NHL Stenden optimaliseert onderwijslogistieke processen

Inzicht in voortgang van studenten

Sinds 2018 bundelen NHL Hogeschool en Stenden Hogeschool hun krachten. Sindsdien gaan zij gezamenlijk verder als één nieuwe hogeschool: NHL Stenden. Dit nieuwe opleidingsinstituut biedt binnen 14 academies en met ruim 2.500 medewerkers onderwijs aan circa 25.000 studenten.

De dienst Onderwijslogistiek en Studentondersteuning houdt zich bezig met het harmoniseren en optimaliseren van onderwijslogistieke processen. Namens Arlande heeft Romy Schoordijk deze dienst mogen ondersteunen tijdens de behoeften inventarisatie, aanbesteding, implementatie en realisatie van het studenten- en docentendashboard en app, inclusief studiecoachmonitor. Romy startte met deskresearch, voerde marktonderzoek uit en sprak met verschillende stakeholders. Daaruit bleek onder andere dat de wensen van NHL Stenden niet in een bestaande applicatie gevangen konden worden. Door een nieuwe applicatie te bouwen, wenst het team studenten, docenten en studiecoaches te ondersteunen door sneller inzicht en overzicht te creëren.

“Zodra we wisten wat de wensen waren, ontstonden al mooie ideeën voor de uitwerking van een eigen applicatie. In overleg met de afdeling Inkoop hebben we onderzocht of we de applicatie die we voor ogen hadden wellicht zelf konden (laten) ontwikkelen. In eerste instantie hebben we ons gericht op een aanbesteding rondom de studiecoaches. Dat was een bewuste keuze, omdat - naast dat ze informatie uit verschillende bronnen moeten halen en daardoor inzicht en overzicht misten - tijdens de COVID-19 periode veel studenten buiten beeld raakten. Studentwelzijn kwam steeds hoger op de agenda te staan, terwijl het lastig was om zicht te houden op hoe het met studenten ging en waar ze zich in het studieproces bevonden.”

Romy Schoordijk, projectmanager bij Arlande

Gefaseerde applicatieontwikkeling

In een klein team is de basis aanbesteding uitgewerkt, welke vervolgens werd getoetst bij collega’s van verschillende afdelingen. Op de uiteindelijke aanbesteding hebben zich twee partijen ingeschreven. De verschillen waren niet groot, waardoor het cruciale weegpunt op een optimaal partnership kwam te liggen.

De ontwikkeling van een eigen applicatie was voor NHL Stenden nieuw. Om het traject behapbaar te houden is besloten om een fasering aan te brengen in de applicatieontwikkeling. Het team dat Romy mocht ondersteunen is gestart met de studiecoachmonitor en stelde als optie om door te ontwikkelen richting een dashboard voor studenten en docenten. In de studiecoachmonitor kunnen de studiecoaches de voortgang van iedere student inzien, notities vastleggen en afspraken met studenten maken. Deze nieuwe tool helpt studiecoaches om het welzijn van studenten in beeld te brengen en houden, waardoor studenten beter begeleid worden in het studieproces.

Verbinding als kracht

Zodra de aanbesteding was afgerond, switchte Romy van rol en startte zij als product owner van de studiecoachmonitor. In samenwerking met het team en onder begeleiding van de applicatieontwikkelaar is zij gestart met de inrichting van de applicatie. Tegelijkertijd is binnen NHL Stenden een klankbordgroep opgericht om de behoeften van studiecoaches te blijven monitoren en waar nodig bij te sturen. Ook werden meerdere vormen van communicatie (presentaties, video’s, nieuwsbrieven en zelfs een implementatietour voor iedere academie) opgestart om zoveel mogelijk de verbinding op te zoeken met studiecoaches en andere stakeholders.

Resultaat

“Door de inzet van Romy kreeg de ontwikkeling van onze applicatie een mooie versnelling. In slechts vier maanden tijd hebben we het hele aanbestedingstraject doorlopen. We hebben er bovendien bewust voor gekozen om veel input op te vragen en anderen mee te laten denken. Van studiecoaches, studenten en docenten tot collega’s van de afdeling IT of het Studentsuccescentrum. Daardoor verloopt de adoptie van de applicatie nu heel soepel. Door het proces samen met de studiecoaches aan te gaan konden wij van ieders input leren en hadden de zij de mogelijkheid om de uiteindelijke applicatie mede te beïnvloeden.”

Esther Siboni, Programmamanager bij NHL Stenden

Een groot deel van de studiecoaches heeft kort na de livegang van de applicatie ingelogd om te ontdekken hoe het werkt. Terwijl de doorontwikkeling van de applicatie nog voort zal blijven duren, richt de dienst Onderwijslogistiek en Studentondersteuning zich ook op het vervolg: het studentendashboard. Dit dashboard zal tijdens de studiestartweek in het najaar van 2023 gelanceerd worden. Zodra dit is gerealiseerd kan een samenwerkingsfunctie tussen beide applicaties gebouwd worden, waardoor de verbinding tussen student en studiecoach wordt versterkt.

Het studentendashboard geeft in één oogopslag de betrokken studiecoach, eventuele afspraken, notities, studievoortgang en roosterinformatie weer. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om informatie vanuit Blackboard (het leermanagementsysteem van NHL Stenden) op te vragen. Om de studiecoachmonitor en het studentendashboard optimaal te laten samenwerken, wordt een koppeling gemaakt tussen de student en studiecoach. Tijdens de inventarisatie werd al gauw duidelijk dat studenten binnen sommige academies geen studiecoach toegewezen hebben gekregen. Mede door deze ‘simpele’ stap is het eerste, belangrijke aandachtspunt in het bevorderen van het studentenwelzijn gezet.

Zodra de koppeling is gemaakt kunnen allerlei signaleringsmogelijkheden worden geactiveerd. Denk hierbij aan een seintje op het moment dat een studiecoach een student al een tijd niet gesproken heeft, de student al langere tijd geen resultaten of juist een diploma behaald heeft. Wanneer ook het studentendashboard succesvol is gelanceerd, zal de dienst Onderwijslogistiek en Studentondersteuning zich in 2024 gaan richten op de ontwikkeling van een docentendashboard. Romy is hierbij niet meer betrokken, aangezien zij in het voorjaar van 2023 toen haar zwangerschapsverlof startte afscheid heeft genomen van NHL Stenden.

‍