Hoewel veel projecten groots worden gestart, blijkt het vaak lastig om een project met goed resultaat – binnen scope en budget – af te ronden. Hetzelfde geldt voor het ontwikkelen van nieuwe producten: met veel zorg worden producten ontwikkeld, waarna na oplevering blijkt dat het product toch niet goed aan lijkt te sluiten bij de vraag.
Hoewel veel projecten groots worden gestart, blijkt het vaak lastig om een project met goed resultaat – binnen scope en budget – af te ronden. Hetzelfde geldt voor het ontwikkelen van nieuwe producten: met veel zorg worden producten ontwikkeld, waarna na oplevering blijkt dat het product toch niet goed aan lijkt te sluiten bij de vraag. Om mismatches te voorkomen, kiezen organisaties er steeds vaker voor om tijd in te ruimen voor een verkenningsfase, voordat er gestart wordt met het daadwerkelijk uitvoeren. De Design Sprint is hiervoor een hele geschikte methode. Maar hoe werkt een Design Sprint, kan je deze op afstand faciliteren en wat levert het op? Arlande nam de proef op de som en gebruikte de methode om interne processen op de schop te nemen. Lees mee met onze ervaringen!
Een korte introductie in de Design Sprint De Design Sprint is een vierdaags proces met als doel om op een snelle, en relatief goedkope, manier ideeën te genereren en deze in de vorm van een prototype te valideren bij klanten. De Design Sprint is gebaseerd op de Design Thinking methodiek en neemt deelnemers in een kort tijdsbestek mee om vanuit een ontwerpgedachte gevalideerde oplossingen te bedenken voor complexe organisatievraagstukken. Binnen Arlande hebben wij de Design Sprint ingezet om met een aantal collega’s een verbeterd product- en dienst ontwikkelingsproces neer te zetten. Gezien de COVID19-pandemie hebben wij ervoor gekozen om de eerste dag van de Design Sprint online te faciliteren en de tweede dag op locatie met het gehele sprintteam. De tweede en derde dag zijn wij vervolgens met een kleinere groep online aan de slag gegaan met de uitwerking van het prototype en het testen daarvan. Een mooie manier om het online én offline faciliteren uit te proberen dus!
Tip 1: kies het juiste vraagstuk
De Design Sprint komt het beste uit de verf als alles nog openligt. Zet de methode in voor het ontwikkelen van nieuwe producten of het inrichten van een nieuw proces en laat de creativiteit stromen!
Dag één van de Design Sprint staat volledig in het teken van het probleem in kaart brengen, het einddoel voor ogen krijgen en het focus gebied selecteren voor mogelijke oplossingen. De combinatie van de applicaties MS Teams om als team te communiceren en Mural om digitaal samen te werken vormden samen een prima digitaal alternatief. De tweede dag hebben wij bewust op locatie gedaan, omdat deze dag in het teken staat van het schetsen van mogelijke oplossingen op papier, het kiezen van het idee met de meeste potentie en uiteindelijk het samenstellen van een storyboard. Dag drie en vier – dagen die in het teken staan van het uitwerken van een prototypen en het ophalen van feedback over het prototype – hebben we online gefaciliteerd.
Onze ervaringen Hoewel je creatieve sessies natuurlijk het liefst fysiek doet, heeft het faciliteren van een online Design Sprint zeker ook voordelen. Naast de voor de hand liggende voordelen – het besparen van reistijd en de mogelijkheid om mensen te laten deelnemen uit andere landen – ervaarden wij dat de deelnemers meer focus hadden en er weinig tijd verloren ging aan onnodige discussie. De Design Sprint gaat uit van het together/alone principe: individueel aan de slag, om vervolgens alle opbrengsten samen te brengen in verschillende rondes. Zo wordt elk teamlid gehoord, maar voorkom je dat het team belandt in ellelange discussies. Niet onbelangrijk bij online sessies!
Tip 2: Stel het sprintteam zorgvuldig samen
Help de organisatie om een divers sprintteam aan te wijzen en zorg dat een directielid de rol van decider op zich neemt. Het team helpt de decider richting te geven, maar uiteindelijk is het de decider die de knopen doorhakt. De aanwezigheid van de decider zorgt voor motivatie in het team en geeft de uitkomsten van de sprint veel meer gewicht.
Een goede voorbereiding is bij een online Design Sprint essentieel. Het inrichten en testen van een online omgeving kost veel tijd. Gelukkig kan de omgeving – eenmaal ingericht – vaker ingezet worden. Bij Arlande maken wij gebruik van Mural, een online omgeving die vaak ingezet wordt bij Design Sprints. Online zijn er vele formats te vinden, die je kunt inzetten om in korte tijd de omgeving goed in te richten. Mural geeft de mogelijkheid om verschillende rechten toe te kennen aan deelnemers, en om sticky notes te schrijven en ‘op te plakken’. Daarnaast heeft Mural een prima stem functionaliteit. Het online stemmen werkt in Mural zelfs beter dan fysiek, aangezien deelnemers de stemmen pas na de stemronde te zien krijgen. Hierdoor worden mensen niet beïnvloedt door anderen, wat fysiek nog wel eens gebeurt.
Tijdens de Arlande Design Sprint merkten wij dat het nodig is om twee facilitatoren aan te wijzen, één om het team door het proces heen te begeleiden en één om de techniek te bedienen en bewaken. Het behouden van de energie is online echt een uitdaging. Hier kan samenspel tussen twee facilitators een mooie rol in spelen. Twee zien meer dan één, zeker wanneer je via een scherm moet aflezen hoe energiek het team nog is. Humor, veel kort pauzes en regelmatige afstemming tussen de facilitators hielpen hier goed bij.
Tip 3: de kracht van de retro
Vraag het sprintteam per dagdeel wat ze goed vinden gaan en waar ze zich aan storen. Mural biedt hier vele mogelijkheden voor!
Conclusie De Design Sprint is natuurlijk het leukste om met een groep mensen op een inspirerende locatie uit te voeren, maar laat je niet weerhouden om een Design Sprint te doen als het niet mogelijk is fysiek samen te komen. Het online faciliteren van een Design Sprint is echt prima te doen en ons sprintteam was na afloop erg positief over het resultaat, maar zeker ook over de ervaring. Gebruik regelmatig een retrospective om te monitoren hoe de deelnemers het proces ervaren en waar je als facilitator misschien op moet bijsturen. Doe een korte introductie van Mural vooraf en geef de deelnemers wat leuke oefeningen om vertrouwd te raken met de tool. Last but not least; het neerzetten van de juiste energie en sfeer als facilitator is essentieel voor een succesvolle Design Sprint. Blijf enthousiast en prikkel het team waar nodig, na vier dagen merk je dat dit het allemaal waard is geweest!
