Helder overzicht biedt Hoornbeeck College inzicht in Informatievoorziening

January

2018

Het Hoornbeeck College is een reformatorische school voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) met vestigingen in Amersfoort, Apeldoorn, Goes, Gouda, Kampen en Rotterdam. De school maakt deel uit van de Stichting voor Onderwijs op Reformatorische Grondslag (SORG).

Welke applicaties hebben we nu eigenlijk allemaal? Wat is de kwaliteit van deze applicaties? En welke applicaties, die onze processen op een juiste manier kunnen ondersteunen, missen we? Dat is het inzicht waarnaar het Hoornbeeck College op zoek was. John Onion van Arlande werd aangesteld als informatiemanagement consultant om het ICT- en Informatiebeleidsplan vorm te geven.

Informatie ophalen en structureren

‍John hanteerde een pragmatische aanpak van gesprekken en workshops om zo de bestaande situatie in kaart te brengen en te komen tot een nieuw ICT- en Informatiebeleidsplan. Met als doel om een portfolio van projecten samen te stellen.

Een overzichtelijke beschrijving van de bestaande voorzieningen in termen van processen, applicaties en data heb je niet zomaar. Het is noodzakelijk om de huidige processen in kaart te brengen en een kwaliteitstoetsing uit te voeren van de gebruikte applicaties die deze processen ondersteunen.

“Arlande heeft bewezen een deskundige en bevlogen adviseur te zijn. Binnen de kaders is het eindresultaat behaald!"

Adriaan Otte, Informatiemanager bij Hoornbeeck College

Vier voordelen van een helder informatiebeleidsplan

‍Het Hoornbeeck College had een helder doel voor ogen. Ze wil:

Eigenaarschap van gegevens, applicaties en processen
Tijdige beschikbaarheid van gegevens
Een eenduidig beeld van het uitvoerend onderwijs en ondersteunende diensten
Een goede onderlinge agenda afstemming

Inzicht in gewenste en noodzakelijke nieuwe applicaties

‍Naast het in kaart brengen van de informatiearchitectuur en het kwantitatief en kwalitatief beoordelen van de in gebruik zijnde applicaties wil het Hoornbeeck College inzicht in ontbrekende applicaties die de processen in de toekomst op een juiste manier kunnen ondersteunen.

Hiervoor ging John sparren met een vaste beperkte groep van specialisten en gebruikers. Aan de hand van beproefde checklists en ‘schematische concept platen’ werd het bestaande en gewenste ICT- en applicatielandschap in kaart gebracht. Om zo een stip op de horizon te zetten en de weg ernaartoe in hapklare brokken aan te pakken. Allereerst werd het bedrijfs- en procesmodel van Hoornbeeck vastgesteld. Vervolgens werden specialisten en direct betrokkenen gevraagd de kwaliteit van de applicatie te beoordelen. Zo konden de applicaties op het procesmodel met kwaliteitsindicatie worden gepositioneerd.

Het resultaat

Het resultaat betreft een gedragen ‘schematische weergave’ van de gebruikte processen, gebruikte applicaties, applicatiekwaliteit en managementinformatie binnen Hoornbeeck College. Een gedragen en communiceerbaar product door zowel uitvoerend onderwijs, ondersteunende diensten als het College van Bestuur. Deze opgeleverde producten vormen de basis voor een nader te bepalen projectenkalender die regie op projectmanagement stimuleert.