ZAAM Diensten werkt vanuit een afdeling Advies en een afdeling Service:
Advisering en beleidsontwikkeling vindt plaats vanuit de afdeling Advies. De voortbrenging van de afgesproken diensten en regie daarop vindt plaats vanuit de afdeling Service. Het IT-team, bestaande uit 2 medewerkers in vaste dienst, is vertrokken en tijdelijk vervangen door ingehuurd personeel. ZAAM wil een heldere visie ontwikkelen op de organisatie van de informatievoorziening en meer specifiek, de rol van informatiemanagement en heeft Arlande om advies gevraagd. Arlande heeft daarop een aantal workshops georganiseerd en een adviesrapport opgesteld. ZAAM Diensten wil concrete stappen maken met het advies en de aanbevelingen van Arlande om het informatiemanagement aan te pakken en heeft Marc Janssen aangesteld als interim Informatiemanager.
Marc geeft aan: “Het informatiemanagement van ZAAM Diensten was niet georganiseerd en dat leidde tot gebrek aan sturing, regie en leiderschap in de aansturing van IT en onduidelijkheid over de rol en het mandaat in het applicatielandschap. In mijn rol als interim Informatiemanager was het mijn doel om een fundament te leggen voor deze sturing en regie. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van de IT-operatie".
Voor ervaren interimmanager Marc Janssen was de vraag van ZAAM Diensten helder: “Ik bouw de IT-organisatie en help daarnaast met een aantal operationele uitdagingen”. De stretch om op bestuurlijk en operationeel niveau bezig te zijn is voor hem gesneden koek en precies waar hij graag zijn meerwaarde laat blijken.
Marc heeft door middel van interviews met stakeholders achterhaald wat de ontwikkelruimte in de organisatie was en heeft in het managementteam de rol en meerwaarde van informatiemanagement binnen een voortgezet onderwijsinstelling verduidelijkt. Dit gaf perspectief en draagvlak voor de inrichting van informatiemanagement. Met behulp van een volwassenheidsmodel heeft hij de organisatie geadviseerd over het ambitieniveau rekening houdend met de ambitie van ZAAM en de omvang van het beoogde IT-team.
Bij de inrichting van IT-organisaties gebruikt Arlande vaak het 9-vlaksmodel van Maes. Dit model koppelt de besturingsdomeinen aan de besturingsniveaus en maakt inzichtelijk waar IT-functies geplaatst wordt en wie met wie communiceert waarover. In zijn inrichtingsadvies heeft Marc dit 9-vlaksmodel als referentie gebruikt. Daarnaast heeft hij aansluiting gezocht bij het ontwikkelperspectief van ZAAM Diensten met integrale advisering aan scholen en College van Bestuur vanuit de afdeling Advies en levering van standaard diensten vanuit de afdeling Service.
Voor IT betekent dit dat de afgesproken IT-producten worden voortgebracht door de Serviceafdeling en dat Informatiemanagement, Informatiebeveiliging, Advies en Projectmanagement worden uitgevoerd door de afdeling Advies. Om alle stakeholders te betrekken werd het inrichtingsadvies toegelicht aan het managementteam, het College van Bestuur en de Portefeuillegroep Bedrijfsvoering. Het advies werd in zijn geheel overgenomen en Marc startte met de implementatie.
Om focus te houden op het resultaat heeft hij een plan van aanpak opgesteld om het informatiemanagement binnen ZAAM verder vorm te geven. Hierbij heeft Marc een plateaugerichte aanpak gevolgd waarbij rekening wordt gehouden met een volgorde die het meest bijdraagt aan de doelen van ZAAM. Binnen de theorie van het 9-vlaksmodel is door Arlande voorgesteld om vanuit de operationele situatie, gevolgd door het verbeteren van het verandermanagement, toe te werken naar het strategisch richten van de IT-organisatie. Hierdoor wordt eerst aandacht gegeven aan het op orde brengen van de van IT op de werkvloer en in het primaire proces en ontstaat er rust. Tijdens de uitvoering van het plan heeft Marc regelmatig de voortgang gerapporteerd aan het managementteam van ZAAM Diensten, zodat draagvlak geborgd blijft.
In het eerste plateau is Marc gestart met de aanscherping van de samenwerking met externe leveranciers en het servicegerichter maken van de IT-operatie. Samen met het team heeft hij een IT-Producten & Diensten Catalogus opgesteld. Deze is door het managementteam van ZAAM Diensten vastgesteld als standaard voor de verdere professionalisering van de overige dienstverlening van ZAAM Diensten. Vervolgens heeft Marc een lijst met kernapplicaties samengesteld en inzicht gegeven in de samenhang van het applicatielandschap. Om verdere uitvoering te geven aan het Click-Call-Face principe heeft het IT-team een servicepagina gemaakt met o.a. veel gestelde vragen, handleidingen en project-updates. De profielen van de benodigde medewerkers in vaste dienst zijn door Marc volgens het inrichtingsadvies opgesteld en de werving is gestart. Recent zijn twee nieuwe IT-medewerkers in vaste dienst aangenomen en ingewerkt. Hiermee is het team weer toekomstbestendig gemaakt.
In dit tweede plateau zijn verschillende ZAAM-brede IT-projecten opgepakt en afgerond, waaronder de gezamenlijke inzet van een roosterapplicatie en het digitaal aanmelden van nieuwe leerlingen. Om meer grip te krijgen op het wijzigingsproces heeft Marc een voorstel gedaan voor de inrichting van een wijzigingscommissie. Deze is ingesteld voor gezamenlijke besluitvorming over wijzigingen in de IT-dienstverlening. Met de vaststelling van het nieuwe Normenkader Informatiebeveiliging voor Funderend Onderwijs is door Marc de samenwerking met de Adviseur Informatiebeveiliging & Privacy en de Functionaris Gegevensbescherming geïntensiveerd.
In het derde plateau is voor de ZAAM-brede borging van de IT-beleidslijnen door Marc aansluiting gezocht bij de portefeuillegroep Bedrijfsvoering. Daarnaast heeft hij samen met de Concerncontroller de referentiearchitectuur FORA ‘verZAAMd’ om deze beter te laten aansluiten bij de ZAAM-organisatie. Dit leidde tot inzicht en het spreken van een gemeenschappelijke taal over functies, processen, informatie en data. Aan de hand van de FORA zijn door Marc een aantal IT-beleidsuitgangspunten voorgesteld en ter besluitvorming in het managementteam gebracht. Samen met een Controller heeft Marc de basis van de managementinformatie op orde gebracht en heeft hij het toegangsbeleid tot de IT-middelen verder uitgewerkt. Als laatste heeft hij de uitgangspunten voor de inrichting en het gebruik van AFAS geherdefinieerd.
Marc Janssen, Manager bij Arlande publiceert veelal vanuit zijn eigen verwondering over thema’s bij klanten en maatschappij.
bekijk pagina