ZAAM: Informatiemanagement als bouwsteen voor regie in de aansturing van IT

Van inrichtingsadvies naar uitvoering

Om focus te houden op het resultaat heeft hij een plan van aanpak opgesteld om het informatiemanagement binnen ZAAM verder vorm te geven. Hierbij heeft Marc een plateaugerichte aanpak gevolgd waarbij rekening wordt gehouden met een volgorde die het meest bijdraagt aan de doelen van ZAAM. Binnen de theorie van het 9-vlaksmodel is door Arlande voorgesteld om vanuit de operationele situatie, gevolgd door het verbeteren van het verandermanagement, toe te werken naar het strategisch richten van de IT-organisatie. Hierdoor wordt eerst aandacht gegeven aan het op orde brengen van de van IT op de werkvloer en in het primaire proces en ontstaat er rust. Tijdens de uitvoering van het plan heeft Marc regelmatig de voortgang gerapporteerd aan het managementteam van ZAAM Diensten, zodat draagvlak geborgd blijft.

Resultaten

‍Operationeel

In het eerste plateau is Marc gestart met de aanscherping van de samenwerking met externe leveranciers en het servicegerichter maken van de IT-operatie. Samen met het team heeft hij een IT-Producten & Diensten Catalogus opgesteld. Deze is door het managementteam van ZAAM Diensten vastgesteld als standaard voor de verdere professionalisering van de overige dienstverlening van ZAAM Diensten. Vervolgens heeft Marc een lijst met kernapplicaties samengesteld en inzicht gegeven in de samenhang van het applicatielandschap. Om verdere uitvoering te geven aan het Click-Call-Face principe heeft het IT-team een servicepagina gemaakt met o.a. veel gestelde vragen, handleidingen en project-updates. De profielen van de benodigde medewerkers in vaste dienst zijn door Marc volgens het inrichtingsadvies opgesteld en de werving is gestart. Recent zijn twee nieuwe IT-medewerkers in vaste dienst aangenomen en ingewerkt. Hiermee is het team weer toekomstbestendig gemaakt.

Verandermanagement

In dit tweede plateau zijn verschillende ZAAM-brede IT-projecten opgepakt en afgerond, waaronder de gezamenlijke inzet van een roosterapplicatie en het digitaal aanmelden van nieuwe leerlingen. Om meer grip te krijgen op het wijzigingsproces heeft Marc een voorstel gedaan voor de inrichting van een wijzigingscommissie. Deze is ingesteld voor gezamenlijke besluitvorming over wijzigingen in de IT-dienstverlening. Met de vaststelling van het nieuwe Normenkader Informatiebeveiliging voor Funderend Onderwijs is door Marc de samenwerking met de Adviseur Informatiebeveiliging & Privacy en de Functionaris Gegevensbescherming geïntensiveerd.

Strategisch richten

In het derde plateau is voor de ZAAM-brede borging van de IT-beleidslijnen door Marc aansluiting gezocht bij de portefeuillegroep Bedrijfsvoering. Daarnaast heeft hij samen met de Concerncontroller de referentiearchitectuur FORA ‘verZAAMd’ om deze beter te laten aansluiten bij de ZAAM-organisatie. Dit leidde tot inzicht en het spreken van een gemeenschappelijke taal over functies, processen, informatie en data. Aan de hand van de FORA zijn door Marc een aantal IT-beleidsuitgangspunten voorgesteld en ter besluitvorming in het managementteam gebracht. Samen met een Controller heeft Marc de basis van de managementinformatie op orde gebracht en heeft hij het toegangsbeleid tot de IT-middelen verder uitgewerkt. Als laatste heeft hij de uitgangspunten voor de inrichting en het gebruik van AFAS geherdefinieerd.

“Tijdens de uitvoering heb ik alle ruimte gekregen om de koers en volgordelijkheid te bepalen van deze opdracht. Het heeft mij veel voldoening gegeven dat in zo’n korte tijd zo veel is bereikt”

Marc, kwartiermaker Informatiemanagement

“Marc heeft in dit proces een leidende rol gepakt op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Dit proces is voor het onderwijs nieuw en vraagt blijvende aandacht.”

Annalies Zwart, directeur ZAAM Diensten

‍

‍