ZAAM: Optimalisatie werkprocessen

Hoge werkdruk door onduidelijke processen

De organisatie is overgestapt naar Afas als HR-applicatie. Na ruim een jaar gebruik blijven er diverse knelpunten. Zo zorgen onduidelijke processen voor stagnerende workflows, foutieve invoer en onnodige, te hoge werkdruk. ZAAM Diensten wil dit oplossen door de PSA-afdeling meer te stroomlijnen en processen (verder) inzichtelijk te maken. Arlande is gevraagd om een probleemanalyse uit te voeren.

Knelpunten inzichtelijk maken

Anne-Maaike Pluijter en Marc Janssen van Arlande hebben gezamenlijk de knelpunten boven water gekregen en de organisatie een oplossingsgericht advies gegeven. In een drietal multidisciplinaire werksessies gingen zij met het team van ZAAM aan de slag om (A) de knelpunten in kaart te brengen, (B) deze te prioriteren en (C) mogelijke oplossingsrichtingen inzichtelijk te maken.

Na een brede verkenning zijn de zaken uitgediept met diverse betrokken teams, om zo de grondoorzaken van de knelpunten inzichtelijk te maken. Dit inzicht bood ruimte om de zaken te prioriteren en vervolgens stapsgewijs op te pakken met oog op het gewenste resultaat. Over de analyse en de vervolgstappen is een advies uitgebracht aan de organisatie.

Van advies naar implementatie‍

Mede door de positieve en interactieve samenwerking met de diverse betrokken teams is Arlande gevraagd om te faciliteren bij het implementeren van de eerste vervolgstappen. Hierbij is het principe ‘voordoen, samendoen en daarna zelf doen’ continu gehanteerd. Het PSA-team is zo door Anne-Maaike en Marc gesteund om stapje voor stapje steeds processen en werkzaamheden te optimaliseren waarna zij zelf de volgende verbeterstappen konden oppakken.

Bij de implementatie van het uitgebrachte advies zijn drie sporen ingezet:

• Inzicht in afdelingsprocessen (& werkzaamheden)
• Processen en workflows (verder) optimaliseren
• Rollen en taken samen stroomlijnen met processen

Hierbij waren de beperkte doorlooptijd (tot de schoolvakantie 2023), de praktische toepasbaarheid en de fundering voor verdere optimalisatie rand voorwaardelijk.

De uitvoering vertaalde zich in een kort cyclische werkwijze, waarbij elke 4 weken een aantal (verbeter)acties met het team is opgepakt. Start met de basis op orde, de fundering voor verdere optimalisatie en innovatie. Door de gezamenlijke werkwijze en betrokkenheid zijn zowel inhoudelijke stappen gezet, als in de samenwerking binnen het team.

Focus op het resultaat

Arlande heeft drie eindproducten opgeleverd:

• Een producten- en diensten catalogus die inzicht biedt in de afdelingsverantwoordelijkheden en werkzaamheden: waar is het team verantwoordelijk voor, en waarvoor niet?
• De belangrijkste processen en workflows zijn geoptimaliseerd: na een kernselectie uit alle processen zijn de eerste optimalisaties direct geïmplementeerd in de meest belangrijke processen en workflows. Hierbij stond eenvoud en gebruikersgemak centraal.
• Rollen en taken van het team zijn verder uitgediept met elkaar, een gezamenlijke werkwijze is afgestemd en deze resultaten zijn geborgd in teamwerkinstructies zodat een eenduidige werkwijze gehanteerd kan worden.

De rol van Anne-Maaike was tweeledig. Op inhoud was ze verantwoordelijk voor de voortgang en resultaten van de implementatie van de verbeterpunten en optimalisaties. Daarnaast heeft zij tijdens haar opdracht bijgedragen aan de verdere ontwikkeling van het PSA-team. Enerzijds door haar manier van werken en het meenemen van de collega’s, anderzijds door het aanscherpen van de rolverdeling binnen het team zodat ieder zijn en haar verantwoordelijkheden beter inzichtelijk kreeg.

‘Na de eerste werksessies met de diverse betrokkenen werd inzichtelijk dat het PSA team verschillende knelpunten ervaarden. Door gezamenlijk te bepalen waar de eerste stappen gezet moesten worden ontstond energie om samen een nieuwe weg in te slaan. Ik heb met veel plezier mogen faciliteren bij de stappen die het team met elkaar zette. Na een gezamenlijke start werd het team steeds zelfstandiger. Ik vind het prachtig om de collega’s zo te zien groeien en ontwikkelen. Ik bood de handvatten die ze nodig hadden om elkaar weer te vinden en inzicht te krijgen in de verschillende werkzaamheden. Ik lette daarbij op verschillende factoren zoals de verschillende rollen en kwaliteiten in het team en de diverse behoeften vanuit de organisatie. Het is mijn passie om deze aspecten met elkaar in verbinding te brengen zodat ieder een krachtige meerwaarde kan leveren in het grotere plaatje. Dit doe ik vanuit bevlogenheid, enthousiasme en resultaatgerichtheid. Ik heb het team zien groeien gedurende het proces en de verschillende werksessies waarin ze steeds verder zelfstandigheid ontwikkelde. Een prachtig eindresultaat waarin inhoudelijk procesoptimalisaties en teamontwikkeling elkaar versterkte.’

‍Anne-Maaike

“Ik heb Anne-Maaike ervaren als erg verbindend in het team. Ze is sterk in communicatie, is resultaatgericht en zelfstandig. Door in de eerste fase van de samenwerking de verbinding met het team te versterken zijn er daarna enorme stappen gezet en resultaten geboekt. De uitspraak ‘zacht op de relatie en hard op de inhoud’ past zeker bij haar. Ze weet een goede balans te brengen tussen vraag vanuit de organisatie en de vertaling naar haalbare stappen en doelen voor het team. Anne-Maaike biedt het team duidelijke handvatten wanneer nodig, en weet ook het team te motiveren wanneer ze zelfstandig dingen moeten oppakken. Door haar tussentijdse informatie over de voortgang straalt ze helderheid en controle uit. Dit geeft rust en vertrouwen in de uitvoering en geboekte resultaten. Anne-Maaike is loyaal, betrouwbaar en heeft duidelijk kennis van zaken. Ik heb de samenwerking met mij én het team als zeer prettig ervaren!”.

ZAAM