Van papieren boek naar optimale website: de business transformatie van VacanSoleil

March

2023

VacanSoleil is al ruim 50 jaar thuis in de wereld van (luxe) campingvakanties. De marktleider in Europa biedt jaarlijks aan meer dan 500.000 vakantiegangers een fijne tijd in één van de 20 aangesloten vakantielanden.

Kentering in de vakantiebranche

Door de veranderingen van papieren boek naar website en ontwikkelingen op het wereldwijde web was VacanSoleil een voorloper om haar organisatie om te turnen van ontzorgende vakantie aanbieder naar een slim ingerichte en gestructureerde IT organisatie. Een op algoritmen gebaseerde website werd ontwikkeld waarbij op basis van de beschikbaarheid en de filters van de klant de optimale vakantie werd gepresenteerd en vervolgens kon worden geboekt. Hierdoor verdween het vakantieboek en kwam de computer als vervanging.

“Al scrollend op zoek naar een geschikte vakantie, dat was de nieuwe realiteit. VacanSoleil kwam er al snel achter dat je website nog zo mooi kan zijn, terwijl de resultaten uitblijven. De meest belangrijke succesfactor was en is een goed onderliggend IT systeem. Pas dan kun je de beschikbaarheid en prijzen met elkaar laten matchen. Arlande werd gevraagd om de overgang naar een nieuwe IT structuur procesmatig te begeleiden, evenals een nieuwe website, het achterliggende back-office systeem, de infrastructuur en de benodigde IT-organisatie. Steeds meer werd duidelijk dat het belang van een wendbare VacanSoleil organisatie daarvoor onvermijdelijk was”.

- Wouter van Rensen, business transformatie lead bij Arlande

Van directief naar zelfsturend

Om continu in te kunnen inspelen op veranderende wensen en eisen bleek de Agile way of working geschikt. Deze vernieuwde manier van denken, werken en organiseren stelde VacanSoleil in staat om snel en effectief in te spelen op interne en externe aanpassingen. Vanuit zes overkoepelende thema’s (drivers) werd stapsgewijs een nieuwe visie en strategie in samenwerking met de directie opgesteld. Zo werden cultuur en leiderschap, visie en strategie, proces, medewerkers en motivatie, technologie, organisatie ontwerp en besturing stuk voor stuk afgepeld.

Vanuit deze filtering ontstonden voor iedere driver eigen onderwerpen en kenmerken. Een belangrijke - en vanuit VacanSoleil gewenste - verandering lag in de transformatie van dicterend naar faciliterend leiderschap. Er werd aan de cultuur geschaafd, Wouter is met verschillende leiders in gesprek gegaan en heeft een aantal leiderschapstrainingen gegeven. Ook heeft hij scrum masters opgeleid en product owners begeleid om gezamenlijk de transitie naar een wendbare organisatie in gang gezet.

Resultaat

Wouters rol binnen VacanSoleil was strategisch uitvoerend. Hij implementeerde een hands-on strategie en begeleidde de uitvoering ervan binnen de organisatie. Tevens rapporteerde hij iedere twee weken over de voortgang aan de directie.

In totaal begeleidde Wouter in anderhalf jaar tijd VacanSoleil naar een wendbare organisatie. Voordat hij hiermee startte maakte hij op alle lagen binnen de organisatie duidelijk waarom deze beweging noodzakelijk was voor de toekomst van VacanSoleil. Hij vroeg commitment van iedereen en nodigde medewerkers uit om samen deze reis te maken. Dit bleek de rode draad om een ieder te binden en verbonden te houden aan de transformatie. Het voorkwam zelfs onverwachte obstakels.

“Terugkijkend was onze wens om wendbaar te worden gebaseerd op één van de zes drivers: technologie. Wouter zag het grotere geheel en wist ons van begin tot eind mee te nemen en te begeleiden. Hij heeft ons veel geleerd, maar zorgde ook altijd voor veel plezier tijdens onze samenwerking”.

- VacanSoleil