Rijnbrink professionaliseert ICT-diensten om bibliotheken nog beter te ondersteunen

June

2024

Rijnbrink is een Provinciale Ondersteunings Instelling (POI) voor de provincies Gelderland en Overijssel. Zij ondersteunen bibliotheken, cultuurorganisaties, onderwijsinstellingen en muziekverenigingen met behulp van de subsidie die zij daarvoor krijgen van de beide provincies. Daarnaast leveren zij diensten aan bibliotheken en andere organisaties, zoals Personeels- en Salarisadministratie, Financiën en ICT.

Met de ambitie van bibliotheken om landelijk van 4 miljoen leden naar 8 miljoen klanten/bezoekers te gaan, hoort een dienstverlening die past bij de evoluerende behoeften van de bibliotheken. Maar met verouderde werkwijzen en een gebrek aan stabiel leiderschap, was Rijnbrink op zoek naar een ervaren manager voor de afdeling Digitalisering en Informatievoorziening. Bij Arlande vonden zij Huub Overbeek die de uitdaging vastberaden aan ging.

Van ict helpdesk naar betrouwbare partner

‍Als teamleider Digitalisering & Informatievoorziening (a.i.) bij Rijnbrink, werd Huub geconfronteerd met een afdeling die dringend behoefte had aan heroriëntatie. De afdeling, bestaande uit een servicedesk, technisch IT-beheer, functioneel beheer Bibliotheeksysteem en ERP-systeem en informatiemanagement, stond voor een reeks uitdagingen. De kwaliteit van de dienstverlening was ondermaats, de continuïteit was niet gegarandeerd, en de tevredenheid van klanten was laag.

Huub presenteerde een duidelijke visie om minder nadruk te leggen op operationele aspecten en in plaats daarvan bibliotheken te ondersteunen als partner op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. Maar om deze uitdaging te realiseren moest Huub daadkracht tonen, zonder de menselijkheid te verliezen.

Het uitbesteden van ICT via een Europese aanbesteding

‍Een van de grootste uitdagingen was het uitbesteden van het technische IT beheer. Eerdere adviezen hadden het al geconcludeerd en diverse (interim-)managers hadden zich hieraan gewaagd, maar het uitfaseren van 7 interne medewerkers bleek geen eenvoudige opgave. Met scherp inzicht in de noodzaak van verandering en vastberadenheid om resultaten te behalen, nam Huub de leiding om deze transformatie door te zetten. Dit resulteerde in het uitfaseren van eigen personeel en het starten van een Europese aanbesteding voor het contracteren van een professionele IT-partner.

Een van de meest opmerkelijke aspecten van deze beslissing was de begripvolle manier waarop de betrokken werknemers van IT-beheer reageerden. Zelfs diegenen die al meer dan achttien jaar bij het bedrijf werkten, toonden begrip voor de noodzaak van verandering.

Huub merkte op:

"Ik ben zelfs bedankt voor het geven van een duwtje in de rug, en er zijn prachtige nieuwe uitdagingen voortgekomen uit deze veranderingen. Daar ben ik wel echt trots op."

Verbeterde informatievoorziening draagt bij aan positieve klantbeleving

‍Met de versterking van Martijn Westland en William Wubben van Arlande is gestart met het op tactisch en strategisch niveau ondersteunen van de bibliotheken. Daar bleek grote behoefte aan te zijn: de nieuw ontwikkelde aanpak om te komen tot informatieplannen werd enthousiast ontvangen.

Deze nieuwe initiatieven brachten Rijnbrink een stap dichter bij de positie van partner op het gebied van digitalisering en informatievoorziening. We schreven er al eerder over in deze case.

Hoe staat het er nu voor

‍Dankzij de inspanningen van Huub en zijn team heeft Rijnbrink significante vooruitgang geboekt in het ondersteunen van bibliotheken bij hun informatievoorziening. Waardoor de toegevoegde waarde van Rijnbrink voor de klant direct is vergroot.

Daarnaast is de interne organisatie een stuk effectiever en slimmer ingericht met meer oog voor de klantbeleving. Bovendien is er een belangrijke stap gezet door het besluit om het IT-beheer extern uit te besteden, waardoor de continuïteit van de dienstverlening veel beter is geborgd. Deze resultaten vormen een stevige basis voor verdere groei en innovatie.

“Huub zorgde voor daadwerkelijke verandering, zonder de menselijke maat, waar Rijnbrink voor staat, te verliezen. De stappen die we op de afdeling digitalisering en informatievoorziening door Huub hebben kunnen zetten, zou ik graag ook op andere afdelingen zien.”

Bernard Fransen, bestuurder Rijnbrink

Resultaat

‍Terwijl Huub vertrekt, draagt hij ‘zijn’ afdeling over aan de nieuwe manager. De vooruitgang die is geboekt onder zijn leiderschap biedt een solide basis voor de toekomstige groei en verbetering van de organisatie. Nu de taak aan Rijnbrink om de ingezette koers te handhaven, met een sterke focus op het realiseren van de ambitie om bibliotheken als partner te ondersteunen en de marktpositie van Rijnbrink te verstevigen.