ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het ondersteunt alle bedrijfsprocessen en activiteiten van een organisatie en bevat alle relevante informatie om te zorgen dat de bedrijfsprocessen kunnen worden uitgevoerd. Je kunt het dus zien als het centrale zenuwstelsel van je bedrijf. Bij het optimaal functioneren van een ERP systeem werken alle afdelingen in dezelfde tool en in verschillende modules, maar is alle benodigde informatie vrij toegankelijk. Je gaat dus je bedrijfsprocessen digitaliseren en automatiseren, zodat medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaak.
Bij Arlande hebben we al menig bedrijf bijgestaan in het implementeren van een nieuw ERP systeem. En bij alle bedrijven, van groot tot klein, horen we vooraf vaak dezelfde geluiden: “dat is toch ontzettend technisch en heel moeilijk”. Hoewel het complex klinkt, heeft Arlande bewezen dat het met de juiste methodiek en begeleiding verrassend behapbaar wordt.
Toch hebben wij ook al redelijk wat implementaties van ERP systemen zien mislukken door gebrek aan de juiste kennis en communicatie. Daarom nemen wij je graag mee in de “How To” van het succesvol implementeren van een ERP systeem. Om ervoor te zorgen dat de kracht van ERP ten volle wordt benut, steunt Arlande op zeven cruciale pijlers voor succes.
Een ERP implementatie doorloopt altijd 3 fases; het voortraject, de daadwerkelijke realisatie van de implementatie en het natraject. Tijdens deze fases herkennen we eigenlijk altijd dezelfde 7 pijlers voor succes. Deze pijlers hangen veelal met elkaar samen en moeten allemaal de juiste aandacht krijgen om uiteindelijk een succesverhaal te kunnen vertellen.
Een van de belangrijkste pijlers is het vinden van de 'why'. Laten we dieper ingaan op wat dat precies betekent.
Nog voordat de daadwerkelijke implementatie begint, is het van belang dat je als bedrijf goed in kaart hebt waarom een nieuw ERP systeem nodig is. Redenen kunnen variëren van het samenbrengen van verschillende bedrijfsonderdelen tot het aanpassen aan veranderende businessmodellen of fusies en overnames. Wat de reden ook is, uiteindelijk geloven wij dat er altijd gestreefd moet worden naar operational excellence; het optimaal inrichten van je organisatie zodat je kan excelleren in de dienstverlening voor klanten, zowel intern(medewerkers) als extern(eindklant).
Om de “why” te achterhalen heb je een sterk staaltje visie nodig en om de why vervolgens te vertalen naar de rest van de organisatie vraagt dat leiderschap. En als je de ‘why’ duidelijk hebt, is het van belang dit gedurende het gehele traject te blijven uitdragen, zodat iedereen weet waarom we het doen en wat het resultaat gaat worden of wordt.
Eenmaal gewapend met een duidelijke 'why', is de volgende stap in onze reis een gedegen voorbereiding. We starten allereerst met een inventarisatie. Zo’n inventarisatie wordt ook wel "werken onder architectuur” genoemd. Heel eenvoudig gezegd ga je met werken onder architectuur gestructureerd kijken hoe je bedrijf in elkaar steekt. Welke stappen onderneem ik allemaal om datgeen wat de klant vraagt, te transformeren naar het uiteindelijke aanbod. Wat zijn de huidige processen, hoe worden ze ingericht, en hoe werken je medewerkers er mee? Er zijn vele tools om dit in kaart te brengen en dit kan een flinke klus zijn. De professionals van Arlande weten als geen ander welke tool past bij jouw bedrijfsvoering en zetten de bouwstenen voor het systeem klaar.
Bij het in kaart brengen van je organisatie en al haar taken en subtaken, is het van belang om het eindpunt in gedachten te houden. We streven immers naar die operational excellence en daarvoor is bij start de stip op de horizon al erg belangrijk. Maar zoals we al eerder zeiden kan dat eindpunt nog ver weg lijken en hebben we tussenstops nodig om het hele proces behapbaar te maken. Het succes van de implementatie valt of staat dan ook bij het vermogen van je organisatie om zich wendbaar op te stellen. Wendbaarheid zit hem in het organiseren van de implementatie zodat de continuïteit van je bedrijf niet in het geding komt. Een manier van het organiseren van zo’n project is bijvoorbeeld door AGILE te werken. Wendbaarheid brengt ons ver, maar zonder stevige governance zou dit een schip zonder roer zijn.
Zo’n implementatie vraagt namelijk veel van je medewerkers. Je wil namelijk niet dat je medewerkers met de hakken in het zand gaan zitten, maar juist dat ze de vernieuwing gaan omarmen. De kracht van een verandering zit hem dan ook in de communicatie. Bij communicatie is het, niet in de laatste plaats, belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden binnen het project goed helder zijn. Dit kan je goed doen in een governance model. Zorg voor duidelijke taken, verantwoordelijkheden en planning en leiderschap. Bij twijfel en onvrede moeten je medewerkers ten slotte weten waar ze terecht kunnen en hun zorgen kunnen uiten.
Op een gegeven moment komt het eind van de implementatie in zicht. Dat betekent niet dat we achterover kunnen leunen. Juist niet, op dat moment is het taak om na te gaan denken over de overdracht van het project aan de interne organisatie en het trainen van de medewerkers in het gebruik van het systeem.
Het trainen van je medewerkers in het gebruik van een ERP systeem is net zo belangrijk als het systeem zelf. Het zijn tenslotte jouw mensen die met het systeem moeten werken en er het maximale uit moeten halen. Een trainingsprogramma zorgt ervoor dat medewerkers zich bekwaam en comfortabel voelen bij het navigeren door het nieuwe systeem, en dat ze de functies ervan vol vertrouwen kunnen gebruiken. Zo maken we de stap van projectfase naar lijnorganisatie soepeler en zorgen we ervoor dat de investering in nieuwe technologie daadwerkelijk bijdraagt aan de werkzaamheden.
Daarbij komt kijken dat een ERP systeem meer is dan een tool; het is een bron van data, een generator van informatie. De datastromen die door het ERP systeem vloeien, moeten met precisie worden beheerd en getransformeerd in bruikbare inzichten. Het is deze informatie die dient als strategische brandstof, die de organisatie in staat stelt om slimme, vooruitziende beslissingen te nemen en daarmee de klantbeleving altijd te overtreffen.
Het is daarom van belang om bij een transitie naar het nieuwe ERP systeem een goede datastrategie te hebben, waar datamanagement een groot onderdeel van is. Voordat er met het nieuwe systeem gewerkt wordt, is schoning nodig vanuit het oude systeem, zodat bij het overzetten van de data geen fouten worden gemaakt
In conclusie, een ERP implementatie is een strategisch proces dat nauwkeurige planning, sterk leiderschap en een heldere communicatie vereist. Het is een weg die een organisatie niet alleen efficiënter maakt, maar ook klaarstoomt voor de toekomst. Bij Arlande hebben we een breed scala aan rollen en expertises om jouw ERP implementatie te begeleiden naar een succes. Neem contact op met Edwin van Putten of Richard Deijkers en plan een verkennend gesprek.
Kenmerkend voor Edwin is dat hij werkt naar concreet resultaat door mensen in hun kracht te zetten en boven zichzelf te laten uitstijgen. Hij zorgt voor overzicht door processen te doorgronden en dit te verwoorden. Daarnaast begeleidt hij veranderingen op het gebied van digitale transformaties.
bekijk pagina