Niet meer weten waar te starten, wat je als eerste en als laatste moet doen. Een overvolle agenda, steeds maar binnenstromende e-mails en roodgekleurde takenlijst. Vragen van collega’s en een hoge administratieve last zorgden dat medewerkers van de gemeente Súdwest Fryslân de controle en het overzicht over hun werklast kwijtraakten. Het werk bleek nooit meer af, werkdagen waren daarentegen niet oneindig.
De juiste keuzes maken, focussen, bepalen wat men binnen een beperkte tijd wel of juist niet doet werd noodzakelijk. Switchen naar een andere mindset is echter niet iets wat van vandaag op morgen is gebeurd. Gelukkig valt het te leren en begeleiden. In opdracht van de gemeente werd Wouter van Rensen aangesteld om een leukere, betere en effectievere manier van werken te introduceren. Een werkwijze die ervoor zorgt dat medewerkers steeds bezig zijn met datgene wat op dat moment de meeste toegevoegde waarde oplevert.
Om het gewenste veranderproces te starten was het belangrijk geregeld fysiek met elkaar samen te werken. Bij de introductie van de nieuwe werkwijze was dit door de destijds net uitgebroken COVID-19 pandemie niet mogelijk. De linich wurkje reis is daarom online, via Microsoft Teams, afgetrapt en kon op sommige momenten in Corona-opstelling in Sneek worden doorgezet.
Wouter begeleidde de teams Dienstverlening en Belastingen tijdens de introductie van deze nieuwe werkwijze. Zowel individueel als in teamverband werden bijeenkomsten georganiseerd om het nut en de noodzaak te duiden. Gezamenlijk werden de kaders geschetst en verantwoordelijkheden dieper in de overheidsinstelling belegd. Er werden aanvoerders (in plaats van product owners) aangesteld om het teamgevoel te stimuleren. In het wekelijkse aanvoerdersoverleg werden inhoudelijke taken van de verschillende clusters besproken en zorgde Wouter ervoor dat zowel samenwerking als processen goed op elkaar aansloten.
Door gezamenlijk een richting en het grotere doel van een taak of project te bepalen, weten de teams Dienstverlening en Belastingen nu een duidelijke opdracht te omlijnen. Hierdoor kunnen de clusters eenvoudig bepalen of datgene wat gevraagd wordt binnen hun kaders valt of aansluit op veranderende omstandigheden. Werkachterstanden worden voorkomen en prioriteiten gevolgd. Dit inzicht was hard nodig en gaf een boost in de gezamenlijke aanpak.
De transformatie helpt de medewerkers van de teams Dienstverlening en Belastingen om te beoordelen wat er op hun bordje ligt, waar ze staan en wat de hoogste prioriteit heeft. De nieuwe manier van werken geeft inzicht in afspraken voor de komende week, verbetert continu processen en speelt in op gewijzigde omstandigheden. Door wekelijks niet alleen vooruit, maar ook terug te kijken leren de medewerkers van werkzaamheden of situaties, hebben ze weer grip op hun taken en ronden zij deze eerst af voordat ze aan iets nieuws beginnen.
Toen eenmaal duidelijk was dat linich wurkje zorgt voor kwalitatieve groei, zagen de teams in dat deze methode hen kon helpen om te verbeteren. Door heel bewust het proces te scheiden van de inhoud, wordt de introductie van deze transformatie binnen team Belastingen gezien als een groot succes. Inmiddels wenst de gemeente Súdwest Fryslân deze innovatieve werkwijze in de hele organisatie door te voeren. Binnen team Dienstverlening wordt immers ook al succesvol op deze wijze gewerkt. Ook de directie is hier enthousiast over en zal binnenkort de eerste stappen zetten om dit tot uitvoering te brengen.
Mijn opdrachtgevers beschrijven mij als een innovatieve en pragmatische “doener” die samen met de gehele organisatie en de opdrachtgever het gewenste resultaat behaald. Ik help al bijna 20 jaar organisaties met het oplossen van hun business transformatievraagstukken en/ of het implementeren van Agile manier van werken. De laatste jaren heb ik focus op het laten excelleren van organisaties door ze wendbaar te maken (Een wendbare organisatie is een organisatie die zo flexibel is dat er snel ingespeeld kan worden op de vragen van nu). Deze transformaties gaan vaak over de assen van Mens & Motivatie, Cultuur & Leiderschap, Visie & Strategie, Organisatieontwerp & Besturing, Proces en Technologie.
bekijk pagina