & Communicatie

‍In het onderwijs komt een verandering vaak naast de reguliere werkzaamheden.

‍Elles: “Medewerkers moeten tijd vrijmaken om met het nieuwe intranet te leren werken en content naar het nieuwe intranet te migreren. We hebben workshops en inloopspreekuren georganiseerd om de medewerkers te ondersteunen bij het werken in het nieuwe Content Management Systeem (CMS), de “achterkant” van het intranet. Deze momenten waren er ook om samen te kijken naar oplossingen bij dingen die anders werken in het nieuwe systeem. Niet alles kan 1:1 worden overgezet. Soms is het een uitdaging om te kijken naar hoe iets eerst was en hoe het in de nieuwe situatie wordt. Met elkaar in gesprek gaan en blijven is essentieel bij verandering.”

Agenda en rooster in één oogopslag

‍Als grootste voordeel van MijN Start ziet Florian de combinatie van de twee meest gebruikte tools van docenten en studenten. In MijN Start worden drie belangrijke thema’s in één oogopslag getoond:

Je Outlook agenda (afspraken en getailleerde info van les op bepaalde dag);
Je persoonlijke lesrooster;
Het nieuwsoverzicht.

Florian: “Deze weergave is uniek in onderwijsland. Hiermee is het vervelende klikken tussen je persoonlijke agenda en de rooster applicatie verleden tijd.”

Resultaat

‍De lancering van dit platform is bij aanvang van het nieuwe schooljaar ‘24- ‘25 gelanceerd. Met de inzet van Elles is er een duidelijk en kwalitatief fundament ontwikkeld waarmee de volgende fase van het project gestart kan worden. En dat is de implementatie van het Student Portaal. Programmamanager Florian begeleidt dit project met als doel om het Student Portaal in januari 2025 te lanceren.

“Onder deskundig projectleiderschap van Florian Harderwijk heeft ROC Midden Nederland tijdig en binnen budget Mijn Start voor medewerkers gelanceerd. Samen met de vakspecialisten van ROC Midden Nederland heeft Florian MijN Start succesvol geïmplementeerd. MijN Start helpt medewerkers om hun weg te vinden binnen ROC MN en is de centrale plek waar alles samenkomt. Een MijN Start voor studenten is nu in ontwikkeling.”

Nicoline Meijer, Directeur Marketing & Communicatie, opdrachtgeefster.