Op donderdag 9 juni jl. heeft Arlande wederom een masterclass informatiemanagement georganiseerd, voor en door experts in het onderwijs. De masterclass stond in het teken van het delen en borgen van de opgedane inzichten en lessons learned van John Onion, die later dit jaar van zijn pensioen gaat genieten. Door de aanwezige directeuren, onderwijsmanagers, experts bedrijfsvoering in het onderwijs en IT/IV-managers, werd het thema "succes van het (beroeps) onderwijs staat en valt met eigenaarschap, sturing en documenteren" vanuit drie verschillende perspectieven verkend.
Het onderwijs is een complex speelveld van ontwikkelingen die zich in een rap tempo opvolgen. Het onderwijs is continue in beweging en dient zich aan te passen aan de maatschappelijke ontwikkelingen. Hoe blijf je innoveren en hoe behoud je de voorsprong? Belangrijk is om altijd naar buiten te kijken en te leren van wat wij in andere markten en sectoren zien en hoe wij dit kunnen integreren in onze eigen wereld. Continue bruggen slaan tussen verschillende werelden is een pre. Klinkt logisch, blijkt nog niet zo makkelijk.
Daarnaast is informatiemanagement een uitdaging an sich geworden. Waar je vroeger een klein team had die alles ‘wel even regelde’ en waar ‘de lijntjes lekker kort waren’, bestaan nu veel afhankelijkheden met onderwijs, onderzoek, ondersteuning, bedrijfsvoering, architectuur, IT, informatisering, innovatie, privacy & security. Dit zorgt voor de noodzaak van een gedegen aanpak en een multidisciplinair team van professionals.
In drie gespreksronden werden de perspectieven Innovatie, Teamprestatie en Bewuste Besluitvorming onder het motto ‘Samen aan de Slag’ door zes teams verkend. Dit gebeurde op interactieve wijze met 45 deelnemers uit het mbo en hbo.
Allereerst werden de verwachtingen getoetst, digitaal via Mentimeter, middels een aantal prikkelende stellingen. Ruim 80% van de aanwezigen was het eens met de stelling dat het succes van het (beroeps) onderwijs staat en valt met eigenaarschap, sturing en documenteren. Vervolgens werd de vraag gesteld wat de maatschappelijke opgave van het beroepsonderwijs zou zijn. Daarover varieerden de gedachten van een Leven Lang Ontwikkelen, Talentontwikkeling, worden wie je bent en goed burgerschap. Opvallend bij de antwoorden was de maatschappelijke component van het onderwijs. Als grootste uitdagingen in het onderwijs werden o.a. genoemd flexibilisering, wendbaar onderwijs, gepersonaliseerd onderwijs, innoveren met ICT, stimuleren creativiteit, hoge werkdruk, CvB's op één lijn krijgen en balans tussen wat we willen en wat haalbaar is. Als belangrijkste strategische uitdagingen werden wendbaar en betaalbaar, dalende student aantallen, kwaliteit medewerkers, ruimtebehoefte vs. uniformiteitstreven, frictie in de top, sturen of faciliteren en organisatie- en procesverschillen genoemd.
Johns Inzicht over onderwijs ontwerp je voor een doel
Het onderwijs verandert en de instelling dient hierop in te spelen. Aspecten als versnelling/vertraging, meerdere instroommomenten en het werven van passende onderwijsteams is complex. Te vaak worden oplossingen gezocht in de logistieke leveringsprocessen, maar dit kan echter nooit de gewenste oplossing leveren. Onderwijs dat voldoet aan alle flexibiliserings-eisen is onbetaalbaar. Design thinking is een geschikte methode om doelgericht flexibel onderwijs te creëren, en leidt tot minder regels over structuur en vorm.
Na een korte inleiding door John, gingen de groepjes aan de slag om een gezamenlijk gekozen 'Challenge' verder handen en voeten te geven. Niet geheel verrassend, werd door alle groepen gekozen voor Flexibilisering van het onderwijs in het teken van een Leven Lang Ontwikkelen. Vanuit verschillende perspectieven werd stilgestaan bij de impact van dit onderwerp op de organisatie. Er werd gekeken naar probleemgebieden en oplossingsrichtingen. Er werd geïnventariseerd wat ervoor nodig is en wie de stakeholders zijn om de uitdaging tot een succes te maken. Tot slot stonden we stil bij mogelijke hindernissen en aanjagers die van invloed zijn op de gezamenlijke ambitie van flexibilisering. In de verschillende pitches van de groepen was de nodige overlap. Enkele inzichten waren: voor wie doen wij het? Wordt de urgentie gevoeld? Wat moet je centraal regelen en wat kan decentraal? Het vraagt om standaardisatie en uniforme processen om te komen tot flexibilisering. Een dergelijk vraagstuk raakt de gehele organisatie; van cultuur tot professionaliseren van alle rollen. Voldoende aanknopingspunten voor de overige onderwerpen van de masterclass die nog zouden volgen.
Johns inzicht over teamprestatie in het onderwijs - onderwijs is topsport
Daar waar de docent in het verleden alle onderwijs- en onderwijsondersteunende taken op zich nam, is nu veel meer sprake van een onderwijsteam waar de taken verdeeld zijn. De benodigde competenties door een docententeam nemen toe: doceren, begeleiden, coach, toetsen ontwerpen, examinering organiseren, didaktiek, logistiek, onderwijsontwerp, contact met beroepenveld, stagebegeleiding, etc. De snelheid van de ontwikkelingen neemt toe en dat vraagt nog meer kwantiteit en kwaliteit van de teams. Eén docent is niet meer in staat alles te kunnen; de onderwijsteams samen zouden dat wel moeten kunnen. Maar hoe? Meerdere strategieën zijn mogelijk in de bandbreedte van alle competenties in het team, tot alleen studentcontact competenties in het team en waarbij de rest als ondersteuning wordt gezien. Professionele ontwikkeling (en werving) van docenten moet afgeleid worden van de behoeftes van het team, niet van het individu. Dit betekent dat de teamleider zowel een manager als leider is.
Wat kan het onderwijs leren van topsport? Twee topsporters, Niels Kingma en Bram Steenaart, vertelden aan de hand van hun shorttrack ervaringen wat wel en niet werkt. De relatie met het onderwijs werd hierbij telkens gelegd door sprekers Onno-Hans Noteboom en John Onion. Met scherpe analyses wisten zij de aanwezigen te prikkelen en na te laten denken over hoe zij de topsportmentaliteit konden toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook de groep bemoeide zich met de dialoog, waardoor een sprankelende energie ontstond in de zaal. Na de inspirerende verhalen van Bram en Niels werden de groepen aan het werk gezet om het onderwerp 'Teams in de Lead' verder lading te geven. Wat is er nodig aan competenties en skills in het onderwijs van morgen om de student maximaal te kunnen bedienen. Uit de verschillende groepen is een lijst van voorwaarden genoemd om het team vorm te geven: samenwerken, vertrouwen, rolvast team, focus op doelen en ambities, passie, betrokkenheid, data gedreven, intrinsieke motivatie, voldoende deskundigheid in het team, uitdagend onderwijs (niet te ver weg, maar ook niet te dichtbij), naast data over de student ook data voor de docent, diversiteit, elkaar versterken en aanvullen, duidelijke kaders, geven-nemen, krijgen en gunnen. 'Iets nuttigs doen in een gaaf team' is wat iedereen wil. Wanneer je doet wat je leuk vindt, gaat het je makkelijk af om veel energie te leveren.
Johns inzicht over komen tot gedragen bewuste besluitvorming
Onderwijs is een traditionele en organische organisatievorm waarbij besluitvorming vaak op een traag tempo plaatsvindt. De snelheid van veranderingen van het hedendaagse onderwijs hebben andere eigenschappen en een hoger tempo nodig. Er bestaat een reëel risico dat commercieel onderwijs stapsgewijs de markt overneemt. Bewuste en tijdige besluitvorming vereist inzicht en overzicht van de huidige situatie en de gewenste situatie voor de toekomst. Een gebalanceerde doelgerichte aanpak is vereist om het huis op orde te brengen en de organisatie te veranderen zodanig dat de ambitie behaald wordt. Hierbij zijn dynamische wendbare meerjarenplannen nodig want, veranderingen kosten immers tijd. Oftewel: weet waar je staat en weet waar je naartoe wilt. Pak de dilemma's aan waarover besluiten nodig zijn, modder niet door. Blijf consistent en transparant en vertrouw zolang zichtbaar voortgang wordt gemaakt in de plannen.
Aan de basis van bewuste besluitvorming staat duidelijkheid over een zevental strategische dilemma's centraal:
Na een inspirerend betoog van John werden de groepen aan het werk gezet voor de laatste opdracht van de middag. Elke groep kreeg een eigen dilemma om te bespreken. In de eerste ronde werd een inventarisatie gemaakt van de huidige en de gewenste situatie binnen de instelling en werd de vraag gesteld of dit tot ieders tevredenheid is. In de tweede ronde werd gewerkt aan hoe de verandering dan georganiseerd zou moeten worden. Aan de verschillende tafels werd behoorlijk gediscussieerd! Gelukkig ontstond er toch een algemeen gedragen beeld. In de verschillende pitches werd vol passie en gedrevenheid de essentie gedeeld met de andere groepen. Kernwoorden waren; draagt bij aan collectief bewustzijn, goed om deze thema's te benoemen en met elkaar te bespreken, draagt bij aan wederzijds vertrouwen en respect, draagt bij aan duidelijke kaders, geeft richting en raakt de cultuur, mooi dat governance en ethiek en publieke waarden ook hierin zijn meegenomen, van buiten naar binnen denken en het vraagt om eigenaarschap.
Duidelijk is en blijft: onderwijs is mensenwerk. Daarachter zit een complex landschap van bedrijfsprocessen, applicaties, infrastructuur, onderwijslogistiek, missie, visie en strategische thema’s. Door deze onderdelen met elkaar te verbinden, ontstaat een basis voor een gedragen en bewuste besluitvorming. Het gaat om weten wat er speelt, weten waar je als onderwijsorganisatie staat en hoe je prioriteiten stelt.
Arlande ziet integraliteit als aanjager van vernieuwing en kan daarmee ondersteunen in deze processen. Samen met de professionals van de onderwijsteams zijn wij in staat om resultaat te realiseren én te laten beklijven. De maatschappij en het onderwijs staan niet stil. En wij ook niet. Het start met ambitie en stopt daar absoluut niet. Gelukkig doen we dat niet alleen. Tijdens de masterclass bleek maar weer hoeveel betrokken professionals in het onderwijs werken. Samen gaan we voor het maximale resultaat.
Vooraf was beloofd dat het doel was om met meer vragen dan antwoorden huiswaarts te keren. De belangrijkste inzichten die na afloop genoemd werden kwamen neer op keuzes maken, nadenken alvorens te handelen, doelen benoemen, verdere verdieping nodig alvorens te kiezen, contact leggen met nieuwe collega's, vaker kijken naar kleine overwinningen, intrinsieke motivatie leidend laten zijn in je rol, bepalen wie we zijn en bepalen voor wie we het doen.
De blikken verruimd, de hoofden gevuld en de contacten werden gelegd; kortom een succesvolle masterclass.
Ps. Kon jij niet aanwezig zijn en besef je nu wat je hebt gemist? Ben je geïnteresseerd in de getoonde presentatie? Snappen we! Op de navolgende link kunt u het eerste Arlande Magazine downloaden dat wij in het kader van deze masterclass hebben gemaakt. Neem contact op met Rieks Oosting om de materialen te ontvangen en te ontdekken wat wij voor jouw organisatie kan betekenen.
