Rijnbrink verbetert informatievoorziening voor bibliotheken

March

2024

Rijnbrink ondersteunt als Provinciale OndersteuningsInstelling (POI) bibliotheekorganisaties in Gelderland en Overijssel. Met de ondersteuning aan bibliotheken helpen ze bibliotheken om invulling te geven aan hun maatschappelijke opgaven. Daarnaast ondersteunt Rijnbrink muziekverenigingen in beide provincies door onder andere uitleen van bladmuziek en ondersteunt het de cultuureducatie in de plattelandsgemeenten in Overijssel. Hun ambitie? Professioneel ingerichte bibliotheekorganisaties. Daarvoor is een optimaal bedrijfsproces nodig met goede informatiestromen. Maar wat doe je als de informatievoorziening versplinterd is belegd? En niet duidelijk is hoe en waar processen zijn geregeld en vastgelegd? Precies, dan schakel je de hulp van Arlande in.

Digitalisering vraagt om vastgelegde processen

Vanuit de bibliotheken die Rijnbrink ondersteunt werd de wens om te digitaliseren de laatste jaren steeds luider. Dat gaat niet zomaar, de basis moet op orde zijn. En daar wringt de schoen; de bibliotheken hadden een versplinterde informatievoorziening en het was vaak niet goed te herleiden waar en hoe bepaalde processen geregeld en vastgelegd waren.

Als POI pakte Rijnbrink deze taak graag op. Samen met Arlande ging zij aan de slag om de bibliotheken te helpen met de gewenste digitalisering en het verbeteren van hun informatievoorziening.

Vanuit Arlande werden William Wubben en Niels van Duin ingeschakeld om Rijnbrink te helpen. William nam als projectleider de organisatie en uitvoering op zich. Niels was als informatie architect verantwoordelijk om de modellen en theorieën vorm te geven. Samen organiseerden zij workshops bij verschillende bibliotheken en constateerden zij overkoepelende thema’s voor Rijnbrink.

Start met inzicht in de huidige informatievoorziening

De aanvankelijke planning van het geven van de workshops aan 5 verschillende bibliotheken bleek al gauw te voorzichtig. Want na een succesvolle pilot workshop bij stichting Fundament Losser, waren alle betrokken bibliotheken in Overijssel enthousiast en zijn de workshops na verdere optimalisatie bij alle aangesloten bibliotheken en hun stakeholders ingepland.

William en Niels ontwierpen een workshop op basis van de bewezen CIM (corporate informatie management) methodiek van Arlande om de huidige situatie te analyseren. Tijdens deze sessie werden alle processen en bijbehorende applicaties in kaart gebracht. Niels plotte deze geïdentificeerde processen en applicaties op het opgestelde organisatiecanvas, zodat de huidige situatie in 1 oogopslag en in 1 model zichtbaar is.

Tijdens de eerste workshop verzamelden William en Niels de data, waarna ze deze analyseerden om vervolgens een uitgebreide roadmap voor de verbetering van de bedrijfsprocessen op te stellen. In een vervolgworkshop identificeerden ze specifieke actiepunten en projecten, waarbij de stakeholders en bestuurders de kans kregen om prioriteiten te stellen en een actieplan te maken voor de toekomst.

Overkoepelende thema’s geïdentificeerd, voor ontwikkeling nieuwe dienstverlening

Naast de ontwikkeling van de workshops om de bibliotheken direct te ondersteunen, had de opdracht nog een 2e drijfveer. Rijnbrink loopt op dit moment op onderdelen achter met haar aanbod van dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering, waardoor bibliotheken eerder voor een alternatief kiezen. Voor Rijnbrink dus de uitgelezen kans om de uitkomsten van de workshops te analyseren en de overkoepelende thema’s uit te werken tot nieuwe dienstverlening. Thema’s zoals financiële dienstverlening, digitaal samenwerken of contractmanagement. William en Niels hebben uit de uitkomsten van de workshops de 4 grootste ontwikkelingen op processen geïdentificeerd en gepresenteerd aan Rijnbrink. Aan Rijnbrink de taak om op deze 4 thema’s nieuwe diensten te ontwikkelen.

Enthousiaste reacties

Het resultaat van het werk van William en Niels is als heel waardevol gebleken. De medewerkers van de bibliotheken hadden echt het gevoel dat ze concrete dingen hadden geleerd en de uitkomst van de workshops gaf de bibliotheken een hele duidelijke richting om mee aan de slag te gaan.

William: “Vaak begonnen deelnemers sceptisch aan de dag, denkend: 'Wat gaan we vandaag nou eigenlijk doen?' Maar na vier uur verlaten ze de ruimte vol energie omdat ze veel nieuwe inzichten hebben opgedaan. Deze inzichten zijn vaak zelfs waardevoller dan het informatieplan zelf. Wij vatten alles samen, voeren een analyse uit en trekken conclusies.”

Veel bibliotheken hebben nu al plannen gemaakt om aan de slag te gaan met de verbeterslagen die uit het bedrijfscanvas en de getrokken conclusies zijn gekomen. Zij gaan nu met veel plezier en vertrouwen de uitdaging aan.

“Met de veelheid aan maatschappelijke taken heeft de informatievoorziening niet de primaire aandacht bij bibliotheken. Terwijl het cruciaal is voor een optimaal bedrijfsproces. William en Niels helpen vanuit Rijnbrink de bibliotheken om de volgende stap te zetten in hun ontwikkeling”

Bernard Fransen, bestuurder Rijnbrink

Resultaat

Tevens hebben diverse grote bibliotheken de wens uitgesproken om het bestaande bedrijfscanvas nu verder te laten ontwikkelen tot een procesmodel. William en Niels pakken dit de komende tijd op, met als doel dat Rijnbrink het in de toekomst zelf kan overnemen.

Met de geïdentificeerde behoeften op de overkoepelende thema’s kan Rijnbrink zelf aan de slag. Op naar nieuwe diensten, die de bibliotheken verder ondersteunen. Vanuit Arlande worden de werkzaamheden afgebouwd en worden interne medewerkers van Rijnbrink getraind om de way of working zelf over te nemen.